Wie ist das Dienstrad steuerlich zu behandeln? Wer haftet im Schadensfall? Und müssen Reparaturen vom Arbeitgeber genehmigt werden? Die Schleswig-Holsteinische Rechtsanwaltskammer klärt auf.
Auf zwei Rädern zum Kundentermin und danach in den Feierabend: Das Dienstfahrrad ist eine Alternative zum Dienstwagen. Doch welche Regelungen gelten für Arbeitnehmer, die ihr Dienstrad auch privat nutzen möchten und was müssen Arbeitgeber dabei beachten?
Zunächst einmal wichtig: Darf das Dienstrad vom Arbeitnehmer privat genutzt werden, handelt es sich um einen Arbeitslohn oder ein Gehaltsextra in Form eines Sachbezugs, teilt die Schleswig-Holsteinische Rechtsanwaltskammer mit.
1. Diese Steuerregeln gelten
In der ersten Variante überlässt der Arbeitgeber dem Angestellten das Rad auf dem Weg der Gehaltsumwandlung. Ein Teil des Gehalts wird also als Sachlohn in Form des Dienstfahrrads gewährt. Dieser geldwerte Vorteil ist für Arbeitnehmer dann steuerpflichtig - allerdings mit Steuerrabatt: Seit Anfang 2020 muss man nur ein Viertel des Bruttolistenpreises als geldwerten Vorteil versteuern. Das gilt auch für E-Bikes, solange sie verkehrsrechtlich als Fahrrad gelten.
Mit dem Dienstrad-Steuer-Rechner der Stiftung Warentest kann in Erfahrung gebracht werden, wie sich der geldwerte Vorteil je nach Brutto-Neupreis beziehungsweise Leasingrate des Zweirads auf den Bruttolohn auswirkt.
Spendiert der Arbeitgeber das Rad zusätzlich zum regulären Arbeitslohn, ist das fahren damit bis Ende 20230 gänzlich steuerfrei. Voraussetzung ist aber, dass sich der Arbeitgeber an den laufenden Kosten beteiligt, beispielsweise in Form von Reparaturausgaben oder Versicherungsgebühren, so die Schleswig-Holsteinische Rechtsanwaltskammer.
2. Übergabeprotokoll nicht vergessen
In jedem Fall muss die Überlassung des Dienstfahrrads vertraglich festgehalten werden. Außerdem sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Übergabeprotokoll erstellen. Sönke Runge, Fachanwalt für Arbeitsrecht aus Lübeck, empfiehlt hier die Ausstattung festzuhalten, etwa ob das Fahrrad einen Fahrradkorb oder einen Tachometer hat. Außerdem den Zustand des Rads, also etwa Kratzer oder Schäden am Lack.
Denn spätestens wenn das Arbeitsverhältnis endet, muss das Dienstrad und alle im Protokoll genannten Zubehörteile dem Arbeitgeber zurück gegeben werden.
3. Doch wer haftet eigentlich im Schadensfall?
Zunächst einmal gilt: Gewöhnliche Gebrauchsspuren sind von der Haftung ausgenommen. Bei Schäden hängt die Haftungsfrage zunächst einmal davon ab, ob diese während der betrieblichen oder der privaten Nutzung entstanden sind.
Nutzt man das Rad dienstlich, haften Arbeitnehmer nur eingeschränkt: bei leichter Fahrlässigkeit überhaupt nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit anteilig und bei grober Fahrlässigkeit in der Regel voll.
Zur Abgrenzung: "Grob fahrlässig wäre es beispielsweise, wenn Sie verbotswidrig mit dem Fahrrad auf einem Gehweg entgegen der Fahrtrichtung und mit nicht angepasster Geschwindigkeit fahren", sagt Fachanwalt Runge, "und deshalb mit einem langsam aus einer Grundstücksausfahrt herausfahrenden Auto kollidieren."
Sei man hingegen nur versehentlich und dabei sehr langsam und vorsichtig auf dem Gehweg unterwegs gewesen und dann mit dem Auto zusammengestoßen, könne es sich auch um eine leichte Fahrlässigkeit handeln.
4. Reparaturen müssen genehmigt werden
Bei privater Nutzung des Rad sei es egal, ob man leicht oder grob fahrlässig handelt, so Runge. In beiden Fällen mache man sich in voller Höhe schadenersatzpflichtig. Es sei denn, man hat mit dem Arbeitgeber etwas anderes vereinbart.
In jedem Fall gilt, dass Schäden am Fahrrad dem Arbeitgeber mitgeteilt werden müssen. Reparaturarbeiten am Rad müssen außerdem vorab von diesem genehmigt werden.
Wird das Dienstrad gestohlen, muss der Diebstahl außerdem sofort angezeigt und dem Arbeitgeber sowie der Versicherung gemeldet werden - sofern das Unternehmen einen entsprechenden Versicherungsschutz abgeschlossen hat. Wird das Dienstfahrrad gestohlen, während der Angestellte es privat nutzt, haften er selbst, wenn "zumindest leicht fahrlässiges Verhalten" von seiner Seite vorliegt, so Runge. Fahrlässig wäre es in jedem Fall, das Fahrrad nicht angeschlossen und unbeaufsichtigt draußen stehen zu lassen.
Gut zu wissen: Nur wegen des Besitzes eines Dienstfahrrads muss damit nicht zwangsläufig der Arbeitsweg bestritten werden. "Der Arbeitsweg ist im Regelfall noch keine Arbeitszeit und Sache des Arbeitnehmers", sagt Fachanwalt Runge. Der Arbeitgeber kann hier also keine Vorgaben machen. dpa