Die Fahrtenbuchmethode bei E-Autos lockt mit besonderen Steuervorteilen, birgt aber eine Tücke: Der private Nutzungsanteil muss für Ertrag- und Umsatzsteuer unterschiedlich berechnet werden. So gelingt die Buchung Schritt für Schritt – mit Beispiel.
Bei der privaten Nutzung von dienstlichen E-Fahrzeugen stellen sich für Unternehmen oft buchhalterische Fragen, insbesondere wenn sie statt der 1-Prozent-Regelung die Fahrtenbuchmethode anwenden. In diesem Fall können besondere steuerliche Erleichterungen in Anspruch genommen werden. Worauf Unternehmen hierbei achten müssen.
Ertragsteuerliche Behandlung
Grundsätzlich können Fahrzeuge notwendiges oder gewillkürtes Betriebsvermögen oder auch Privatvermögen sein. Nur wenn der Pkw zum Betriebsvermögen gehört, ist auch eine private Kfz-Nutzung zu berechnen und zu versteuern. Bei der Zuordnung kommt es auf den Umfang der Nutzung an.
Bei einer betrieblichen Nutzung unter zehn Prozent der Gesamtfahrleistung ist der Pkw dem Privatvermögen zuzuordnen und kann nicht als Betriebsvermögen geführt werden. Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens zehn Prozent bis zu 50 Prozent haben Betriebe die Wahl, das Fahrzeug dem sogenannten gewillkürten Betriebsvermögen zuzuordnen. Beträgt die betriebliche Verwendung des Fahrzeugs mehr als 50 Prozent, ist der Pkw zwangsläufig sogenanntes notwendiges Betriebsvermögen. Ein privater Nutzungsanteil muss somit nur dann berechnet werden, wenn das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet ist.
Für die Berechnung des privaten Nutzungsanteils können Unternehmen standardmäßig zwischen der 1-Prozent-Methode und der Fahrtenbuchmethode wählen. Bei Letzterer wird der Anteil über ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch ermittelt. Dieser Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs ergibt dann den steuerlich zu erfassenden privaten Nutzungsanteil. Für Fahrzeuge, die nicht zu mehr als 50 Prozent betrieblich verwendet werden, ist die Berechnung des privaten Nutzungsanteils über die pauschale 1-Prozent-Methode nicht möglich.
Aufstellung der Gesamtkosten
Berechnen Betriebe die privaten Nutzungsanteile anhand der Fahrtenbuchmethode, müssen sie alle Kosten des Fahrzeugs ermitteln.
Beispiele für Fahrzeugkosten
- Abschreibung
- Leasingraten
- Treibstoffkosten/Stromkosten
- Reparaturkosten
- Versicherungsaufwendungen
- Kfz-Steuer
Die Kosten werden aufgeteilt in Kosten, bei denen das Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen kann und Kosten, bei denen kein Vorsteuerabzug möglich ist.
Besonderheit bei E-Fahrzeugen
Werden Fahrzeuge mit elektrischem Antrieb (Bruttolistenneupreis bis 100.000 Euro) nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2031 angeschafft, dürfen Unternehmen für die Kostenaufstellung nur 25 Prozent der Abschreibung bzw. der Leasingraten ansetzen. Hat das Fahrzeug einen Bruttolistenpreis von über 100.000 Euro, sind die Abschreibung bzw. die Leasingraten zu 50 Prozent in die Kostenaufstellung einzubeziehen.
Zum Vergleich: Bei Anwendung der 1-Prozent-Regelung wären statt 1 Prozent nur 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises anzusetzen (bei E-Fahrzeugen bis 100.000 Euro) bzw. 0,5 Prozent bei einem höheren Bruttolistenpreis.
Hinweis: Für Hybridfahrzeuge gibt es weitere spezielle Regelungen je nach Reichweite und Kohlendioxidemission.
Umsatzsteuerliche Berechnung
Umsatzsteuerlich müssen Unternehmen die Privatanteile separat berechnen. Für umsatzsteuerliche Zwecke müssen Unternehmen die vollen Kostenbestandteile ansetzen. Eine Kürzung der Abschreibungen bzw. der Leasingraten ist umsatzsteuerlich nicht vorgesehen.
Beispiel: Unternehmen U least ab dem 1. Januar 2026 ein elektrisch angetriebenes Fahrzeug als Firmenwagen. Der Anteil der privaten Fahrten an den gesamt gefahrenen Kilometern beträgt 40 Prozent, die betrieblich gefahrenen Kilometer betragen 60 Prozent. Die Berechnung des Privatanteils erfolgt über die Fahrtenbuchmethode.
Da der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs den maximalen Bruttolistenneupreis von 100.000 Euro nicht übersteigt, muss Unternehmen U ertragsteuerlich die Leasingraten nicht vollständig, sondern nur mit 25 Prozent in die Kostenaufstellung einbeziehen.
Der Übersichtlichkeit halber werden nur Kosten mit Vorsteuerabzug dargestellt.
Kostenaufstellung ertragsteuerlich
| Gesamtkosten netto pro Monat | Vorsteuerabzug? | Verminderter Anteil 25 % für die Leasingrate | Privatanteil Kosten mit VSt-Abzug 40 Prozent | |
| Leasingrate | 1.000,00 Euro | Ja | 250,00 Euro | 100,00 Euro |
| Ladekosten | 100,00 Euro | Ja | 40,00 Euro | |
| Reparaturkosten | 200,00 Euro | Ja | 80,00 Euro | |
| Summe netto | 220,00 Euro | |||
| 19 % Umsatzsteuer | 41,80 Euro | |||
| Brutto | 261,80 Euro |
Kostenaufstellung umsatzsteuerlich
| Gesamtkosten netto | Vorsteuerabzug? | Privatanteil Kosten mit VSt-Abzug 40 Prozent | |
| Leasingrate | 1.000,00 Euro | Ja | 400,00 Euro |
| Ladekosten | 100,00 Euro | Ja | 40,00 Euro |
| Reparaturkosten | 200,00 Euro | Ja | 80,00 Euro |
| Summe netto | 520,00 Euro | ||
| 19 % Umsatzsteuer | 98,80 Euro | ||
| Brutto | 618,80 Euro |
Umsatzsteuerdifferenz ertragsteuerliche und umsatzsteuerliche Berechnung
| Umsatzsteuer aus umsatzsteuerlicher Berechnung | 98,80 Euro |
| abzüglich Umsatzsteuer aus ertragsteuerlicher Berechnung | 41,80 Euro |
| Umsatzsteuerlicher Korrekturbetrag | 57,00 Euro |
1. Buchen der privaten Kfz-Nutzung
| 2130 Unentgeltliche Wertabgaben 261,80 Euro | an | 4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 Prozent (Fahrzeug-Nutzung) 261,80 Euro |
2. Buchung der Umsatzsteuerdifferenz
| 4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt 357,00 Euro | an | 4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 Prozent (Fahrzeug-Nutzung) 357,00 Euro* |
3. Korrektur Erlöskonten
| 2130 Unentgeltliche Wertangaben 57,00 Euro | an | 4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Fahrzeug-Nutzung) 57,00 Euro |
* Berechnung des Buchungsbetrags Umsatzsteuerdifferenz:
| Umsatzsteuerliche Privatnutzung brutto | 618,80 Euro |
| abzüglich ertragsteuerliche Privatnutzung brutto | 261,80 Euro |
| Ergibt | 357,00 Euro |
Darstellung auf den Konten
| 2130 Unentgeltliche Wertabgaben | Soll | Haben |
| 261,80 Euro | ||
| 3. | 57,00 Euro |
| 4645 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % (Fahrzeug-Nutzung) | Soll | Haben |
| 1. | 220,00 Euro | |
| 300,00 Euro |
| 3800 Umsatzsteuer | Soll | Haben |
| 1. | 41,80 Euro | |
| 2. | 57,00 Euro |
| 4639 Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens ohne USt (Fahrzeug-Nutzung) | Soll | Haben |
| 2. | 357,00 Euro | |
| 3. | 57,00 Euro |