Eine Analyse im Unternehmen sorgt für mehr Transparenz und deckt Handlungsbedarf in einzelnen Bereichen auf. Von Dörthe Rautmann
Gezielt fragen – Potenziale ausschöpfen
Aufwändige Analysen, um den Unternehmenserfolg zu steigern, werden häufig von kleinen und mittelständischen Unternehmen als zu kostspielig oder als nicht notwendig abgelehnt. Dass das Gegenteil der Fall ist, beweist Ralph Müller, Inhaber der gleichnamigen Münchner Mosaik und Fliesen GmbH. „Eine begleitende Beratung im Rahmen einer Existenzgründung hat mir die Potenzialanalyse näher gebracht. Hier und da gab es Verbesserungsbedarf, was die Mitarbeiter anging“, berichtet Müller.
Möglichkeiten aufdecken
Zusammen mit dem Berater Stefan Reuß nahm er das Projekt "Alchimedus Potenzialanalyse" in Angriff. "Bei uns ging alles nur noch über den Preis. Ich habe zwar sehr gute Mitarbeiter, aber ich wollte diese auch dazu bringen, nach rechts und links zu schauen, ihre Möglichkeiten auszuschöpfen", sagt Müller. Geholfen hat ihm Reuß, der ihn schon bei der Firmengründung und den Bankgesprächen unterstützt hatte. Reuß analysierte mit Hilfe einer softwaregestützten Potenzialanalyse alle Unternehmensbereiche von der Buchhaltung bis zur Fertigung und befragte sämtliche Mitarbeiter zu ihren Aufgaben. "Das Programm ist für alle Unternehmensgrößen anwendbar. Gezielte Fragenkataloge passen sich den Branchen an", sagt Reuß. So ist auch zu erkennen, welche Rechnungen noch offen sind und wo nachgefasst werden muss. Die Analyse basiert auf einem Methoden-Modell, das vom Total Quality Management (umfassendes Qualitätsmanagement) geprägt ist. Zu den unterschiedlichen Bereichen gibt es einen Fragenblock. Dies dient der Situationsanalyse und zeigt Handlungsbedarf an. Daraus werden anschließend Empfehlungen abgeleitet sowie Termine und Verantwortlichkeiten festgelegt. Eine aus der Analyse automatisch generierte Grafik macht Stärken und Schwächen sofort sichtbar genauso wie sie Differenzen in den Bewertungen der einzelnen Befragten aufzeigt.
Vertrauen aufgebaut
"Die Ergebnisse waren schon sehr überraschend für mich. Meine Mitarbeiter wollten viel mehr in die Prozesse eingebunden werden. Außerdem dachte ich immer, ich lobe sie ausreichend. Vielen fehlte aber gerade dies", sagt der Inhaber des Acht-Mann-Betriebs. Diese Erkenntnisse haben dazu geführt, dass es nun alle zwei Monate ein Treffen mit allen Mitarbeitern gibt. Dort werden Probleme, Wünsche etc. gemeinsam besprochen. "Das Vertrauensverhältnis untereinander hat sich seitdem sehr verbessert. Ich konnte meine finanzielle Situation darstellen und erntete Verständnis. Meine Mitarbeiter konnten hingegen ihre Belange geltend machen. So bestand zum Beispiel auch sehr großes Interesse, sich um Werkzeuge oder die Ausstattung im Allgemeinen zu kümmern", sagt Müller. Als endlich der langersehnte Werkstattwagen kam, war die Freude groß. Wie "kleine Kinder" haben sich die Mitarbeiter nach Angaben von Müller gefreut. Gegebenheiten, die der Firmenchef unterschätzt hatte.
Von den analysierten Unternehmensbereichen nahm der Betrieb zwei selbst in die Hand und führte die Verbesserungen eigenständig durch. Bei dem Rest half Reuß mit.
Geringer Zeitaufwand
Die oft angeführten Argumente von kleineren Betrieben, eine Potenzialanalyse sei zu teuer und koste zu viel Geld, lässt Müller nicht gelten: "Bei der KfW gibt es spezielle Förderprogramme, die finanzielle Unterstützung bei dieser Art von Analyse bieten. für die Entwicklung, die jeder beantragen kann. Und der Zeitaufwand ist auch sehr gering." Die Analyse hat nur fünf Stunden gedauert. Anschließend folgten eine Auswertung und die Festlegung der Ziele. Zur Überprüfung gibt es im Frühjahr ein Treffen mit Reuß, damit die Vorgaben auch eingehalten werden. Seinen Handwerkskollegen kann Müller die Analyse nur wärmstens empfehlen: "Die Ergebnisse haben mich sehr überzeugt und mir das Gefühl gegeben, ich lerne meine Mitarbeiter neu kennen. Gebracht hat es allen Beteiligten sehr viel."