Anzahlungen für vereinbarte Lieferungen oder sonstige Leistungen sind in der Handwerksbranche üblich. Trotzdem herrscht bei der Buchung von Anzahlungen oftmals große Unsicherheit. Mit diesen Buchungsvorlagen sind Betriebe auf der sicheren Seite.
Geleistete Anzahlungen und erhaltene Anzahlungen
Im unternehmerischen Alltag können Anzahlungen auf zwei Arten begegnen: Erhaltene Anzahlungen und geleistete Anzahlungen. Bei beiden Varianten gibt es Regelungen, die Betriebe in der Buchhaltung beachten müssen. In diesem Beitrag soll es darum gehen, worauf speziell bei der buchhalterischen Erfassung von erhaltenen Anzahlungen zu achten ist.
Erhaltene Anzahlungen sind Verbindlichkeiten
Vereinbaren Betriebe mit ihren Kunden vorab eine Anzahlung, die noch nicht (vollständig) erbracht wurde, spricht man von erhaltenen Anzahlungen. Buchhalterisch wird diese Leistungsverpflichtung über eine Verbindlichkeit auf der Passivseite der Bilanz deutlich gemacht.
Erhaltene Anzahlungen richtig buchen
Erhaltene Anzahlungen können handels- und steuerrechtlich auf verschiedene Weise gebucht werden. Die in der Praxis gängigste und übersichtlichste Methode ist die sogenannte Nettomethode. Hierbei wird die Anzahlung auf dem entsprechenden Anzahlungskonto (welches ein Verbindlichkeitskonto darstellt) mit dem Nettobetrag erfasst und die zugehörige vereinnahmte Umsatzsteuer auf dem jeweiligen Umsatzsteuerkonto als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt gebucht.
Umsatzsteuer wird bei Vereinnahmung vorab fällig
Die Umsatzsteuer stellt sofort bei Vereinnahmung eine Schuld an das Finanzamt dar. Dies gilt auch, wenn Betriebe sogenannte Sollbesteuerer sind. Sollbesteuerer zahlen grundsätzlich die Umsatzsteuer erst mit Ausführung der Leistung an das Finanzamt. Eine Ausnahme von diesem Prinzip stellt die Mindest-Ist-Besteuerung dar, die im Falle der erhaltenen Anzahlungen gilt. Das heißt, bei erhaltenen Anzahlungen ist die Umsatzsteuer bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung an das Finanzamt abzuführen und zwar in dem Voranmeldungszeitraum, in dem der Betrieb die Anzahlung erhalten hat. Dies gilt unabhängig davon, ob der Betrieb bereits einen Teil seiner Leistung erbracht hat oder es sich auch nur um eine reine Vorauszahlung des Kunden ohne Leistungserbringung von Seiten des Betriebs handelt.
Buchungsbeispiel
Kunde A hat im März 2023 eine Anzahlung in Höhe von 5.000 Euro zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer (950 Euro) also 5.950 Euro überwiesen. Die Leistung wird voraussichtlich im Oktober 2023 vollständig erbracht sein.
Buchungen mit Konten des Standardkontenrahmens SKR 04:
Buchung des Zahlungseingangs Anzahlung
1. 1800 Bank an 3272 Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt 5.950 €
Konto 3272 ist ein buchhalterisches Automatikkonto, das die Umsatzsteuer aus dem gebuchten Bruttobetrag automatisch herausrechnet, sodass auf dem Konto nur der Nettobetrag 5.000 Euro als Verbindlichkeit verbleibt.
Einbuchung der gesamten Forderung gegenüber dem Kunden
Mit Fertigstellung der Leistung schickt der Betrieb seinem Kunden die Schlussrechnung über 15.000 Euro netto zzgl. 19 Prozent Umsatzsteuer in Höhe von 2.850 Euro – gesamt also 17.850 Euro. Diese muss der Betrieb in der Buchhaltung als Forderung verbuchen
2. 1210 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent an 4400 Umsatzerlöse 19 % 17.850 €.
Auch bei Konto 4400 handelt es sich um ein Automatikkonto, das die Umsatzsteuer automatisch aus dem Bruttobetrag herausrechnet und dem zugehörigen Umsatzsteuerkonto in der Buchhaltung zuweist, sodass auf Konto 4400 nur der Nettoerlös von 15.000 Euro verbleibt.
Darstellung auf den Konten
| Konto 1800: Bank | Soll | Haben |
| 1. | 5.950 € | |
| Konto 3272: Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt | Soll | Haben |
| 1. | 5.000 € | |
| Konto 3806: Umsatzsteuer 19 % | Soll | Haben |
| 1. | 950 € | |
| 2. | 2.850 € |
| Konto 4400: Umsatzerlöse 19 % | Soll | Haben |
| 2. | 15.000 € |
| Konto 1210: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent | Soll | Haben |
| 2. | 17.850 € |
Die Umsatzsteuer auf dem Konto 3806 muss nun zusammen mit der Anzahlungsbuchung korrigiert werden, da sich ja nun auf Konto 3806 sowohl die Umsatzsteuer aus der Anzahlung als auch die Umsatzsteuer aus der gesamten Schlussrechnung befindet. Ebenso hat der Handwerksbetrieb als Forderung die gesamte Nettoschlussrechnung eingebucht und bisher noch nicht auf dem Forderungskonto berücksichtigt, dass der Kunde ja bereits eine Anzahlung von 5.000 Euro netto geleistet hat.
Korrektur der Anzahlungsleistung und der offenen Forderung
3. 3272 Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt an 1210 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent 5.950 €.
| Konto 3272: Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt | Soll | Haben |
| 1. | 5.000 € | |
| 3. | 5.000 € |
| Konto 1210: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent | Soll | Haben |
| 2. | 17.850 € | |
| 3. | 5.950 € |
| Konto 3806: Umsatzsteuer 19 % | Soll | Haben |
| 1. | 950 € | |
| 2. | 2.850 € | |
| 3. | 950 € |
Vorsicht Falle: Schlussrechnung
Sobald eine Schlussrechnung zu einer Leistung erstellt wird, zu der bereits eine Anzahlungsrechnung gestellt wurde, ist äußerste Vorsicht geboten: Die Anzahlungsrechnung darf nicht lediglich mit dem Bruttobetrag von der Endsumme abgezogen werden.
In einer korrekten Schlussrechnung muss die Anzahlungsrechnung aufgesplittet in ihren Nettobetrag und die zugehörige Umsatzsteuer aufgeführt werden. Ansonsten schuldet der Betrieb nämlich die Umsatzsteuer doppelt.
Beispiel für Schlussrechnung
| Netto | Umsatzsteuer | Brutto | |
| Leistung gesamt | 15.000 € | 2.850 € | 17.850 € |
| Anzahlung vom … | -5.000 € | -950 € | -5.950 € |
| Restsumme | 10.000 € | 1.900 € | 11.900 € |
Zum Schluss erfolgt dann die Ausbuchung der Forderung, wenn der Kunde bezahlt, z. B. per Überweisung auf das Bankkonto des Betriebs:
1800 Bank an 1210 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent 11.900 €