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Regeln für den Betriebsalltag Das hilft gegen die E-Mail-Flut zur Urlaubszeit

Typisch kurz vor dem Urlaub: Das E-Mail-Postfach quillt über und man erkennt kaum, was noch dringend erledigt werden muss. Dabei können ein paar einfache Tricks helfen, das Chaos zu vermeiden. Chefs sollten Regeln aufstellen.

In Zeiten der Digitalisierung sind Regeln für die Arbeitsprozesse besonders wichtig, die schnell zu Stress führen: die ständige Erreichbarkeit und das Weiterleiten von Informationen kann zur Überlastung führen. Meist staut sich kurz vor dem Urlaub eine E-Mail-Flut im Posteingang. Projekte wollen abgeschlossen, Stellvertretungen organisiert und Nachrichten beantwortet sein. Dann wird die Auszeit zwar dringender denn je, doch noch mehr bewirkt ein Urlaub für die Gesundheit, wenn Arbeitnehmer zuvor erst gar nicht in Stress geraten.

Das zu vermeiden ist – vor dem Urlaub und auch während des normalen Betriebsalltags – Aufgabe des Arbeitgebers und so ruft der TÜV Rheinland in einer aktuellen Mitteilung zum Thema Chefs dazu auf, für genau die oben beschriebenen Arbeitssituationen klare Regeln aufzustellen und diese auch regelmäßig zu kontrollieren. So soll es gar nicht erst nötig werden, dass vor dem Urlaub noch Mengen an E-Mails abgearbeitet werden müssen und dass nach dem Urlaub tagelang das Postfach sortiert werden muss.

E-Mail-Postfach: Mit diesen Tipps behalten Sie den Überblick

  • Die sogenannte CC-Funktion des E-Mail-Programms sollte nur dann verwendet werden, wenn das wirklich nötig ist. Mit dieser Funktion lassen sich Kollegen zwar auf einfache Weise über den aktuellen Stand von Projekten oder über geplante Neuerungen informieren. Wenn die betreffende Person jedoch nicht wirklich davon betroffen ist, indem sie selbst Aufgaben übernehmen soll oder Ähnliches, kann man sich derartige Informationen oft sparen.
  • Ähnlich sieht das mit dem Nutzen von Ketten-E-Mails und E-Mail-Verteilern aus. Sie sind Zeit- und Nervenkiller. Der Verfasser sollte sich genau überlegen, wen er mit welcher Information erreichen möchte. Oft sei es effektiver, mehrere Einzel-Mails zu schreiben als eine Sammel-Mail, die Informationen nach dem Gießkannenprinzip verteilt, rät der TÜV Rheinland.
  • Zur besseren Übersicht im Postfach kann man hier auch Filter anlegen, so dass lässt CC-Mails oder E-Mails bestimmter Absender oder Newsletter automatisch in einem Extra-Ordner landen.
  • Ein weiterer Tipp, der sich im Alltag als sehr effizient erweisen kann, ist das Nutzen der Betreffzeile. So gibt der TÜV als Tipp, dass E-Mails zur Kenntnis beispielsweise mit einem "ZK" am Anfang des Betreffs gekennzeichnet werden können oder ein "A" um anzuzeigen, dass eine Antwort erwartet wird.
  • Und dann wäre da noch die Abwesenheitsnotiz, die jeder nutzen sollte, der den Urlaub ohne E-Mail-Flut verbringen und nach dem Urlaub entspannt wieder mit der Arbeit beginnen will. So sollte man sie auch für interne und externe E-Mails anlegen und darin auf die Zeitspanne hinweisen, in der man nicht erreichbar ist. Auch Stellvertreter sollten hier genannt sein und ob die E-Mails während der Abwesenheit gelesen werden oder nicht. In manch einer Abwesenheitsnotiz hat man in der letzten Zeit bereits die Ansage gelesen, dass alle E-Mails, die im Urlaubszeitraum eingehen, automatisch gelöscht werden und dass sich der Absender nach der angegebenen Abwesenheit erneut melden soll. Das wird sich sicherlich nicht durchsetzen, zeigt aber dass das Thema der E-Mail-Flut durchaus Relevanz hat. dhz
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