Dienstautos sind ein Dauerbrenner bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Was Sie beachten sollten – von Fahrtenbuch über Privatnutzung bis Umweltbonus.
1. Pkw-Leasing vom Ehegatten
Um zu verhindern, dass ein Firmenwagen bei finanzieller Schieflage des Handwerksbetriebs gepfändet werden könnte, gibt es zwei Möglichkeiten. Der selbstständige Handwerker nutzt seinen Privat-Pkw für betriebliche Fahrten. In diesem Fall kann er für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb 30 Cent für die ersten 20 Kilometer und 38 Cent ab dem 21. Entfernungskilometer (einfache Strecke) und pauschal 30 Cent für betriebliche Fahrten (Hin- und Rückfahrt) als Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen.
Alternative: Der Ehegatte erwirbt einen Pkw und vermietet diesen dem Handwerksbetrieb. Dadurch wird der Ehegatte selbst zum Unternehmer, profitiert also vom Vorsteuerabzug beim Kauf des Pkw. Natürlich muss er die Mieteinnahmen versteuern und Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen. In der Vergangenheit war unklar, ob diese Pkw-Vermietung eine umsatzsteuerlich anzuerkennende unternehmerische Tätigkeit darstellt. Die Antwort lautet "ja" (BFH, Az. V R 29/20). Welche Variante sich lohnt, kann ein Steuerberater in einer Vergleichsberechnung aufzeigen.
2. Pkw-Privatnutzung – nein danke
Befinden sich in einem Handwerksbetrieb mehrere Fahrzeuge und es werden keine Fahrtenbücher geführt, unterstellen die Prüfer des Finanzamts in der Regel, dass jedes Fahrzeug auch privat mitgenutzt wird. Nutzt ein Arbeitnehmer das Fahrzeug, muss er für unterstellte Privatfahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz einen geldwerten Vorteil versteuern. Nutzt der Inhaber oder ein Familienmitglied einen Firmenwagen, muss ein Privatnutzungsanteil dem Gewinn hinzugerechnet und Umsatzsteuer abgeführt werden. Doch mit der richtigen Argumentation kann der steuerpflichtige Privatanteil für ein Fahrzeug aus dem betrieblichen Fuhrpark vermieden werden. Das zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster (Az. 6 K 2688/19 E).
Darum ging es: Zum Haushalt eines Unternehmers gehörten zwei volljährige Kinder. Im Privatvermögen hatte die Familie zwei Kleinwagen, die in erster Linie die Kinder fuhren. Im Betrieb nutzte der Gartenbauunternehmer einen Wagen, den er einem Vorarbeiter zur Verfügung stellte sowie einen Ford Ranger. Fahrtenbücher führte niemand. Für die beiden ersten Fahrzeuge versteuerte er einen Privatanteil, für den Ford Ranger dagegen nicht. Begründung: Dieser stehe den 20 Mitarbeitern permanent als Zugmaschine zur Verfügung und eigene sich wegen der dauerhaften Verschmutzung nicht für private Fahrten.
Zudem konnte noch nachgewiesen werden, dass beim Umzug eines der beiden Kinder nicht der Ford Ranger, sondern ein gemieteter Transporter genutzt wurde. Das Finanzamt ging trotzdem davon aus, dass auch der Ford Ranger privat genutzt wird und forderte Steuern nach. Die Richter des Finanzgerichts Münster konnten jedoch davon überzeugt werden, dass der Ford Ranger entgegen des Anscheinsbeweises nicht privat mitgenutzt wurde. Das bedeutet im Klartext: Mit der richtigen Argumentation und Nachweisen kann für bestimmte Fahrzeuge des Betriebs eine unterstellte Privatnutzung wegdiskutiert werden. Wer keinen Stress mit dem Finanzamt möchte, muss ein Fahrtenbuch führen.
3. 1-Prozent-Regelung trotz wirksamem Fahrtenbuch
Darf ein Mitarbeiter einen Dienstwagen privat und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen, muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Der zu versteuernde Betrag kann entweder nach der Fahrtenbuchmethode oder nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt werden. Kommt das Finanzamt bei einer Lohnsteuerprüfung zu der Erkenntnis, dass das Fahrtenbuch Mängel aufweist und steuerlich unwirksam ist, kommt automatisch die 1-Prozent-Regelung zur Anwendung.
Doch es gibt noch eine Stolperfalle: Denn können die Gesamtkosten des Dienstwagens nicht mit Rechnungen belegt werden, kippt die Fahrtenbuchmethode. Das gilt selbst dann, wenn das Fahrtenbuch selbst keinerlei Mängel aufweist. In einem Fall des Bundesfinanzhofs tankten die Mitarbeiter ihren Dienstwagen in der firmeneigenen Tankstelle.
Das Problem: Es war nicht dokumentiert, wie viel Liter getankt wurde und wie viel das Benzin kostete. Deshalb ermittelte das Finanzamt die Treibstoffkosten für den geldwerten Vorteil anhand der durchschnittlichen Benzinpreise und des durchschnittlichen Verbrauchs des Dienstwagens. Die Fahrtenbücher waren einwandfrei. Trotzdem verwarf das Finanzamt die Fahrtenbuchmethode mangels Nachweis der Gesamtkosten und der geldwerte Vorteil musste anhand der 1-Prozent-Regelung ermittelt werden (BFH, Az. VI R 44/20).
4. Risiko: Weiterverkauf von Elektrofahrzeugen
Wer sich vor dem 1. Januar 2023 privat ein Elektrofahrzeug kaufte und dafür den Umweltbonus bekam, musste eine Haltedauer von mindestens sechs Monaten beachten. Danach konnte das private E-Auto wieder verkauft werden. Davon haben viele E-Auto-Besitzer Gebrauch gemacht und die Autos ins Ausland exportiert. Es stellt sich die Frage, ob der Gewinn aus dem Verkauf des privaten E-Autos einkommensteuerpflichtig ist.
Die Antwort: Könnte gut sein. Und zwar als privates Veräußerungsgeschäft nach § 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 Einkommensteuergesetz (EStG). Einkommensteuerpflichtig sind danach Gewinne aus dem Verkauf privater Gegenstände, die innerhalb eines Jahres nach dem Kauf wieder verkauft werden. Zwar heißt es in § 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG, dass Gegenstände des täglichen Gebrauchs ausgenommen sind (und dazu gehören Pkw). Eine Besteuerung könnte jedoch erfolgen, wenn eine vom Beginn an bestehende Verkaufsabsicht unterstellt wird. Für ab dem 1. Januar 2023 gekaufte E-Autos spielt diese Frage keine Rolle mehr, weil nun beim Umweltbonus eine zwölf- bis 24-monatige Haltedauer gilt.
5. Private Stromkosten für Elektro-Firmenwagen
Nutzt ein selbstständiger Handwerker einen Elektro-Firmenwagen oder ein Hybridelektrofahrzeug und tankt dieses immer zu Hause an der privaten Steckdose auf, dürfen dafür gewinnmindernde Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Unproblematisch ist die Ermittlung des Betriebsausgabenabzugs, wenn der Unternehmer zu Hause einen externen Stromzähler für das Betanken seines E-Autos hat. Dann kann er die Betriebsausgaben für den Ladevorgang exakt ermitteln. Da jedoch meist kein Stromzähler vorhanden ist, müssen sich Unternehmer mit – leider sehr niedrigen – Betriebsausgabenpauschalen zufriedengeben.
Ist im Betrieb zusätzlich eine Ladestation, darf der Unternehmer für den Privatstrom monatlich pauschale Betriebsausgaben von 30 Euro für Elektrofahrzeuge und 15 Euro monatlich für Hybridelektrofahrzeuge abziehen. Ohne Ladestation im Betrieb winken monatliche Pauschal-Betriebsausgaben in Höhe von 70/35 Euro (Elektro-/Hybridelektrofahrzeug). Diese Pauschbeträge stammen aus dem Jahr 2021 und sind nun angesichts der explodierten Strompreise natürlich zu niedrig.
6. Elektro-Dienstwagen: Aufladen in der Firma
Darf ein Arbeitnehmer einen Elektro-Dienstwagen auch privat und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen und der E-Pkw darf im Betrieb aufgeladen werden, stellt sich die Frage, ob dafür auch ein geldwerter Vorteil versteuert werden muss. Die Antwort lautet Nein. Das Stromtanken im Betrieb ist steuerfrei nach § 3 Nr. 46 EStG.
7. Neuregelung zu Familienheimfahrten
Mietet ein Arbeitnehmer am Beschäftigungsort aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung an (= Doppelte Haushaltsführung), darf er neben den Unterkunftskosten von 1.000 Euro pro Monat auch die Kosten für eine wöchentliche Familienheimfahrt steuerlich absetzen. Absetzbar ist die Entfernungspauschale von 30 Cent für die ersten 20 km und 38 Cent ab dem 21. Kilometer für die einfache Strecke.
Die gute Nachricht: Ist der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen daran gehindert, am Wochenende zur Familie nach Hause zu fahren, erkennt das Finanzamt neuerdings auch die Kosten für eine umgekehrte Familienfahrt an (R 9.11 Abs. 6 Nr. 2 Satz 3 LStR 2023).
Das bedeutet im Klartext: Setzt sich die Ehefrau ins Auto und besucht ihren Ehemann am Beschäftigungsort, weil dieser Rufbereitschaft hat, dürfen die Fahrtkosten der Ehefrau steuerlich abgesetzt werden. Ein Werbungskostenabzug für umgekehrte Familienheimfahrten kommt für Personen in Betracht, die mit dem Arbeitnehmer in der Hauptwohnung leben.
8. Steuerliche Behandlung des Umweltbonus
Erwirbt ein Unternehmer ein Elektrofahrzeug für seinen Betrieb und bekommt einen Umweltbonus, stellt sich die Frage, wie dieser steuerlich zu behandeln ist. Die Antwort: Unternehmer haben ein Wahlrecht.
Alternative 1: Der Unternehmer erfasst den Umweltbonus als Betriebseinnahme in seiner Gewinnermittlung. Dann darf der komplette Kaufpreis für das E-Auto ohne Abzug des Umweltbonus steuersparend abgeschrieben werden.
Alternative 2: Der Unternehmer erfasst der Umweltbonus nicht als Betriebseinnahme. In diesem Fall mindert der Umweltbonus den Kaufpreis und nur dieser niedrigere Wert darf abgeschrieben werden.
9. 20-prozentige Sonderabschreibung
Erwirbt ein selbstständiger Handwerker 2023 einen Pkw, kommt nur noch die lineare Abschreibung in Betracht. Die wegen der Corona-Krise wiedereingeführte degressive Abschreibung galt nur für Käufe bis 31. Dezember 2022. Lag der Gewinn des Vorjahres 2022 nicht über 200.000 Euro, winkt aber die 20-prozentige Sonderabschreibung nach § 7g Abs. 5 EStG.
10. Fahrtenbuch niemals nachschreiben
Meldet sich das Finanzamt zu einer Betriebsprüfung an, verfallen viele in Panik. Häufig werden Fahrtenbücher dann mit schöner Handschrift nachgeschrieben. Das sollte tabu sein, denn stellt der Prüfer fest, dass die Aufzeichnungen nachträglich erstellt werden, kippt die Wirksamkeit des Fahrtenbuchs.