Meldet sich das Finanzamt zur Betriebsprüfung an, werfen die Prüfer in der Regel einen genauen Blick auf geltend gemachte Betriebsausgaben. Dazu möchte der Prüfer die Rechnungen einsehen, die zu den gewinnmindernden Betriebsausgaben geführt haben. Liegen diese nicht vor, drohen Probleme.
Finanzamt darf "Unsicherheitsabschlag" vornehmen
In einem Urteilsfall konnte ein Unternehmer zahlreiche Rechnungen zu Betriebsausgaben nicht vorlegen. Der Prüfer des Finanzamts fackelte nicht lange und ließ 15 Prozent der Betriebsausgaben nicht zum Abzug zu. Dagegen wehrte sich der Unternehmer vor Gericht. Doch die Richter des Bundesfinanzhofs bestätigten, dass ein Sicherheitszuschlag von 15 Prozent angemessen – eher moderat – ist.
Verhaltensknigge für Unternehmer
Sollten angeforderte Rechnungen zu Betriebsausgaben tatsächlich nicht auffindbar sein, empfiehlt sich zur Vermeidung der Kürzung des Betriebsausgabenabzugs folgende Vorgehensweise:
- Wurden die Zahlungen für die fehlenden Rechnungen vom Bankkonto abgebucht, sollte dem Finanzamt der Kontoauszug vorgelegt werden.
- Haken Sie beim Rechnungsaussteller nach und bitten Sie um Übermittlung einer Kopie der nicht auffindbaren Rechnung.
- Weigert sich ein Rechnungsaussteller, eine Kopie der verlorenen Rechnung zu schicken, bitten Sie das Finanzamt um ein Auskunftsersuchen bei dem Rechnungsaussteller. Dem Finanzamt wird der Rechnungsaussteller sicherlich eine Kopie aushändigen.
Steuertipp: Auch die Benennung von Zeugen (z. B. Mitarbeiter der Buchhaltung) kann dabei helfen, die Kürzung des Betriebsausgabenabzugs auf ein Minimum zu reduzieren. Sind Belege nicht auffindbar, sollte dem Finanzamt zudem auf einem Extra-Zettel ausführlich erläutert werden, wofür die Ausgaben an wen getätigt wurden. Auch das kann helfen, eine pauschale Betriebsausgabenkürzung zu vermeiden. dhz