Bei der Prüfung von Handwerksbetrieben ist es längst üblich, dass der Prüfer des Finanzamts bei Prüfungsbeginn eine Buchhaltungs-CD ausgehändigt bekommt. Der Bundesfinanzhof hat nun präzisiert, was der Finanzamtsprüfer mit der CD alles machen darf und was nicht.
Bei der Prüfung von Handwerksbetrieben bekommt der Prüfer des Finanzamts bei Prüfungsbeginn häufig eine Buchhaltungs-CD ausgehändigt, die er auf seinen Prüfer-Laptop lädt. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs darf der Prüfer des Finanzamts die Buchhaltungs-CD zwar in seinen Laptop einspielen und mit der Prüfsoftware IDEA auswerten. Doch die Daten der Buchhaltungs-CD dürfen nur noch in den Geschäftsräumen des Handwerksbetriebs oder im Finanzamt geprüft und verarbeitet werden.
Die Praxis sieht anders aus. Die Prüfer fahren mit ihrem Laptop samt Buchhaltungsdaten vieler Firmen zwischen Firma, Amt und zu Hause hin und her. Das ist eigentlich nicht zulässig (BFH, Urteil v. 16.12.2014, Az. VIII R 52/12). Sollte der Laptop gestohlen werden und der Diebstahl findet nicht in der Büroräumen des Handwerksbetriebs und nicht im Finanzamt statt, kann eine Schadensersatzforderung ans Finanzamt gerichtet werden, sollten die Daten in falsche Hände geraten.
Steuerrisiko auch bei E-Mails
Klar wird immer alles moderner. Dennoch sollten Sie auf Prüfungsanfragen des Finanzamts per Mail nicht mit einer Mail antworten. Denn E-Mails können an verschiedenen Punkten von Unberechtigten gelesen werden. Hier ist das Steuergeheimnis schnell verletzt. Deshalb empfiehlt sich bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt folgender Datentransfer:
- Informieren Sie den Prüfer, dass Sie nicht möchten, dass Anfragen und Interna der Firma per E-Mail versandt werden.
- Tauschen Sie die Daten mit dem Prüfer per USB-Stick, per Fax oder über ein spezielles Laufwerk auf einem Firmenrechner aus.
- Unterschreiben Sie keinen Haftungsausschluss, dass Sie auf die Wahrung des Steuergeheimnisses verzichten und deshalb einem E-Mail-Transfer zustimmen.
Tipp: Nach Beendigung muss der Prüfer die ausgehändigte Buchhaltungs-CD wieder an Sie zurückgeben. Die Buchhaltungs-CD bleibt nicht in den Handakten des Prüfers im Finanzamt.
Weitere Steuertipps gibt es im DHZ-Steuerarchiv.