Best Practice aus dem Handwerk SHK-Chef über seine "extreme Umsetzung der Digitalisierung"

Als Hinterhofwerkstatt gestartet, ist das SHK-Unternehmen Sinning Haustechnik in wenigen Jahren zu einem der modernsten Betriebe in seiner Region aufgestiegen. Chef Armin Sinning erklärt sein Erfolgsrezept.

Ohne mobile Arbeitsgeräte läuft nichts mehr bei Sinning Haustechnik: Alle neuen Mitarbeiter bekommen zum Start ein iPad und ein iPhone von Chef Armin Sinning (re.) überreicht. - © Sinning Haustechnik

Ob Öl oder Gas – die Energiepreise steigen rasant und viele Verbraucher denken über einen Wechsel der Heizung nach. Doch wer sich dazu beraten lassen will und ein entsprechendes Angebot haben möchte, muss sich gedulden.

Schnelle Terminvergabe dank Digitalisierung

Wartezeiten von mehreren Monaten sind keine Seltenheit. Und dabei ist von der Ausführung des Auftrags noch gar keine Rede. Bei Sinning Haustechnik im schwäbischen Mödingen geht das deutlich schneller. Dank digital automatisierter Abläufe dauert es nur 14 Tage für die Erstberatung des Kunden, eine Bestandsaufnahme sowie das passende Angebot – und das trotz voller Auftragsbücher. Für Geschäftsführer Armin Sinning nur ein Beispiel von vielen, warum sich eine konsequente Digitalisierung der Prozesse im Handwerksbetrieb lohnt.

Das intelligente Organisieren und Nutzen von Daten sei ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg, von dem auch der Kunde direkt profitieren kann. "Je mehr ich über meinen Kunden weiß, desto besser kann ich ihn bedienen", sagt er. Der Unternehmer ist stolz darauf, heute der am meisten digitalisierte SHK-Betrieb in seiner Region zu sein, wie Sinning selbstbewusst sagt. Und das ist ihm in erstaunlichem Tempo gelungen. 2010 als kleine Hinterhofwerkstatt bei den Eltern gegründet, begann mit dem Neubau 2014 auch die "extreme Umsetzung" der Digitalisierung, wie es der Chef formuliert.

Fehler machen und weiter ausprobieren

Dabei ist er selbst die treibende Kraft, der gerne seine Freizeit dafür opfert, um den Betrieb zukunftssicher aufzustellen. "Ich schaue abends kein Netflix, sondern tüftle lieber an meinen Projekten", sagt Sinning. In verschiedenen analogen und digitalen Netzwerkgruppen tauschte er sich zu Beginn seiner "Digitalisierungsreise" mit vielen anderen Handwerkern aus, saugte Ideen auf und probierte sie direkt im Betrieb aus. Dabei nahm er Misserfolge in Kauf, wenn die eine oder andere Software nicht die erhoffte Verbesserung brachte und letztendlich nur Geld und Mühe kostete.

"Man muss viel ausprobieren und Fehler einplanen. Es läuft nicht alles sofort rund", sagt Sinning. Wichtig sei es, konkrete Ziele festzulegen und jede Maßnahme auf ihren wirtschaftlichen Nutzen zu hinterfragen. Digitalisierung dürfte nicht als Selbstzweck stattfinden, sondern müsse das Geschäft weiterbringen und dem ganzen Team konkrete Vorteile bei der Arbeit bieten.

Kundenansprache über Facebook, Beratung per Tablet

Heute sind alle Unternehmensbereiche digitalisiert. Das beginnt für Sinning bei der Gewinnung von neuen Kunden. Auf Facebook, LinkedIn und Instagram ist der Betrieb nicht nur präsent, sondern es werden gezielt Werbeanzeigen geschaltet, über die kaufwillige Interessenten auf spezifische Landingpages mit Anfrageformularen weitergeleitet werden. Die sozialen Medien nutzt der Betrieb zudem für die Personalsuche. Und das mit großem Erfolg. Seit 2019 wurden auf diesem Weg einige Mitarbeiter eingestellt.

Die Bewerbung läuft dabei komplett digital ab. Über ein Formular mit Fragen werden die geeigneten Kandidaten selektiert, die dann noch ganz analog zum persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Das CRM-System dokumentiert jeden Kontakt und jede Handlung für den Kunden. Beratungen führen die Mitarbeiter mit iPad, PDF-Checklisten und E-Book-Katalogen durch. Armin Sinning setzt voraus, dass jeder seine Mitarbeiter den Umgang mit den digitalen Endgeräten beherrscht. "Alle neuen Beschäftigten bekommen an ihrem ersten Arbeitstag ein iPad und ein iPhone ausgehändigt. Ohne das kann niemand bei uns arbeiten", sagt Sinning.

So werden Aufmaße für Bäder und Heizungsumbauten nur noch digital erfasst und durch eine 360-Grad-­Kameraaufnahme ergänzt. Die Planung erfolgt vollständig in 3D. Dabei kann der Kunde über eine Cloud auf einen virtuellen Showroom zugreifen. Ganz mobil wird vom Techniker auch das benötigte Material sowie die Montagezeit über eine App erfasst und alle Daten inklusive zugehöriger Dokumente und Fotos in Echtzeit ans Büro übermittelt.

In der digitalen Bauakte sind Maßblätter, Pläne, Stücklisten, Bilder und Notizen für die Mitarbeiter immer in der aktuellsten Fassung einsehbar. In einem persönlichen Bereich werden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsausweise und Krankmeldungen der Mitarbeiter hinterlegt. Zusätzlich können Prüfzeugnisse, Unterweisungen zum Arbeitsschutz, Führerscheine, Bedienungsanleitungen oder auch Reiseunterlagen und Hotelbuchungen für Dienstreisen gespeichert werden, die von überall abrufbar sind. Ein separater Zugang ermöglicht derweil dem Kunden, den täglichen Fortschritt an seinem Auftrag mit entsprechenden Bildern von der Baustelle einzusehen.

Geplante Arbeitseinsätze werden von der ERP-Software erfasst und den Monteuren direkt als Termin im Kalender auf dem Smartphone angezeigt. Auch private Termine sind über die Software für alle nachvollziehbar eingetragen, so dass Einsätze entsprechend weit im Voraus geplant werden können.

Intelligente Verwaltung von Material im Lager

Die Liste an Digitalisierungsmaß­nahmen ist damit noch lange nicht zu Ende. Weiter geht es im Lager. Jedem Produkt ist ein fester Platz mit individuellem Barcode, Artikelnummer sowie Minimal- und Maximalbestand zugeordnet. So hat der Betrieb genau im Blick, welche Ware gerade knapp wird und nachbestellt werden muss, "Das beinhaltet alle Artikel, sogar das Klopapier, die Kaffeebohnen fürs Büro bis hin zum Radiergummi", sagt Sinning. Nur Kleinteile und Verbrauchsmaterial werden direkt aus dem Lager entnommen und dort mit einer Scanner-App dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Sonst achtet der Betrieb darauf, Materialien für ein Bauvorhaben direkt auf die Baustelle zu liefern, um den Lagerbestand möglichst kleinzuhalten und Kosten bei der Logistik einzusparen.

Eigenes Wiki und Workshops für andere Betriebe

Ein weiteres Projekt ist die "Sinning Haustechnik Academy", ein Bildungs- und Trainingssystem für die Mitarbeiter. Auf einer Plattform werden Erklärvideos, ­Installationsvarianten oder auch Flussdiagramme von Prozessen in einer Art Firmenwiki gespeichert. Neue Mitarbeiter können sich mit einem persönlichen Login somit schon vor dem ersten Arbeitstag mit den Prozessen bei Sinning Haustechnik vertraut machen.

Ein Ende seiner Digitalisierungsreise hat Armin Sinning nicht im Blick, die stetige und schnelle Entwicklung von digitalen Technologien lasse das überhaupt nicht zu. Ihm ist es nun wichtig, seinen großen Wissensschatz weiterzugeben. Und so lädt er jeden Monat branchenübergreifend Kollegen aus dem Handwerk zu Workshops ein, in denen er seine Strategie vorstellt, aus dem Nähkästchen plaudert und den Teilnehmern ein paar Tipps an die Hand gibt. Sinning hofft, dass er den einen oder anderen mit seiner Begeisterung für die Digitalisierung anstecken kann.