Gutschriften: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Leistet Ihr Handwerksbetrieb Zahlungen an Geschäftspartner, ohne dass von diesen Rechnungen gestellt werden? In diesem Fall rechnen Sie mit selbst erstellten Gutschriften ab. Und das birgt ein echtes Umsatzsteuerrisiko. Im Fokus steht die Umsatzsteuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gutschriftsempfängers.

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Risiko der Steueranrechnung: Wer Gutschriften zur Abrechnung mit einem Geschäftspartner nutzt, muss bei der Angabe der Empfängerdaten gut aufpassen.
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Leistet der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Gebühren für den Kindergartenplatz eines Kindes des Mitarbeiters oder übernimmt er die Kosten komplett, kann diese übernommene Zahlung nach § 3 Nr. 33 EStG komplett steuerfrei sein

Bei Betriebs- und Umsatzsteuerprüfungen sind Gutschriften für den Prüfer des Finanzamts meist ein "gefundenes Fressen", um dem Handwerksbetrieb den Vorsteuerabzug zu kürzen. Hintergrund ist, dass in vielen Gutschriften die falsche Umsatzsteuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) steht.

Gutschrift: Sonderfall zur Umsatzsteuernummer

Das der Aussteller in einer Rechnung seine Umsatzsteuernummer bzw. seine USt-IdNr. angeben muss, hat sich im Laufe der Jahre schon herumgesprochen. Denn der Rechnungsaussteller muss eindeutig identifizierbar sein, damit das Finanzamt die umsatz- und ertragsteuerliche Versteuerung des Rechnungsbetrags im Zweifel überprüfen kann.

Stellt nun ein Handwerker eine Gutschrift aus,muss er aber umdenken . Denn in die Gutschrift (Auftraggeber erstellt quasi Rechnung des leistenden Unternehmers) gehört die Umsatzsteuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers. Denn nur beim leistenden Unternehmer kann das Finanzamt im Zweifel prüfen, ob er die Umsätze brav versteuert hat.

Beispiel: Die selbständige Friseurin Huber beschäftigt zwei selbständige Aushilfen, die in mehreren Friseurfilialen verschiedener Frieseure aushelfen, wenn Not am Mann ist. Huber schreibt sich die Stunden auf, an denen die selbständigen Friseurinnen in ihrem Friseursalon eingesprungen sind. Sie stellt monatliche Gutschriften mit Umsatzsteuer aus und überweist den selbständigen Aushilfen den Gutschriftsbetrag. In den Gutschriften weist Huber a) ihre eigene Umsatzsteuernummer aus oder b) die Umsatzsteuernummern der selbständigen Aushilfen.

	Variante a	Variante b
Vorsteuerabzug aus Gutschriften	nein	ja

Tipp: Benutzen Sie zur Erstellung von Gutschriften eine Buchhaltungssoftware, sollten Sie darauf achten, dass die hinterlegten Daten des Gutschriftsempfängers (= leistender Unternehmer) auch dessen Umsatzsteuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten und dass dieses Merkmal irgendwo in der Gutschrift auftaucht. Andernfalls kann es passieren, dass das Finanzamt die erstatteten Vorsteuern aus Gutschriften für viele Jahre rückwirkend zurückfordert.

Leser-Service: Weitere Risiken zum Vorsteuerabzug und eine Möglichkeit, den Vorsteuerabzug nach dem "Vier-Augen-Prinzip" sicherzustellen, kann unserem DHZ-Ratgeber "Steuer-1x1 für Handwerksbetriebe: Vorsteuer – Umsatzsteuer" entnommen werden (Bestellmöglichkeit und Leseprobe siehe hier). dhz

Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv .