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Elektronische Aufzeichnungssysteme Schutz vor Manipulation: Was seit 2020 für elektronische Kassen gilt

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen, elektronische Kassen dem Finanzamt melden, die Bonpflicht: Bargeldintensive Handwerksbetriebe müssen einiges neu regeln, weil der Gesetzgeber Manipulationen erschweren will. Aber nicht alles lässt sich heute schon umsetzen.

Zehn Milliarden Euro sollen dem Staat jedes Jahr durch die Lappen gehen, weil Kassen manipuliert werden. Gesichert ist diese Zahl nicht. Wie viele Steuern tatsächlich hinterzogen werden, kann nur eine Schätzung sein. Mit drei neuen Regelungen will der Staat es seit dem 1. Januar 2020 schwerer machen, bei der Kassenführung zu manipulieren: durch die Belegausgabepflicht, zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) für elektronische Aufzeichnungssysteme und die Meldepflicht für elektronische Kassen.

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Manche Unternehmer arbeiten noch immer mit einer offenen Ladenkasse und einem Kassenbuch. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse zu nutzen. Doch wer es tut, muss sie nun mit einer TSE aufrüsten oder neu anschaffen. Allerdings waren zum Stichtag noch nicht ausreichend TSE auf dem Markt verfügbar. Daher räumte der Gesetzgeber eine Übergangsfrist bis 30. September 2020 ein.

Bis dahin gilt eine Nichtbeanstandungsregelung. "Das heißt, bis zu diesem Zeitpunkt wird es von den Finanzbehörden nicht beanstandet, wenn der Betrieb eine alte Kasse einsetzt", erläutert Sabine Romer, Abteilungsleiterin Unternehmensberatung der Handwerkskammer Reutlingen. Die TSE ist also ausgenommen, doch "alle weiteren gesetzlichen Regelungen muss der Unternehmer natürlich erfüllen", unterstreicht Lukas Sturm, Betriebswirt bei der Kanzlei Kayser, Steuerberatungsgesellschaft in Sonthofen.

>>Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Nichtbeanstandungsregelung finden Sie hier

Übergangsfrist bis 30. September 2020

Die Nichtbeanstandungsregelung gilt allerdings nur für Kassen, die nachträglich mit einer TSE aufgerüstet werden können, so sie denn auf dem Markt verfügbar sind. Im Dezember hat das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die ersten beiden Zertifikate ausgestellt.

Nicht aufrüstbare Altkassen, die zwischen 26. November 2010 und 31. Dezember 2019 gekauft wurden und die den gesetzlichen Anforderungen vom 1. Januar 2017 entsprechen, können noch in einer Übergangsphase bis 31. Dezember 2022 eingesetzt werden.

Von vornherein von der Nichtbeanstandungsregelung ausgenommen waren nicht aufrüstbare Registrierkassen, die vor dem 26. November 2010 gekauft wurden, sowie nicht aufrüstbare PC-Kassen. Beide durften nur noch bis zum 31. Dezember 2019 genutzt und mussten dann ausgetauscht werden.

71,9 Millionen Euro nicht oder nicht vollständig entrichtete Umsatzsteuer sind das Ergebnis der Bußgeldverfahren der Bußgeld- und Strafsachenstellen der Finanzämter im Jahr 2018. Für diese Schädigung des Umsatzsteueraufkommens wurden Bußgelder in Höhe von 1,1 Millionen Euro festgesetzt, so das Bundesfinanzministerium.

Die Übergangszeit bis September sollten Unternehmer indes nicht ungenutzt verstreichen lassen. "Betriebe sollten sich jetzt zügig mit dem Thema auseinandersetzen", sagt Sabine Romer. Zum einen sollten sie klären, welches elektronische Kassensystem im Betrieb eingesetzt wird. Zum anderen, ob dieses System aufgerüstet werden kann, also ob Fachhändler oder Hersteller in absehbarer Zeit eine Lösung anbieten.

Seit 1. Januar 2020 müssten Steuerpflichtige eigentlich auch ihr elektronisches Aufzeichnungssystem ans Finanzamt melden. Für neu angeschaffte Kassensysteme muss diese Meldung innerhalb von vier Wochen erfolgen. Unternehmer können dieser Pflicht derzeit jedoch nicht nachkommen, da eine entsprechende elektronische Übermittlungsmöglichkeit an die Finanzbehörden noch nicht zur Verfügung steht. Die Meldepflicht ist ausgesetzt, bis diese Übermittlungsmöglichkeit besteht.

Diskussion um Belegausgabepflicht

Die dritte Neuregelung, die Belegausgabe- oder Bonpflicht, hat für viele Diskussionen gesorgt. "Dazu bekommen wir viele Rückfragen", bestätigt Lukas Sturm. Seit Januar muss Kunden für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg zur Verfügung gestellt werden.

Zwar beinhaltet der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (v. 17.06.2019, Az. IV A 4 -S 0316-a/18/10001) eine Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen, in dem es heißt: "[...] kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde [...] aus Zumutbarkeitsgründen [...] von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden."

Ein Antrag auf Befreiung kann aber nur im Einzelfall gestellt werden, eine branchenübergreifende Befreiung beispielsweise für Bäckereien gibt es nicht. Politisch rumort es bei der Bonpflicht. Wirtschaftsminister Peter Altmaier fordert, sie wieder abzuschaffen. "Betriebe sollten abwarten, wie sich dieses Thema weiterentwickelt", sagt Sabine Romer. Um alle drei Neuregelungen sicher umzusetzen, rät Lukas Sturm Handwerksunternehmern, das Gespräch mit ihrem Steuerberater zu suchen.

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