Digitales Verfahren ab Juli Elektronische Krankmeldung: Was sich 2022 für Arbeitgeber ändert

Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll die Krankschreibung von Arbeitnehmern digitalisiert werden. An die Krankenkassen wird die Krankmeldung bereits elektronisch übermittelt, im Juli sollen die Arbeitgeber folgen. Doch der Termin wackelt.

Vom Aussterben bedroht: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform weicht Schritt für Schritt der elektronischen Krankmeldung. - © Stockfotos-MG - stock.adobe.com

Er ist eine Art Institution in der Arbeitswelt – und er befindet sich auf Abschiedstournee: Die Rede ist vom sogenannten "gelben Schein", also der Krankschreibung, die man bislang von seinem Arzt als dreifachen Durchschlag überreicht bekam: einmal für den Arbeitgeber, einmal für die Krankenkasse und einmal für die eigenen Unterlagen.

Bis Mitte des Jahres soll das Verfahren komplett digitalisiert werden. Grundlage für die Neuregelung ist ein Gesetzespaket zum Bürokratieabbau, das Bundestag und Bundesrat Ende 2019 verabschiedet haben.

Das gilt seit Anfang 2022 bei der Krankschreibung

Seit Jahresbeginn läuft bereits der erste Teil des Krankschreibungs-Verfahrens vollständig digital ab: Seither sind die Arztpraxen verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) – so lautet der bürokratisch-korrekte Name der Krankschreibung – automatisch in digitaler Form an die jeweilige Krankenkasse des erkrankten Arbeitnehmers zu übermitteln.

Damit hat eine seit dem 1. Oktober vergangenen Jahres andauernde Übergangsphase geendet, in der beide Verfahren parallel liefen, während die Arztpraxen Stück für Stück mit den entsprechenden digitalen Schnittstellen ausgerüstet wurden. Für Arbeitnehmer bedeutet das konkret, dass sie die Krankschreibung mittlerweile nicht mehr selbst an die Krankenkasse schicken müssen.

Elektronische Krankmeldung: Das ändert sich im Juli 2022

Was noch nicht weggefallen ist, ist die Verpflichtung, dass Arbeitnehmer die Krankschreibung in Papierform bei ihrem Chef vorlegen müssen – in den meisten Fällen spätestens am vierten Krankheitstag. Das ändert sich jedoch zum 1. Juli: Ab diesem Stichtag sollen die Arbeitgeber die Krankschreibungen auf digitalem Weg bei den Krankenkassen abrufen können. Der Arbeitnehmer muss sich dann nur noch telefonisch krankmelden – der Papierkram entfällt.

Für die Betriebe bedeutet die Umstellung allerdings zunächst einen Mehraufwand: "Unternehmen müssen hier vor allem organisatorisch tätig werden und für eine entsprechende IT-Infrastruktur unter Berücksichtigung der geltenden DSGVO-Auflagen sorgen", sagt Karsten Kahlau, Fachanwalt für Arbeitsrecht in der Kanzlei Wittig Ünalp in Bremen. In einem Pilotverfahren läuft die digitale Übermittlung bereits seit dem 1. Januar: Unternehmen, die technisch dazu in der Lage sind, können die AU-Daten bereits elektronisch bei der Krankenkasse abrufen.

Pilotprojekt belegt, dass elektronische Krankmeldung funktioniert

Dass das digitale Verfahren grundsätzlich funktioniert, hat ein im Jahr 2017 begonnenes Pilotprojekt der Techniker Krankenkasse (TK) unter Beweis gestellt, an dem sich bundesweit rund 600 Arztpraxen beteiligt hatten: Hier hatten TK-Versicherte die Möglichkeit, ihre Krankschreibung vom Arzt mittels dessen Praxissoftware direkt auf digitalem Weg an die Krankenkasse zu übermitteln.

Eine sechsstellige Zahl an Krankschreibungen ging während des Pilotprojekts auf diesem Weg bei der TK ein. "Die Zahlen zeigen, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Ärzten und Versicherten angenommen wird", so Thomas Ballast, stellvertretender Vorstandsvorsitzender der TK. In das Pilotprojekt waren auch zwei Arbeitgeber eingebunden – die Techniker Krankenkasse selbst sowie das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein. Mit Zustimmung der betroffenen Versicherten wurden ihnen die Krankmeldungen direkt elektronisch übermittelt, auf das Einreichen des gelben Scheins beim Vorgesetzten konnte verzichtet werden.

Arbeitgeber noch nicht auf Umstellung vorbereitet

Viele Unternehmen wissen jedoch zum jetzigen Zeitpunkt noch gar nicht, wie die Umsetzung des neuen Verfahrens in der Praxis erfolgen soll. Das hat eine Umfrage der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) ergeben. Demnach stehen 75 Prozent der Unternehmen hierzulande in Sachen elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung noch ganz am Anfang der Umsetzung. Knapp die Hälfte der Betriebe kann zum jetzigen Zeitpunkt noch gar keine Einschätzung geben, ab wann die technische Umstellung erfolgt. Ein Großteil der Befragten – 63 Prozent – plant der Befragung zufolge, das eigene Payroll-System an den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) anzubinden. Insgesamt gebe es noch zu wenig Information zu den beteiligten Systemen, Organisationen und Schnittstellen, beklagt Kai Helfritz von der DGFP. Auch fehle es an detaillierten Prozessabläufen und Best Practice Beispielen.

Für Privatversicherte gilt weiterhin die Papierform

Erschwerend kommt hinzu, dass die Unternehmen ab Sommer zwei Verfahren parallel vorhalten müssen. "Wichtig ist, dass der bisherige Ablauf zur Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen dennoch bestehen bleibt, denn die elektronische Übermittlung gilt bisher nicht für Privatversicherte", sagt Rechtsanwalt Kahlau. Privatversicherte müssen somit weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier bei der Versicherung einschicken und bei ihrem Arbeitgeber einreichen – und der Arbeitgeber muss natürlich auch dazu in der Lage sein, das Formular entsprechend zu verarbeiten.

Noch hakt es aber auch in technischer Hinsicht an der einen oder anderen Stelle. So weist der AOK-Bundesverband darauf hin, dass es bei den Arztpraxen aktuell zu technischen Störungen bei der elektronischen Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an die Krankenkassen kommen kann. Grund dafür ist laut Angaben des GKV-Spitzenverbandes ein fehlendes Update bei der Praxissoftware – offenbar ein Versäumnis im Zuge der coronabedingten Überlastung vieler Praxen. Zudem hätten zahlreiche Ärztinnen und Ärzte auch noch keinen elektronischen Heilberufeausweis beantragt – und dieser ist Voraussetzung für die digitale Signatur der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.

Falls die elektronische Krankmeldung noch nicht funktioniert, würden die Versicherten wie bisher die Papierausdrucke bekommen und müssten sie dann sowohl an die Krankenkasse als auch den Arbeitgeber weiterleiten, heißt es bei dem Verband. Angesichts der aktuellen Schwierigkeiten ist somit unklar, ob es wirklich dabei bleibt, dass die Krankschreibungen schon ab dem 1. Juli flächendeckend auf elektronischem Weg zu den Arbeitgebern gelangen – oder ob doch noch eine Übergangsphase vereinbart wird, in der das neue und das alte Verfahren für eine Weile parallel genutzt werden.

Arbeiten trotz Krankschreibung?

Im Arbeitsrecht erfüllt die Krankschreibung zwei Funktionen: Zum einen stellt sie fest, dass ein Arbeitnehmer zum aktuellen Zeitpunkt nicht arbeitsfähig ist. Und zum anderen beinhaltet sie eine Prognose, wie lange dieser Zustand voraussichtlich anhalten wird. Und Prognosen können zutreffen oder eben auch nicht.

Eine Krankschreibung ist jedenfalls kein Arbeitsverbot: "Fühlt man sich vor Ablauf eines ärztlichen Attestes gesund, spricht nichts gegen eine vorzeitige Rückkehr an den Arbeitsplatz", sagt Fenimore von Bredow vom Verband deutscher Arbeitsrechtsanwälte. Prinzipiell ist man sogar dazu verpflichtet, wieder bei der Arbeit zu erscheinen, wenn man wieder vollständig genesen ist. Und auch wenn der Arzt der Ansicht ist, dass Arbeiten die Gesundheit immer noch beeinträchtigt, kann der Arbeitnehmer frei entscheiden, ob er zur Arbeit geht oder nicht. Dies gilt aber natürlich nicht im Fall einer Corona-Erkrankung. Hier muss man sich unbedingt an die vom Gesundheitsamt vorgeschriebene Quarantäne halten.

Wenn Arbeitnehmer trotz Erkrankung arbeiten wollen, ist der Arbeitgeber allerdings nicht verpflichtet, die angebotene Arbeitsleistung auch anzunehmen. Denn Arbeitgeber haben gegenüber ihren Mitarbeitern eine Fürsorgepflicht. Diese bezieht sich sowohl auf den kranken Mitarbeiter selbst als auch auf seine Kollegen.

Daher haben Arbeitgeber grundsätzlich das Recht, selbst zu entscheiden, ob ein krankgeschriebener Mitarbeiter wirklich einsatzfähig ist oder ob es sicherer ist, ihn wieder nach Hause zu schicken. Zumal es auch eine erhebliche Haftung gegenüber Dritten nach sich ziehen kann, wenn der erkrankte Mitarbeiter einen schwerwiegenden Fehler macht. Und wenn etwa aufgrund eines positiven Schnelltests der Verdacht auf eine Corona-Erkrankung besteht, müssen Arbeitnehmer sich bis zum Vorliegen des PCR-Testergebnisses ohnehin umgehend in Isolation begeben und dürfen sich nicht am Arbeitsplatz aufhalten. czy