Nicht selten vereinbaren selbständige Handwerker mit ihren Auftraggebern, dass diese zusätzlich zum vereinbarten Preis für die Handwerkerleistungen auch die angefallenen Reisekosten erstattet. Handwerker müssen sich hier an ein paar wichtige Steuerspielregeln halten.
Weisen Sie in Ihren Handwerkerrechnungen 19 Prozent Umsatzsteuer aus, ist bei Übernahme der Reiskosten durch den Auftraggeber steuerlich Folgendes veranlasst:
- Die Reiskosten werden erst einmal als Betriebsausgabe verbucht.
- Für die bezahlte Umsatzsteuer ist eine Vorsteuererstattung zu beantragen.
- Die Reiskosten sind dem Auftraggeber in Rechnung zu stellen. Umsatzsteuerlich sind die Reisekosten als Nebenleistung zur Handwerkerleistung zu sehen. Das bedeutet, dass Sie auf die Netto-Reisekosten 19 Prozent Umsatzsteuer aufschlagen müssen.
- Die Reisekostenerstattungen durch den Auftraggeber sind als Betriebseinnahmen zu erfassen.
Originalrechnung immer aufbewahren
Beispiel: Handwerkerin Maria Huber fährt mit der Bahn zu einem Einsatzort und zahlt für Bahntickets netto 300 Euro. Für vier Übernachtungen anlässlich des Auftrags werden netto 420 Euro Übernachtungskosten fällig. Der Auftraggeber übernimmt die Reisekosten.
Folge: Maria Huber zieht die Fahrt- und Übernachtungskosten sowie die gezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgaben ab. Ihrem Auftraggeber stellt Huber eine Rechnung über 720 Euro zuzüglich 136,80 Euro Umsatzsteuer. Diesen Erstattungsbetrag verbucht Maria Huber als Betriebseinnahme.
Tipp: Da Sie die Reisekosten als Betriebsausgaben abziehen, sollten Sie sich bei Erstattung der Reiskosten durch den Auftraggeber die Originalrechnungen zu den Reisekosten in Ihren Buchhaltungsunterlagen aufbewahren. Dem Auftraggeber sollten nur Kopien zugesandt werden. dhz
Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv .