Professionelles Forderungsmanagement Das können Sie tun, wenn der Kunde nicht zahlt

Säumige Kunden sind für Betriebe nicht nur ein Ärgernis – sie bedeuten auch eine akute Gefahr für die Liquidität. Professionelles Forderungsmanagement und vorausschauendes Handeln können Betrieben dabei helfen, diese Hürde zu umschiffen.

Unbezahlte Rechnungen sind eine Gefahr für die Liquidität eines Handwerksbetriebs. - © H_Ko - stock.adobe.com

Auftrag ausgeführt, Rechnung verschickt. Doch das Geld lässt leider auf sich warten. Säumige Kunden sind allgegenwärtig – und ihre Unzuverlässigkeit setzt Betriebe, die gleichzeitig mit den Corona-Folgen zu kämpfen haben, zunehmend unter Druck. Vor allem bei großen Aufträgen, bei denen auch das Material zunächst vorfinanziert werden muss, bedeuten unbeglichene Rechnungen eine akute Gefahr für die Liquidität der zumeist kleinen und mittleren Handwerksbetriebe und können sie in den Ruin stürzen. Ein professionelles Forderungsmanagement ist deshalb oberste Pflicht eines jeden Unternehmers.

Zeit und Ressourcen

Unbezahlte Rechnungen anmahnen zu müssen, ist ein Ärgernis: Man muss ständig die Geldeingänge im Blick haben und mit den Zahlungsfristen abgleichen. Dann werden erst Zahlungserinnerungen verschickt. Zahlt der säumige Kunde immer noch nicht, folgt die Mahnung, für die dann Gebühren von meistens zwei bis fünf Euro berechnet werden. Anschließend folgt die zweite Mahnrunde – bis der Fall dann irgendwann bei einem Rechtsanwalt landet, der auf dem Gerichtsweg versucht, die Forderung geltend zu machen.

Dieses Verfahren kostet viel Zeit und Ressourcen – und führt etwa bei zwischenzeitlicher Insolvenz des Schuldners auch nicht zwingend zum Erfolg "Forderungen binden Kapital, denn sie müssen finanziert werden", betont Jörg Rossen, Geschäftsführer der Wirtschaftsauskunftei Creditreform in Bonn. Ein hoher Forderungsbestand verschlechtere die Bilanzkennziffern, zudem würden Bankkredite verteuert. "Die Optimierung des Forderungsmanagements wird deshalb immer mehr zum kritischen Erfolgsfaktor", so der Experte. Dabei sind Forderungsausfälle und die Dauer von Außenständen durch ein gutes Forderungsmanagement gut beeinflussbar – und dieses sollte idealerweise weit vor der Mahnung beginnen, die bestenfalls gar nicht nötig wird, weil zuvor alles richtig gemacht wurde.

Auftraggeber genau anschauen

Das fängt schon vor Annahme eines Auftrags an: Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Betriebe nämlich gerade jetzt, wo zahlreiche Branchen mit großen Schwierigkeiten konfrontiert sind, genau hinschauen, wer ihr Auftraggeber ist. Unter Umständen kann es sinnvoll sein, sich bei einer Wirtschaftsauskunftei kundig zu machen, wie solide ein potenzieller Auftraggeber dasteht, bevor man für ihn tätig wird.

Mitunter hilft auch die Vereinbarung von Anzahlungen dabei, das Risiko zu senken. Experten raten zudem dazu, Materialkosten möglichst im Vorhinein abzurechnen, um am Ende nicht darauf sitzen zu bleiben. Zahlt der Kunde trotz aller Vorbereitungen am Ende die Rechnung nicht, haben die Betriebe verschiedene Möglichkeiten. Mitunter werden Inkasso-Firmen eingeschaltet, die das Eintreiben der offenen Forderungen übernehmen. Freunde bei seiner Kundschaft macht man sich damit allerdings nicht.

Forderungen verkaufen

Eine weitere Möglichkeit, auf die vor allem größere Handwerksbetriebe zurückgreifen, ist das sogenannte Factoring. Dabei verkaufen die Unternehmen ihre Forderungen an professionelle Factoring-Dienstleister, die das Geld dann auf eigene Rechnung eintreiben. Auf diese Weise ist man dann das Zahlungsrisiko los, muss aber von vornherein Ausfälle einkalkulieren, denn schließlich wollen die Dienstleister an der Sache auch etwas verdienen.

Einen Ausweg bietet das digitale Forderungsmanagement, für das Unternehmen wie der Nürnberger IT-Dienstleister Datev die passenden Tools programmiert haben.
Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung seien die wesentlichen Punkte, die Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation angehen müssten, sagt Datev-Vorstandschef Robert Mayr. "Ziel des Forderungsmanagements ist es, Forderungsausfälle zu minimieren und die Liquidität des Unternehmens nachhaltig zu sichern."

Ein wichtiger digitaler Helfer ist dabei eine professionelle Rechnungswesen-Software, die die Offene-Posten-Buchführung mit intelligenten Funktionen zum Mahnwesen ergänzt. So können moderne Programme automatisch erkennen, wenn eine eigentlich fällige Rechnung noch nicht bezahlt ist. Die zuständige Person im Betrieb wird dann darüber informiert und kann auf vorgefertigte Erinnerungs- und Mahnschreiben zurückgreifen, die dann wiederum entweder per Post oder per Mail an die säumigen Kunden verschickt werden können.

Wochenaktuelle Buchführung

Basis für ein professionelles, auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnittenes Forderungsmanagement ist dabei allerdings eine tages- oder zumindest wochenaktuelle Buchführung. Auf diese Weise lässt sich dann auch eine tagesgenaue Liquidität svorschau erstellen, die dem Unternehmer genau zeigt, wie sich die Liquidität entwickelt. Das ist bei Verhandlungen mit den Banken über die jeweiligen Kreditlinien wichtig.

Wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt, endet die Sache aber letztlich doch vor Gericht – unabhängig davon, ob das Forderungsmanagement zuvor analog oder digital erfolgt ist. Aber auch wenn es darum geht, seine Schulden auf dem gerichtlichen Weg einzutreiben, hilft die moderne Technik weiter: Sie kann nämlich auch dafür sorgen, dass man keine Fristen versäumt.

Denn kaum etwas ist ärgerlicher als eine unstrittige offene Forderung, die aber nicht mehr realisiert werden kann – weil sie dummerweise verjährt ist.