Gewinnmindernde Betriebsausgaben müssen dem Finanzamt nachgewiesen werden. Doch wie detailliert müssen Aufzeichnungen hierzu sein? Mit diesen Tipps sind Selbstständige bei Reisen, betrieblichen Fahrten & Co auf der sicheren Seite.
Möchte ein Selbstständiger für betriebliche Ausgaben einen gewinnmindernden Betriebsausgabenabzug, muss er im Zweifel auf Nachfrage des Finanzamts folgende Nachweise erbringen:
- Die Ausgaben sind durch den Betrieb veranlasst und keine Privatausgaben.
- Bei Ausgaben für Gegenstände muss der Unternehmer nachweisen, dass der Gegenstand tatsächlich zu mindestens zehn Prozent betrieblich genutzt wurde.
- Die Höhe der Ausgaben ist durch Rechnungen und gegebenenfalls durch Kontoauszüge nachzuweisen.
Praxis-Tipp: Selbstständige sind beim Betriebsausgabenabzug in der Beweislast. Schließlich mindern solche Ausgaben den zu versteuernden Gewinn. Aus diesem Grund bedeuten fehlende Aufzeichnungen und Belege negative steuerliche Konsequenzen.
Reisekosten als Betriebsausgaben abziehen
Häufiger Streitpunkt zwischen Finanzamt und Unternehmern sind Reisekosten in touristisch attraktive Urlaubsorte im In- und Ausland. Der Sachbearbeiter oder der Prüfer im Finanzamt wird hier in der Regel sehr kritische Fragen stellen. Denn es drängt sich der Verdacht auf, dass eine Privatreise auf Kosten des Finanzamts unternommen wurde. Dieser Verdacht erhärtet sich, wenn an der Reise auch der Ehegatte oder die Lebensgefährtin mit von der Partie war.
Damit das Finanzamt von der betrieblichen Veranlassung der Reisekosten überzeugt werden kann, empfehlen sich folgende Aufzeichnungen:
- Aufbewahrung Schriftverkehr mit Kunden oder Geschäftspartnern, die im Rahmen der Reise aufgesucht wurden.
- Ausführungen zum Verlauf der Reise in der Zeit von 8 bis 17 Uhr.
- Aufbewahrung von Visitenkarten der getroffenen Kunden und Geschäftspartner.
Praxis-Tipp: Das Finanzamt wird die Anreise- und Unterkunftskosten bei diesen Aufzeichnungen nur für die Tage kürzen, die rein privat genutzt wurden. Ohne Aufzeichnungen kann es passieren, dass das Finanzamt den kompletten Betriebsausgabenabzug versagt.
Fahrtkosten mit Privat- oder Firmenwagen
Bei Nutzung eines Fahrzeugs für den Betrieb gibt es verschiedene Aufzeichnungsempfehlungen, um steuerlich "möglichst günstig zu fahren":
- Nachweis der mindestens zehnprozentigen betrieblichen Nutzung im Jahr des Kaufs: Damit ein Fahrzeug dem betrieblichen Anlegevermögen eines Betriebs zugeordnet werden kann, müssen Aufzeichnungen geführt werden, dass der Pkw mindestens zu zehn Prozent für betriebliche Fahrten genutzt wurde. Am besten den Kilometerstand am Anfang und am Ende des Jahres und sämtliche betrieblichen Fahrten mit Grund der Fahrt, Fahrtroute und Fahrtstecke auszeichnen.
- Mehr als 50-prozentige betriebliche Nutzung: Wird kein Fahrtenbuch geführt, ermittelt das Finanzamt den zu versteuernden Anteil für die Privatnutzung eines Firmenwagens nach der Ein-Prozent-Regelung. Das funktioniert aber nur, wenn nachgewiesen werden kann, dass der Pkw zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde. Ohne ausführliche Aufzeichnungen kann das Finanzamt den zu versteuernden Privatanteil schätzen – in der Regel pauschale 70 Prozent.
Fazit: Sicherlich sind viele Selbstständige davon genervt, detaillierte Aufzeichnungen für das Finanzamt zu führen. Doch die Disziplin wird belohnt. Denn werden plausible Aufzeichnungen vorgelegt, ist das Finanzamt in der Beweislast, wenn es von diesen Aufzeichnungen zu Lasten eines Unternehmers abweichen möchte.