Das Bundesfinanzministerium hat ein neues Schreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (GoBD) veröffentlicht.Der technische Fortschritt in der digitalen Buchhaltung führte in der Praxis immer häufiger zu Kontroversen zwischen Finanzamt und Unternehmer, weil Prüfer starr an dem letzten Schreiben zu den GoBD aus dem Jahr 2014 festhielten.
Bernhard Köstler
Das bisherige Schreiben zu den GoBD ist durch ein neues (Az. IV A 4 – S 0316/19/10003:001) ersetzt worden. Viele Textziffern sind jedoch unverändert in das neue Schreiben übernommen worden. Nur punktuell würden Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen. Hier einige wichtige Infos zu dem neuen BMF-Schreiben.
Vollständigkeit der Aufzeichnungen
Grundsätzlich sind Unternehmer dazu verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle lückenlos und vollzählig aufzuzeichnen. Dazu gibt es allerdings Ausnahmen (siehe BMF, Schreiben v. 28.11.2019, Rz. 39). Nicht jeder Geschäftsvorfall muss zwingend aufgezeichnet werden, wenn das technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Handwerker kein elektronisches Kassensystem verwendet, sondern eine offene Ladenkasse (§ 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung). Wird dagegen ein elektronisches System eingesetzt, ist die Einzelaufzeichnung stets ein Muss.
Zeitnahe Aufzeichnungen
In der alten Fassung des BMF-Schreibens "sollten" Kasseneinnahmen und Ausgaben täglich gebucht und aufgezeichnet werden. Im neuen BMF-Schreiben vom ist aus dieser Soll- eine Muss-Vorschrift geworden (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, Rz. 48). Diese neue Pflicht ergibt sich aus der neuen Formulierung in § 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung.
Erlaubte das alte BMF-Schreiben aus dem Jahr 2014 in vielen Fällen die periodenweise Buchung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, gilt diese Vergünstigung nach dem neuen BMF-Schreiben (Rz. 50) unter anderem nur noch in folgenden Fällen:
- Der Unternehmer hält die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah in Grundbüchern fest. Bargeschäfte müssen täglich und unbare Zahlungen zumindest innerhalb von 20 Tagen in diesen Grundbüchern erfasst werden.
- Der Unternehmer muss bei periodenweiser Buchung und Erfassung von Geschäftsvorfällen dafür sorgen, dass durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt wird, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verlorengehen.
Elektronische Belege: Neue Vorgaben zur Aufbewahrung
Neu sind die Ausführung im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 in Randziffer 76. Dort wird ausführlich beschrieben, welche Besonderheiten hinsichtlich der Erfassung und Aufbewahrung von Rehnungen und Belegen gelten, die auf elektronischem Weg im Unternehmen eingegangen sind.
Praxis-Tipp: Hier empfiehlt es sich, den Steuerberater mit einer Tax-Compliance-Prüfung zu beauftragen. Der Berater sollte die Vorgaben aus dem BMF-Schreiben mit dem Ist-Zustand Ihrer digitalen Buchhaltung vergleichen, Schwachstellen lokalisieren und Lösungsansätze anbieten. Nur so sind Sie beim nächsten Besuch des Finanzamt in Punkto GoBD steuerlich auf der sicheren Seite.
Erleichterungen bei Einnahmen-Überschussrechnung
Nebenberufsselbständige mit einem Jahresumsatz bis 17.500 Euro, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, müssen zwar die GoBD auch erfüllen. Das neue BM-Schreiben bringt in Randziffer 15 jedoch eine Erleichterung für solche Kleinstunternehmen. Sie haben die GoBD zwar zu beachten, bei Prüfungen des Finanzamts sollte jedoch nicht zu kleinlich geprüft werden, wenn nicht alle im BMF-Schreiben enthaltenen Anforderungen, 1:1 umgesetzt wurden.