Steuertipp Finanzamtssicherer Kontierungsvermerk für elektronische Rechnungen

In der Praxis geht der Trend verstärkt hin zu elektronischen Rechnungen in der Buchhaltung. Doch konnte man früher auf der Papierrechnung mit einem Stempel oder per Hand Kontierungsvermerke anbringen, ist das bei elektronischen Belegen nicht möglich. Was tun?

Erhält ein Handwerksbetrieb eine elektronische Rechnung, muss er den Originalzustand dieses Dokuments während der steuerlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit wieder lesbar machen können. Werden auf dem digitalen Originalbeleg oder für diesen Beleg Kontierungsvermerke angebracht beziehungsweise in einer extra Datei festgehalten, muss das Original ohne Vermerk, das Dokument beziehungsweise der Datensatz mit Kontierungsvermerken und ein Protokoll mit Bearbeitungsvorgängen zusammen in einer Datei aufbewahrt werden (Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung v. 20.1.2017, Az. S 0316.1.1-5/3 St 42).

Verfahrensdokumentation für das Finanzamt ist ein Muss

Wie digitale Belege in der Buchhaltung wirksam aufbewahrt werden müssen, damit die Buchführung in den Augen des Finanzamts steuerlich besteht, kann einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums mit den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" entnommen werden (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450). Zu Kontierungsvermerken für digitale Rechnungen hat das Bayerische Landesamt insbesondere folgende Voraussetzungen einzuhalten:

• Es muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden.
• Es muss aus dieser Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden .
• Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Kontierungsvermerke, der Ablageort und das Buchungsdatum zwingend erforderlich.