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Insidertipps zur Betriebsprüfung Betriebsprüfung des Finanzamts: Diese fünf Tipps sollten Sie kennen

Längst sind die Zeiten vorbei, in denen ein kleiner und mittelständischer Handwerksbetrieb dauerhaft vom Finanzamt ungeprüft bestehen konnte. Kürzere Prüfungen, das Risikomanagementsystem der Finanzämter und viele unangekündigte Prüfungen unterstützen diesen Trend. Fünf Tipps, die Sie kenne und beherzigen sollten, wenn ein Prüfer vor der Tür steht.

1. Prüfer weiß mehr als man denkt

Die eigentliche Prüfung beginnt schon viel früher als Sie denken. Die Prüfer bereiten sich akribisch auf ihren Außendiensteinsatz vor. Da sie in der Regel in der Vergangenheit prüfen – also die Buchhaltung längst vergangener Jahre prüfen – suchen sie online gezielt nach Infos für diese Zeit. Hatte ein Handwerksbetrieb bereits in der Vergangenheit ein eigenes Online-Portal, wird sich der Prüfer die Entwicklung und gegebenenfalls die angebotenen Leistungen anschauen. Das funktioniert über das Online-Portal www.archive.org. Gibt der Prüfer in die "waybackmachine" die Internetadresse des Handwerksbetriebs ein, kann er eine Zeitreise machen und sich anschauen, was damals so online gestellt wurde.

Tipp: Wissenslücken bei Nachfragen des Prüfers helfen herzlich wenig, wenn bereits in der Vergangenheit ein Online-Portal vorhanden war.

2. Überraschungsbesuche angesagt

Die liebsten Besuche sind dem Prüfer im Finanzamt die, bei denen er unangekündigt vor der Türe stehen darf. Das ist im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau, einer Lohnsteuer-Nachschau und einer Kassen-Nachschau erlaubt. Den Unternehmen bleibt hier keine Zeit, sich auf den Besuch vorzubereiten und die Buchhaltung auf Vordermann zu bringen. Gerade bei solchen Nachschauen werden deutlich mehr steuerliche Mängel aufgedeckt als bei Monate vorher angekündigten Prüfungen. Die Häufigkeit solcher Nachschauen soll in Zukunft noch steigen. Wichtig: Unternehmer, sollten hier unbedingt ihren Steuerberater informieren und gegebenenfalls darum bitten, die Nachschau – dauert in der Regel nur wenige Stunden – vor Ort zu begleiten.

Tipp: Am besten mit dem Steuerberater vorab einen Notfallplan ausarbeiten, wie man sich bei einer Nachschau verhalten sollte.

3. Privatnutzung als Spielball

Haben Sie Fahrzeuge im Betrieb, ist das für die meisten Prüfer das Thema Nummer 1 bei ihren Überprüfungen. Denn für jedes Fahrzeug, für das kein Fahrtenbuch geführt wird, unterstellt der Prüfer eine Privatnutzung und erwartet die Versteuerung eines Privatanteils und die Umsatzsteuer darauf. Viele Unternehmer nutzen ihren Firmen-Pkw ausschließlich privat und versteuern die Privatnutzung nach der so genannten 1-Prozent-Regelung. Böse Überraschung bei Prüfungen: Die 1-Prozent-Regelung darf nur angewandt werden, wenn das Fahrzeug nachweislich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde. Falls nicht, schätzt das Finanzamt den zu versteuernden Privatnutzungsanteil mit 70 Prozent der Pkw-Kosten.

Tipp: Nachweise suchen, die dafürsprechen, dass das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde.

4. Fahrtenbuch

Ein No-go vor einer Betriebsprüfung ist, das geführte Fahrtenbuch neu zu schreiben, weil es sehr schmutzig ist und viele Ergänzungen enthält. Denn oftmals begehen Unternehmer dabei einen fatalen Fehler. Darum geht es: Der Unternehmer erwartet im März 2020 einen Prüfer des Finanzamts und möchte ihm ein sauberes Fahrtenbuch für die Jahre 2015 bis 2017 aushändigen. Er geht also im Februar in einen Schreibwarenladen, kauft sich ein Papierfahrtenbuch und macht sich an die Arbeit. Das Problem dabei: Er nutzt ein Papierfahrtenbuch, das in den Jahren 2015 bis 2017 noch gar nicht auf dem Markt war. Die Prüfer der Finanzämter wissen genau, wo sie hinschauen müssen, um zu erkennen, ob das Papierfahrtenbuch im Prüfungszeitraum bereits auf dem Markt war. Folge: Das Fahrtenbuch wird als unwirksam eingestuft und der Prüfer könnte eine Steuerhinterziehung unterstellen.

Tipp: Gerade ein schmutziges Fahrtenbuch, bei dem Aufzeichnungen mit verschiedenen Stiften geführt wurden, erweckt den Anschein, dass es zeitnah geführt wurde. Also auf keinen Fall schämen und nachschreiben.

5. Prüfungsgrund Risikomanagement

Viele Unternehmer fragen sich, warum gerade bei ihnen eine Prüfung des Finanzamts stattfinden soll. Ein Grund für den Besuch des Finanzamts kann das Risikomanagementsystem im Finanzamts ein, dass vor Jahren eingeführt wurde und seit letzten Jahr läuft. Der Finanzamtscomputer stuft dabei Unternehmer in bestimmte Risikoklassen ein. Wer häufig Fristen versäumt, angeblich Steuerbescheide per Post nicht bekommen hat oder bei dem in der Steuererklärung häufig Fehler zuungunsten des Finanzamts auftauchen, rutschen in einer hohe Risikoklasse. Irgendwann schlägt dieses Risikomanagementsystem Alarm und schlägt für den Betrieb eine Prüfung vor.

Tipp: Also künftig unbedingt darauf achten, die Steuertermine einzuhalten und keine Fehler beim Ausfüllen der Steuererklärung zu machen.

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