In jeder E-Mail ist sie enthalten und so manch einer hat sie wahrscheinlich noch nie so richtig durchgelesen: die Signatur mit Name, Anschrift und Co. Schaut man jedoch genauer hin, so enthält sie die grundlegenden Informationen, damit der Kunde überhaupt Kontakt knüpfen kann. Aber auch für einen kleinen Gruß wäre hier Platz.
Ein kleiner Gruß zum Abschied
Schon seit dem Jahr 2007 gelten auch E-Mails von Firmen offiziell als Geschäftsbriefe. Aus diesem Grund müssen sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Das sind:
- Name der Firma
- Rechtsform und Sitz
- Registergericht und Handelsregisternummer
- Namen aller Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder
- falls vorhanden die Namen der Aufsichtsratsvorsitzenden
Des Weiteren sollten Sie natürlich alle vorhandenen Kontaktdaten einfügen, so dass sich der Empfänger, wenn er das möchte, über den von ihm favorisierten Weg zurückmelden kann. Hier können Sie alle Kontaktmöglichkeiten angeben, über die Sie erreichbar sein möchten: Das kann neben dem Namen des Absenders und dem Firmennamen nur die genaue Postanschrift und die Telefonnummer sein. Sie können zusätzlich aber auch eine Handynummer einfügen, wenn Sie auch von unterwegs erreichbar sein möchten, oder auf ihre Präsenz in sozialen Netzwerken hinweisen.
Damit die Kontaktdaten komplett sind, ist es ratsam hier nochmals die E-Mailadresse zu wiederholen, auch wenn diese bereits mit der E-Mail selbst beim Empfänger angekommen ist. Wenn Sie eine eigene Firmenhomepage besitzen, sollten Sie natürlich noch einen Link dorthin einfügen. Hier können sich mögliche Kunden am schnellsten und einfachsten selbst über ihre Leistungen informieren. Ähnlich verhält es sich auch mit dem Firmenlogo. Wenn eines vorhanden ist, kann es auch in die Signatur aufgenommen werden.
Weniger ist manchmal mehr
Nun ist die Pflicht erfüllt und die Kür kann folgen. Aber Vorsicht! Auch wenn unter der Signatur oder zwischen Name und den Kontaktdaten immer noch genügend Platz ist, sollten Sie damit sparsam umgehen. Über einen Hinweis auf eine Firmenveranstaltung oder einen zusätzlichen kleinen Gruß freuen sich viele Leser. Werden daraus aber lange Texte oder fügen Sie sogar Werbung für die eigenen Angebote ein, so wird das schnell zu viel und kann dafür sorgen, dass die Signatur gar nicht erst angeschaut wird. Im schlimmsten Fall findet der Empfänger zwischen Logos, Sprüchen und Hinweisen beispielsweise Ihre Telefonnummer nicht und vereinbart deshalb auch keinen Termin.
Also lassen Sie sich ruhig eine nette kleine Idee einfallen, die zu Ihrem Betrieb, der Jahreszeit oder einem besonderen Anlass passt und beziehen Sie diese in die Kundenansprache mit ein. Aber überfordern Sie den E-Mail-Leser nicht.
jtw