Dass bei einer Betriebsprüfung Rechnungen, Verträge und Nachweise zu Betriebsausgaben vorgelegt werden müssen, ist klar. Auch, dass dem Prüfer des Finanzamts der digitale Zugriff auf die Buchungsdaten gewährt werden muss, hat sich herumgesprochen. Doch wie sollten selbständige Handwerker reagieren, wenn der Prüfer auf einmal auch den Zugriff auf E-Mails fordert? Ein aktuelles Urteil klärt auf.
Der Prüfer des Finanzamts kann grundsätzlich nur den Zugriff auf aufbewahrungspflichtige Unterlagen fordern. Was aufbewahrungspflichtig ist, kann dem Paragrafen 147 Abs. 1 Abgabenordnung entnommen werden.
Grundsätze zur Vorlagepflicht von E-Mails
Typischerweise sind danach folgende Unterlagen aufbewahrungspflichtig und es muss dem Prüfer des Finanzamts im Zweifel ein digitaler Zugriff gewährt werden:
- Buchungsbelege wie Ein- und Ausgangsrechnungen und Jahresabschlüsse sowie Jahresabschlussunterlagen.
- Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe.
Praxis-Tipp: Um die Ausgangsfrage, ob das Finanzamt Zugriff auf E-Mails des Handwerksbetriebs verlangen darf, aufzugreifen, ist Folgendes zu beachten: Zu den aufzubewahrenden Handels- und Geschäftsbriefen gehören auch E-Mails. Das hat der Bundesfinanzhof bereits vor Jahren klargestellt (BFH, Urteil v. 24.6.2009, Az. VIII R 80/06).
Grenzen bei der Vorlagepflicht von E-Mails
In einem aktuellen Urteilsfall ging das Finanzamt noch einen Schritt weiter und forderte den Betrieb auf, ein digitales Gesamtjournal zu allen ein- und ausgegangenen E-Mails zu erstellen.
Hintergrund: Aus diesem digitalen Gesamtjournal sollten mit Suchbegriffen die steuerlich relevanten E-Mails herausgefiltert werden. Doch der Betrieb hatte ein solches E-Mail-Gesamtjournal nicht und hätte es extra erstellen müssen. Deshalb wehrte sich der Betrieb und bekam beim Bundesfinanzhof Recht (BFH, Urteil v. 30.4.2025, Az. XI R 15/23).
Die BFH-Richter stellten klar, dass ein Betrieb weder ein Gesamtjournal zu den ein- und ausgegangenen betrieblichen E-Mails erstellen muss, noch dass er dem Finanzamt steuerlich nicht relevante Mails mit privaten Inhalten zur Verfügung stellen muss.
Verhaltensknigge zur Vorlagepflicht von E-Mails
Die beiden Urteile des Bundesfinanzhofs haben folgende Konsequenzen für Handwerksbetriebe, die unbedingt beachtet werden sollten.
- E-Mails sind aufbewahrungspflichtig. Insbesondere dann, wenn per E-Mail Rechnungen, Kostenvoranschläge oder Verträge verschickt oder empfangen werden.
- Privater, steuerlich nicht relevanter E-Mailverkehr muss dem Finanzamt nicht vorgelegt werden.
- Es muss kein digitales Gesamtjournal erstellt werden.
Praxis-Tipp: Wichtig ist, dass E-Mails für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Fordert das Finanzamt zu bestimmten Sachverhalten die E-Mails und der Inhaber des Handwerksbetriebs hat diese nicht aufbewahrt, ist das ein formeller Buchhaltungsmangel. Zusammen mit einem weiteren materiellen Buchhaltungsmangel kann das schlimmstenfalls zu Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn und somit zu Steuernachzahlungen führen.
Vorlagepflicht von E-Mails: Betrieb hat Erstqualifikationsrecht
Da kein Gesamtjournal für das Finanzamt über alle eingegangenen und ausgegangenen E-Mails erstellt werden muss, hat der Inhaber eines Handwerksbetriebs ein Erstqualifikationsrecht. Mit anderen Worten: Der selbständige Handwerker kann eigenständig entscheiden, welche E-Mails seiner Meinung nach steuerlich relevant sind und nur auf diese selektierten E-Mails muss dem Prüfer des Finanzamts letztendlich der digitale Zugriff gewährt werden.