Mit Geschäftspartnern im Restaurant Bewirtungskosten: Wann ist das Essen eine Betriebsausgabe?

Wann kann das Essen mit Geschäftspartnern oder Kunden als Betriebsausgabe beim Finanzamt eingereicht werden? Was gilt, wenn die Beteiligten eng befreundet sind? Diese Übersicht zeigt, worauf es ankommt.

Restaurant, Gläser und Besteck auf Tischen
Bewirtungskosten lassen sich nur absetzen, wenn sie angemessen sind. - © borisimple - stock.adobe.com

Werden Geschäftsfreunde oder Kunden in einem Restaurant bewirtet, gelten eine Reihe von Steuerspielregeln für den Betriebsausgabenabzug. Ein wichtiger Baustein für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten ist der Bewirtungsbeleg. In einem aktuell veröffentlichen Urteil wird klargestellt, dass auch ein handschriftlicher Bewirtungsbeleg einen Betriebsausgabenabzug erlaubt.

Grundsätze zum Betriebsausgabenabzug für Bewirtungskosten

Ausgaben für die Bewirtung von Geschäftsfreunden und Kunden sind bei Unternehmern zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer erstattet das Finanzamt zu 100 Prozent. Voraussetzungen für den Abzug von Bewirtungskosten sind u.a.:

  • Es muss eine Rechnung vorliegen.
  • Auf diesem Bewirtungsbeleg oder in einer Anlage muss der Tag der Bewirtung, der Grund für die Bewirtung sowie die Teilnehmer der Bewirtung zu vermerken.
  • Bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro, muss der Gastwirt in der Rechnung den Namen des bewirtenden Unternehmers vermerken.

Praxis-Tipp: Zu 70 Prozent als Betriebsausgabe sind Bewirtungskosten nur dann abziehbar, wenn sie angemessen sind. Was angemessen ist, hängt natürlich individuellen Einzelfall ab. Lädt ein Handwerker in eine Bar ein und gibt mehrere tausend Euro für zwei Falschen Champagner aus, dürfte das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug versagen, weil die Kosten als unangemessen gelten.

Muss der Bewirtungsbeleg maschinell erstellt sein?

Darf das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug und die Vorsteuererstattung versagen, wenn ein Unternehmer einen handschriftlichen Bewirtungsbeleg vorlegt? Die Antwort des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg auf diese Frage lautet eindeutig "nein". (FG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 8. November 2022, Az. 16 K 11381/18). Es steht in keinem Gesetz und in keinen Verwaltungsanweisungen, dass Bewirtungsbelege stets maschinell erstellt worden sein müssen.

Praxis-Tipp: Sollte ein Sachbearbeiter oder ein Prüfer des Finanzamts den 70-prozentigen Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen mit dem Argument versagen, dass ein handschriftlicher Bewirtungsbeleg verboten ist, sollte dezent auf dieses aktuelle Urteil verwiesen werden.

Betriebsausgabenabzug für "Katerfrühstück" erlaubt?

In dem Urteilsfall stieß das Finanzamt bei Überprüfung der Bewirtungsbelege darauf, dass ein Unternehmer mit einem Geschäftspartner in einem Restaurant zu Abend gegessen und am nächsten Tag gefrühstückt hat. Auf eine Anfrage des Finanzamts antwortete der Unternehmer ehrlich, dass beim Abendessen sehr viel getrunken wurde und dass das Frühstück am nächsten Tag Folge des übermäßigen Konsums von Alkohol am Vorabend war. Hier wurde eine private Mitveranlassung der Bewirtung unterstellt. Folge: Versagung des Betriebsausgabenabzugs.

Praxis-Tipp: Auch hier zeigten sich die Richter des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg in Spendierlaune. Ihnen genügte es, dass die Bewirtung nachweislich auf geschäftlichem Anlass beruhte und dass keine Personen aus dem privaten Freundeskreis bewirtet wurden.

Was passiert, wenn der Geschäftspartner auch Freund ist?

Das Finanzamt stellte in dem Urteilsfall zudem fest, dass der bewirtete Geschäftspartner der Nachbar des Unternehmers war und unterstellte deshalb für die Bewirtung einen privaten Anlass. Der bewirtenden Unternehmer führte aus, dass es sich bei dem Bewirteten um einen Nachbarn und mittlerweile sogar um einen guten Freund handelt. Doch der Unternehmer konnte auch plausibel nachweisen, welche geschäftlichen Beziehungen mit diesem Freund bestanden und welche geschäftlichen Gründe für die Bewirtung führten.

Praxis-Tipp: Auch in diesem Punkt bekam der Unternehmer vor Gericht Recht. Das bedeutet im Klartext: Je plausibler die Begründing für die Bewirtung ausfällt, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass bei Bewirtung von Geschäftsfreunden und Kunden ein Betriebsausgabenabzug erlaubt ist, selbst wenn freundschaftliche Beziehungen bestehen.