Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – und das nicht erst, wenn das Bundesarbeitsministerium eine neue gesetzliche Grundlage dafür geschaffen hat. Noch ist es Arbeitgebern selbst überlassen, in welcher Form sie Arbeitszeiten erfassen. Welche Möglichkeiten es gibt – und welche davon rechtlich zu empfehlen und praktikabel für kleine Handwerksbetriebe sind.
Bisher bestand in Deutschland nur in den Branchen eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, in denen Schwarzarbeit weit verbreitet ist. Außerdem müssen Überstunden nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz schon lange notiert und vom Arbeitgeber bestätigt werden. Doch ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 veränderte die Rechtslage komplett. Darin stellten die Richter klar, dass die Forderung des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019, jeder Arbeitgeber müsse ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen, unmittelbar auch hierzulande schon jetzt gilt.
Arbeitszeiterfassung: Gesetzgeber macht noch keine Vorgaben zur Form
Zuvor hatte die deutsche Bundesregierung die EU-Gesetzgebung als Arbeitsauftrag angenommen, eine gesetzliche Grundlage für eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu schaffen. In den Jahren zuvor war Deutschland allerdings auf dem Weg hin zu einer stärkeren Flexibilisierung der Arbeitszeiten. Nun steht ein Umdenken an. Das Bundesarbeitsministerium (BMAS) arbeitet derzeit nach eigenen Angaben an einer Anpassung des Arbeitszeitgesetzes an die Rechtsprechung des BAG. Doch auch ohne diese besteht bereits heute eine Pflicht und Arbeitgeber müssen sich – spätestens jetzt – mit der Einführung eines Systems zu Arbeitszeiterfassung beschäftigten.
Bislang lässt der Gesetzgeber noch komplett offen, in welcher Form Arbeitszeiten erfasst werden müssen. Voraussichtlich mit der angekündigten gesetzlichen Anpassung in Deutschland kann es aber dazu kommen, dass es dafür Vorgaben gibt. Die entscheidende Frage wird sein, ob die Zeiterfassung zwingend digital erfolgen muss oder ob auch weiterhin prinzipiell der handgeschriebene Zettel ausreicht.
Arbeitszeiterfassung: Digital oder auf Papier?
Wer jetzt mit der Arbeitszeiterfassung startet, sollte deshalb genau überlegen, welche Form er wählt, damit sie auch lange rechtskonform bleibt. Nach Aussage von Marius Stäcker sind noch viele, vor allem kleine Handwerksbetriebe schlecht vorbereitet. Marius Stäcker ist Gründer des Unternehmens ToolTime, das Software für Handwerksbetriebe anbietet, unter anderem auch zur Arbeitszeiterfassung. Seiner Erfahrung nach sehen viele in den neuen Pflichten eine weitere bürokratische Belastung. "Aber man kann das auch als Chance nutzen. Wer die Zeiten erfasst, bekommt einen Überblick über tatsächlich Geleistetes. Man kann Mitarbeiter effizienter einsetzen und Projekte besser planen", sagt der Digitalisierungsexperte.
Selbstverständlich ist er als Software-Anbieter auch Fan der digitalen Zeiterfassung – und dabei davon, spezielle Handwerkerlösungen zu nutzen. Denn er betont, dass man die genannten Vorteile nur dann nutzen könne, wenn man die erfassten Zeiten auch auf einfache Weise statistisch auswerten kann. "Außerdem ist gefordert, dass das Zeiterfassungssystem fälschungssicher sein muss", sagt Marius Stäcker. Er zweifelt es an, ob damit beispielsweise eine Excel-Tabelle noch lange akzeptiert wird. Das gelte dann, wenn Arbeitnehmer dort ihre Zeiten eintragen und wenn eventuell mehrere Personen darauf Zugriff haben. "Ich sehe das als Grauzone an", sagt er. Stäcker kann sich vorstellen, dass zur gesetzlich akzeptierten Form der Arbeitszeiterfassung schon bald die ersten Fälle vor Gericht landen und dass dann Präzedenzfälle geschaffen werden. Geschehen kann das, solange der Gesetzgeber hierzu keine Festlegungen trifft.
Arbeitszeiterfassung in einheitlicher Form
Bislang ist das noch nicht geschehen. "Leider ist der Gesetzgeber mit Vorgaben sehr vage unterwegs", sagt dazu auch Viola Bischoff, Rechtsexpertin der Handwerkskammer Konstanz. Sie geht aber davon aus, dass das BMAS schon bald nachlegt und eine exaktere Regelung zur Arbeitszeiterfassung schafft. Die Rechtsberaterin rät Betrieben dazu, auf jeden Fall ein einheitliches Arbeitszeiterfassungssystem schaffen, so dass nicht jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin die Zeiten in anderer Form erfasst.
Grundsätzlich kann die Arbeitszeiterfassung auf einem Blatt Papier erfolgen, auf dem der Arbeitnehmer Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Pausenzeiten notiert. Außerdem muss der Name vermerkt sein und der Arbeitgeber sollte die Angaben kontrollieren. Wichtig ist dabei nach Aussage der Rechtsberaterin, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Arbeitszeiterfassung auf Plausibilität zu überprüfen. Dabei muss er auch das Arbeitszeitgesetz im Blick haben – etwa mit den darin vorgegebenen Ruhepausen, täglichen Höchstarbeitszeiten und Ausgleichszeiträumen. "Er muss die Arbeitszeiterfassung von jedem Mitarbeiter sicherstellen", sagt Viola Bischoff.
Arbeitszeiten digital erfassen: DSGVO beachten
Die gleichen Angaben können alternativ per Word oder Excel aufgeschrieben werden oder sie werden per Zeiterfassungsprogramm oder per Handy-App erfasst. Systemanbieter sogenannter digitaler Stechuhren oder auch Programmen, mit denen man die Arbeitszeiten über PC, Tablet oder Handy erfassen kann, gibt es zahlreiche. Doch eine passende Form pauschal für jeden Betrieb gibt es aus Sicht von Viola Bischoff nicht. Man müsse abwägen, was zum eigenen Arbeitsalltag passt. "Für Betriebe bei denen jeder Arbeitnehmer ein geschäftliches Smartphone hat, ist eine Zeiterfassungs-App sicher interessant. Mitarbeitende in stationären Werkstätten oder in Friseursalons können per Handzettel oder Stempeluhr die Arbeitszeit gut erfassen", sagt sie.
Trotz der hierbei noch bestehenden Freiheiten, gibt es für die Arbeitszeiterfassung Pflichten. So müssen alle Unterlagen dazu – ob manuell notiert oder digital erfasst – mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Die digitale Zeiterfassung muss außerdem DSGVO-konform sein. "Die Server, auf denen die Daten gespeichert werden, müssen entweder in Deutschland oder in der EU stehen, um dies sicher zu gewährleisten", erklärt Viola Bischoff. Außerdem rät sie: "Sofern der Arbeitgeber einen eigenen Server nutzt, sollte er auf redundante Speicherung achten, das heißt, es sollten zwei Sicherungen an zwei physisch unterschiedlichen Orten vorgehalten werden." Ein Cloudanbieter sollte dies automatisch gewährleisten.