Während der Ärger um ausgedruckte Kassenzettel im Handwerk weitergeht, gibt es zumindest bei den alternativen eBons Klarheit. Wie Handwerksbetriebe mit der Alternative zum ausgedruckten Papierbon umgehen müssen.
Wie der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) berichtet, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) für Rechtssichrheit gesorgt, was den Umgang mit digitalen Kassenzetteln betrifft. Unklar war bislang die Frage, ob es ausreicht, einen eBon auf einem Server zum Download bereitzustellen und dem Kunden den Downloadlink als QR-Code zur Verfügung zu stellen? Dazu später im Text mehr. Fassen wir zunächst die Fakten zusammen:
Fakten zur Bonpflicht
- Kassenbelege müssen elektronisch (eBon) oder in Papierform in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang ausgestellt werden, so das Bundesfinanzministerium ( § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)).
- Es gibt keine Pflicht ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden. Wer eine offene Ladenkasse führt, unterliegt keiner Belegausgabepflicht. Nur wer bereits ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, muss es jetzt mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) umrüsten.
Alle Informationen zur Umrüstung auf TSE >> - Kunden sind nicht verpflichtet, weder den ausgedruckten Kassenbon mitzunehmen noch sich den eBon übertragen zu lassen (keine Mitnahmepflicht).
- Betriebe sind hingegen sehr wohl verpflichtet, den (Papier-)Bon auszudrucken (§ 146a Abs. 2 Abgabenordnung (AO)) - immer, auch wenn es der Kunde auf Nachfrage ablehnt, den Bon mitzunehmen. In dem Fall wurde nur Müll produziert.
- Die Belegausgabepflicht ist technologieneutral. Kasseninhaber können Belege auch digital ausgeben etwa per E-Mail oder auf das Handy. Dem eBon muss der Kunde allerdings aktiv zustimmen.
- Wo gewogen (beispielsweise in Metzgereien) wird und die Waage mit einem elektronischen Kassensystem verbunden ist, muss – wie bisher – ein Bon ausgedruckt werden (EU-Richtlinie 2014/31/EU vom 26. Februar 2014, Anhang I Wesentliche Anforderungen Nr. 14). Diese europarechtliche Vorgabe richtet sich an die Hersteller von Kassensystemen mit Wiegefunktion. Diese Systeme müssen so konstruiert sein, dass die Druckfunktion nicht ausgeschaltet werden kann. Betriebe, die mit diesen kombinierten Kassensystemen arbeiten, können also nicht von der Bonpflicht befreit werden. (siehe auch Gesetz über das Inverkehrbringen und die Bereitstellung von Messgeräten auf dem Markt, ihre Verwendung und Eichung sowie über Fertigpackungen und Verordnung über das Inverkehrbringen und die Bereitstellung von Messgeräten auf dem Markt sowie über ihre Verwendung und Eichung).
Wie wird nun also mit eBon richtig verfahren?
Unklar war in Bezug auf eBon s seit Anfang des Jahres, wie genau mit ihnen zu verfahren ist. Während Kassenzettel auf Papier ohne Wenn und Aber ausgedruckt werden müssen, sind eBon s differenzierter zu betrachten. Technisch möglich sind derzeit verschiedene Varianten: Ein eBon kann mittels eines QR-Codes übermittelt werden, per NFC oder E-Mail, eventuell auch über eine Kundenkarte wie Payback.
Bei der Verwendung von QR-Codes war bislang nicht rechtssicher geklärt, ob die Belegausgabepflicht erfüllt ist, wenn der eBon auf einem Server bereitgestellt und als QR-Code zum Download dem Kunden angeboten wird. Das Bundesfinanzministerium hat jetzt dazu ausgeführt, dass die Transaktion vor Bereitstellung des Belegs abgeschlossen sein muss. Da dann der elektronische Kassenbeleg erstellt und zum Download zur Verfügung gestellt werde, sei die Belegausgabepflicht erfüllt. "Es ist grundsätzlich sinnvoll, Daten, die digital vorhanden sind, auch digital an den Endverbraucher zu bringen", sagt Amir Karimi, Geschäftsführer des Softwareherstellers A&G in Bremen, und erläutert die technischen Möglichkeiten für einen eBon .
- NFC (Near Field Communication): Die Daten sind in einer Cloud gespeichert und abrufbar. Sie werden übertragen, indem der Kunde sein Mobiltelefon an eine Servicestation hält.
- QR-Code aktiv: Der Kunde scannt mit seinem Smartphone den QR-Code, der ihm über ein Display angezeigt wird. Auch hier werden die Daten in einer Cloud bereitgestellt.
- QR-Code passiv: Eine Softwareapplikation erzeugt einen QR-Code, der einem Kunden zugeordnet ist. Das System im Laden erkennt diesen Kunden an der Kasse anhand seines individuellen QR-Codes und legt den eBon in dessen Cloud, wo der Kunde ihn bei Bedarf abrufen kann.
- E-Mail: Ein in den USA übliches Verfahren. Der Kunde richtet sich eine eigene E-Mail-ID ein und lässt sich den Kassenzettel an seine Adresse senden.
- Kundenkarten: Die Belegausgabepflicht kann auch über Kundenkarten wie eine Paybackkarte erfüllt werden. Für Amir Karimi allerdings nicht die beste Lösung: "Die Kassen drucken trotzdem einen Bon – meist dann nur mit Werbung. Es ist also nichts gewonnen."