Aufträge der öffentlichen Hand Pflicht zur E-Rechnung: Diese Probleme zeigen sich im Arbeitsalltag

Handwerksbetriebe, die mit Bund, Ländern oder Kommunen zusammenarbeiten, müssen Rechnungen seit November 2020 verpflichtend in elektronischer Form stellen. Im Arbeitsalltag zeigen sich Probleme mit der E-Rechnung – vor allem dann, wenn Rechnungen nicht korrekt gezahlt werden. Ein Gebäudereiniger berichtet, warum er nun lieber auf kleinere Teilrechnungen setzt.

E-Rechnung und Handwerksalltag
Offene Rechnungen und kein Ansprechpartner beim Kunden? Ein Gebäudereinigerbetrieb berichtet, wie er den Umgang mit E-Rechnungen im Arbeitsalltag erlebt. - © Photographee.eu - stock.adobe.com

Der Gebäudedienstleister Niederberger ist zwar ein großes Unternehmen, aber dennoch zählt es zum Handwerk. Die Mitarbeiter der Niederlassung in Berlin reinigen die Räumlichkeiten in Liegenschaften der Bundespolizei, arbeiten in Bundesministerien, Landesbehörden und Bezirksämtern. Sie arbeiten im Auftrag vom Bund und der Länder. Damit hat die Firma auch die Pflicht, Rechnungen elektronisch zu stellen.

Das sogenannte E-Rechnungsgesetz schreibt für Auftragnehmer seit November 2020 vor, dass Rechnungen an Behörden in einem strukturierten Format wie xRechnung oder ZUGFeRD über zentrale Plattformen eingereicht werden müssen. Ziel des Gesetzes ist es unter anderem, Papierrechnungen aus der öffentlichen Verwaltung und den Büros zu verbannen. Das spart auch Kosten für Papier, Druck und Porto und ist außerdem umweltfreundlicher. Mehr zum E-Rechnungsgesetz lesen Sie hier.>>>

E-Rechnung im Arbeitsalltag: "Der kurze Dienstweg fehlt"

Zwar hatte das Gesetz einen langen Vorlauf und die Pflichten wurden schrittweise eingeführt. Dennoch zeigen sich im Arbeitsalltag nun konkrete Probleme. Könnte man meinen, dass diese vor allem technischer Natur sind, ergeben sich für Unternehmen an anderer Stelle Herausforderungen. Auf diese weist die Firma Niederberger nun öffentlich hin.

So sagt Peter Hollmann, der Betriebsleiter von Niederberger Berlin, dass die Umstellung der Rechnungsstellung zwar ein wichtiger Impuls in Richtung Digitalisierung sei. "Aber schneller und einfacher ist es mit der E-Rechnung bislang noch nicht", berichtet er. Das liegt seiner Erfahrung nach daran, dass die konkreten Ansprechpartner beim Auftraggeber weggefallen sind.

Hollmann ist selbst Gebäudereinigermeister und vergleicht die aktuelle Situation zu der ohne E-Rechnungspflicht: So seien auch Papierrechnungen immer mal liegen geblieben. Ein Telefonat reichte dann meist aus, um das Problem zu klären und eventuell etwas nachzureichen oder zu korrigieren. Doch nun fällt der kurze Dienstweg weg. "Rechnungen bleiben eben unbearbeitet, wenn etwas fehlt", sagt er und ergänzt, dass er als Rechnungssteller auch keinen Nachweis bekomme, ob oder dass eine Rechnung eingegangen ist – quasi eine Art der Empfangsbestätigung. "Wir können dann nur hoffen, dass unsere Rechnung den Zahlungspflichtigen erreicht." Peter Hollmann kennt das von der elektronischen Ausschreibungsbeteiligung: "Wenn man da ein Angebot platziert, erhält man eine Quittung, dass es abgegeben worden ist." So etwas würde er sich für die elektronische Rechnungslegung auch wünschen.

E-Rechnung stellen: Besser in Teilen als eine Gesamtrechnung

Doch auch die Technik ist manches Mal der Hemmschuh. So hat der Gebäudedienstleister erfahren müssen, dass Rechnungen bei der Übermittlung verloren gehen können. Außerdem ist es schon ein paar Mal passiert, dass der Rechnungsempfänger in Zahlungsverzug geraten ist und dass durch fehlende Dokumente der Prozess ins Stocken geriet, ohne dass der Betriebsleiter darüber informiert wurde. Das Unternehmen Niederberger ist nach eigenen Aussagen deshalb dazu übergegangen, eher mehrere Einzelrechnungen, statt einer Gesamtrechnung zu stellen: So bleiben bei Problemen nur kleine Beträge offen.

Im Schnitt wartet das Unternehmen 30 Tage auf eine Zahlung. Durch die Verpflichtung zur E-Rechnung wird aber keinerfalls eine Beschleunigung erreicht, wie es eines der Ziele war. "Eher umgekehrt", berichtet Hollmann. "Früher hatten wir auf der Gegenseite einen Ansprechpartner, mit dem Unklarheiten telefonisch auf kurzem Wege geklärt werden konnten. Der uns anrief, wenn zur Rechnung noch Nachweise bzw. Dokumente fehlten oder den wir anrufen konnten, wenn eine Forderung nach 30 Tagen noch immer offen war." Statt eines Anrufs kann der Gebäudereiniger nun bei der XRechnung einen Zahlungsverzug nur gleich eskalieren lassen. "Es bleibt uns nur übrig, eine Mahnung zu schreiben – mit allen Konsequenzen, also einer Mahngebühr", sagt Hollmann, dem bei diesem Prozess auch das Zwischenmenschliche vermisst – erst einmal normal nachzufragen, bevor man droht. Bleibt dann auch die 2. Mahnung unbeachtet, muss er schon ein Mahnverfahren einleiten. So entstehen schnell acht bis zehn Wochen Zahlungsverzug.

E-Rechnung: Zahlungsverzug und keiner infomiert darüber

So ist es für den Gebäudedienstleister derzeit mit der E-Rechnung noch komplizierter als der frühere Versand von Papierrechnungen. Das greift auch deshalb, weil er in seiner Branche zahlreiche rechnungsbegleitende Dokumente, wie Leistungsscheine, Aufmaße, Listen, Anwesenheitsnachweise usw. dem Rechnungsempfänger ebenfalls einreichen muss. Dies muss in einem Dokument erfolgen. Ein Nachreichen ist nicht möglich bei der E-Rechnung.

Auch hier zeigt der Arbeitsalltag mit der E-Rechnung seine Tücken: Ist von 30 Arbeitszeitnachweisen ein einziger zu beanstanden, wurde früher die Rechnung zu 80 Prozent schon einmal beglichen. Der Restbetrag sobald der eine Nachweis korrigiert nachgereicht wurde. "Wenn jetzt eine Kleinigkeit der rechnungsbegleitenden Dokumente nicht in Ordnung ist, wird die gesamte Rechnung nicht begleichen. Und uns ruft keiner an und gibt uns Bescheid, so wie früher", kritisiert der Betriebsleiter, der sich nicht vorstellen kann, dass es sich hier nur um ein Branchenproblem von Gebäudedienstleistern handelt.