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Motivation von Mitarbeitern Gehaltsextras ab 2020: 7 neue Spielregeln für Gutscheine

Gehaltsextras wie Gutscheine, die ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter aushändigt, sind bis zu einem ­Betrag von 44 Euro pro Monat steuerfrei. Hört sich motivierend und einfach an. Leider ist es das aber aufgrund der gesetzlichen Neuregelungen seit 1. Januar 2020 nicht mehr.

Gutscheine im Wert von 44 Euro im Monat, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern aushändigt, sind in der Praxis eines der beliebtesten Gehaltsextras. Diese Form der Gehaltszahlung ist nach § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Doch seit einer Neuregelung im Jahressteuergesetz 2019 ist dieses Extra deutlich komplizierter und fehleranfälliger geworden. Um bei künftigen Lohnsteuerprüfungen des Finanzamts keine böse Überraschung zu erleben, sollten Arbeitgeber folgende Neuregelungen beachten.

1. Neuer Gesetzeswortlaut seit 1. Januar 2020

Damit das Finanzamt bei Gewährung eines Gutscheins im Wert von 44 Euro überhaupt die Steuerfreiheit in Betracht zieht, müssen die Voraussetzungen vorliegen, dass es sich hierbei um einen Sachbezug handelt. Dazu heißt es in § 8 Absatz 2 Einkommensteuergesetz 2020:

"Einnahmen sind alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer der Einkunftsarten des § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 bis 7 zufließen. Zu den Einnahmen in Geld gehören auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Satz 2 gilt nicht bei Gutscheinen und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen."

2. Schädlicher Barlohn

Selbst wenn sich Arbeitgeber seit 1. Januar 2020 weiterhin streng daran halten, dass der Wert der gewährten Sache nicht mehr als 44 Euro beträgt, kann es passieren, dass die Steuerfreiheit kippt. Der Grund: Es liegt seit 1. Januar keine Sachleistung mehr vor, sondern steuerpflichtiger Barlohn. Hier die typischen Stolpersteine:

  • Zweckgebundene Geldleistung: Händigt der Arbeitgeber einem Mitarbeiter 44 Euro in bar aus, damit sich der Arbeitnehmer damit etwas Festgelegtes kauft (zum Beispiel Benzin), handelt es sich dabei seit 2020 nicht mehr um steuerfreien Sachlohn.
  • Nachträgliche Kostenerstattung: Tankt ein Arbeitnehmer in eigenem Namen und auf eigene Rechnung für 44 Euro im Monat und der Arbeitgeber erstattet ihm diese 44 Euro, handelt es sich seit 1. Januar 2020 um steuerlich nicht begünstigten Barlohn.
  • Geldsurrogate: Überreicht der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter eine Geldkarte, die er monatlich auflädt und kann er davon auch Geld abheben, liegt seit 1. Januar 2020 Arbeitslohn vor, der lohnversteuert werden muss (siehe unter anderem Bundesfinanzhof, Az. VI R 16/17).
  • Andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten: Dieser schädliche Tatbestand ist ein Auffangtatbestand. Das Bundesfinanzministerium wird sich dazu zeitnah in einem Schreiben näher äußern müssen, wann diese schädliche Form des Gehaltsextras Gutschein vorliegt.

3. Unschädliche Sachleistungen

Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen, sollen auch ab 1. Januar 2020 bei einem Wert von maximal 44 Euro pro Monat, steuerfrei beim Arbeitnehmer ankommen können. Gleichzeitig muss jedoch diese Voraussetzung erfüllt sein: Die Gutscheine und Geldkarten müssen die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen.

4. Ausschließlicher Bezug von Waren und Dienstleistungen

Steuerfrei können Gutscheine und Geldkarten sein, wenn der Arbeitnehmer damit tatsächlich nur Waren und Dienstleistungen beziehen kann. Niemals steuerfrei bleiben deshalb Geldkarten, die eine Barauszahlungsfunktion haben oder über eine eigene IBAN verfügen (sogenannte Open-Loop-Karten, mit denen Überweisungen oder Devisenankäufe und Devisenverkäufe getätigt werden können).

5. Erfüllung der Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG

Als Sachbezug kommen nur zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten in Betracht, die die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Gesetz über die Beaufsichtigung von Zahlungsdiensten (ZAG) erfüllen und nicht als Zahlungsdienste gelten. In dieser Vorschrift heißt es unter anderem:

"Als Zahlungsdienste gelten nicht Dienste, die auf Zahlungsinstrumente beruhen, die für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen in den Geschäftsräumen des Emittenten (Aussteller des Gutscheins) oder innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern im Rahmen einer Geschäftsvereinbarung mit einem professionellen Emittenten eingesetzt werden können."

Gemeint sind sogenannte Closed-Loop-Karten, mit denen ein Arbeitnehmer nur von einem Aussteller des Gutscheins, einem Einzelhändler, Waren und Dienstleistungen beziehen kann. Beispiel: Der Arbeitgeber vereinbart mit einem Tankstellenbetreiber, dass seine Arbeitnehmer an der Tankstelle Waren und Dienstleistungen beziehen können. Dafür bekommen sie monatlich eine Tankkarte im Wert von maximal 44 Euro. Dieses Extra ist 2020 nach wie vor steuerfrei.

Begünstigt sind aber auch sogenannte Controlled-Loop-Karten. Solche Karten berechtigen den Arbeitnehmer, Waren und Dienstleistungen von einem begrenzten Kreis an ausgewählten Akzeptanzstellen mit einer Geld- beziehungsweise Gutscheinkarte abrufen zu können. Beispiel: Der Arbeitgeber erwirbt von einem Betreiber eines Shopping-Centers Gutscheine für seine Mitarbeiter. Diese dürfen bei im Einkaufscenter ansässigen Shops mit ihrer Karte Waren und Dienstleistungen bis 44 Euro pro Monat abrufen. Auch hier greift die Steuerfreiheit für Sachbezüge.

6. Problemfall Gutscheine von Amazon

Kann eine Geldkarte oder ein Gutschein auch bei einem Internet-Shop eingelöst werden, muss aufgrund der Neuregelung zum 1. Januar 2020 und der Einbeziehung der Kriterien des ZAG (siehe Punkt 5) folgendermaßen unterschieden werden.

Angebot des Internet-Shops

Werden im Internet-Shop nur Waren und Dienstleistungen angeboten, die der Aussteller des Gutscheins ansonsten auch in seinem Ladengeschäft anbietet, liegt Sachbezug vor, wenn der Arbeitnehmer mit einer Gutscheinkarte, die er von seinem Arbeitgeber ausgehändigt bekommen hat, online shoppt. Darf nur bis zu einem Betrag von 44 Euro online geshoppt werden, ist das Extra Gutschein steuerfrei.

Dasselbe müsste gelten, wenn der Aussteller des Gutscheins mit bestimmten Akzeptanzpartnern eine Kooperation eingegangen ist und der Arbeitnehmer mit einer Gutscheinkarte Waren und Dienstleistungen dieser Akzeptanzpartner in einem Online-Shop abrufen darf.

Kein Sachbezug, sondern Barlohn liegt vor, wenn der Arbeit­geber seinem Mitarbeiter jeden Monat einen Amazon-Gutschein im Wert von 44 Euro aushändigt. Denn die Waren und Dienstleistungen auf Amazon können nicht nur von einer begrenzten Anzahl von Akzeptanzpartnern bezogen werden, sondern von unzähligen Händlern mit den verschiedensten Verkaufsmodellen.

Tipp: Zwar hat sich das Bundesfinanzministerium nicht explizit dazu geäußert, dass Amazon-Gutscheine seit 1. Januar 2020 nicht mehr die Voraussetzungen für Sachlohn erfüllen. Doch das dürfte zeitnah im Rahmen eines BMF-Schreibens erfolgen. Um bei einer späteren Lohnsteuerprüfung keine Nachteile zu erleiden, sollten Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern jeden Monat 44-Euro-Gutscheine von Amazon aushändigen, dringend nach Alternativen suchen.

7. Zusätzlich zum Arbeitslohn

Neu ist seit 1. Januar 2020 auch, dass die Steuerfreiheit für Sachbezüge nicht mehr im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt werden darf. Im neuen § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steht nun schwarz auf weiß, dass das Gehaltsextra Gutschein nur von der Besteuerung ausgeschlossen sein kann, wenn der Arbeitgeber dieses Extra zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat einen vertraglichen Anspruch auf 2.200 Euro Arbeitslohn. Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren, dass der Bruttoarbeitslohn ab Februar nur noch 2.156 Euro betragen soll und für die restlichen 44 Euro steuerfrei ein Gutschein gewährt wird.

Folge: Da der Gutschein nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird, müssen die 44 Euro im Jahr 2020 lohnversteuert werden.

Variante: Der Arbeitgeber möchte einem Mitarbeiter ab 1. März eine freiwillige Gehaltserhöhung von 40 Euro geben. Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbaren stattdessen das Gehaltsextra Gutschein im Wert von 44 Euro pro Monat.

Folge: Liegen die Voraussetzungen für einen Sachbezug vor, ist diese monatliche Zuwendung steuerfrei, weil sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird.

Fazit

Die gesetzlichen Regelungen zur Gewährung von Sachbezügen in Form eines Gutscheins oder einer Geldkarte sind seit 1. Januar 2020 sehr kompliziert. Um bei späteren Lohnsteuerprüfungen keine böse Überraschung zu erleben, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater und lassen Sie die getroffenen Vereinbarungen zur Gewährung von Sachbezügen überprüfen, ob diese nach der aktuellen Rechtslage noch steuerfrei sind.
  • Falls nicht, stellen Sie die Modalitäten umgehend um und ändern Sie fehlerhafte Lohnsteueranmeldungen.
  • Hat Ihr Steuerberater selbst Zweifel, sollten Sie beim Finanzamt nachhaken. Dazu stellen Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Erteilung einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG. Der Sachbearbeiter im Finanzamt checkt, ob alle Voraussetzungen für die Steuerfreiheit erfüllt sind und teilt Ihnen das Ergebnis seiner Überprüfungen mit. Dieser Service ist gratis.
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