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Anrufbeantworter richtig nutzen Anrufbeantworter: So gelingt die professionelle Ansage

Egal ob in der Urlaubszeit oder in stressigen Arbeitsphasen: Damit Betriebe immer für ihre Kunden erreichbar sind, ist ein Anrufbeantworter sinnvoll. Wer eine professionelle Ansage am Telefon haben möchte, sollte einige Punkte berücksichtigen. Welche Floskeln sie weglassen sollten und wie sie den Text am besten üben.

Wenn ein Anrufer seinen Gesprächspartner nicht erreicht, ist das schlimm. Wenn man ihn dann aber auch noch sinnlos lange "klingeln" lässt und keine Information hinterlässt, ist das eine Katastrophe, die schon manches Mal zum Kundenverlust geführt hat. Da hilft der Anrufbeantworter, der aber auch überlegt eingesetzt werden sollte. Tipps und Tricks, mit denen Ihr Anrufbeantworter den Kunden zufrieden stellt.

Ansage auf dem Anrufbeantworter muss aktuell sein

Es ist ja so einfach: Ein Knopfdruck und der Anrufbeantworter ist aktiviert. Doch der Kunde wird schon sehr überrascht sein, wenn er kurz vor Ostern hört, dass man sich gerade im Weihnachtsurlaub befindet. Solche persönlichen Hinweise auf dem Anrufbeantworter sind durchaus angebracht, schaffen sie doch eine gewisse Nähe zum Kunden. Doch "verstaubte Informationen" werfen ein schlechtes Licht auf die Professionalität Ihres Unternehmens. Darum: Bevor Sie Ihren Anrufbeantworter einschalten, sollten Sie die darauf gespeicherte Ansage kontrollieren.

Anrufbeantworter sofort starten

Mit Hilfe des Anrufbeantworters können Sie dem Kunden natürlich keine direkte Hilfe liefern. Darum ist es wichtig, ihm nicht auch noch unnötig Zeit zu stehlen. So muss es nicht erst mehrere Male bei Ihnen "klingeln" bis die Bandansage startet (wie oft das Anrufzeichen ertönt, bevor die Ansage startet, kann man einstellen). Die Ansage sollte gleich nach dem ersten Zeichen starten.

Verzichten Sie auch auf Musik zu Beginn Ihrer Ansage. Wenn Sie erreichbar sind, ertönt auch keine Fanfare, bevor Sie das Gespräch beginnen. Auf Musik sollte sowieso insgesamt verzichtet werden. Sie ist in den meisten Fällen – auch als Hintergrundmusik – störend.

Noch schlimmer als Musik ist der Versuch mancher Unternehmen, den Anrufbeantworter auch noch für Werbung zu missbrauchen. Ein Kunde, der eine Information erwartet, wird dadurch nur verärgert.

Das sollten Sie bei der Ansage auf dem Anrufbeantworter beachten

Ihre Ansage sollte klar, informativ aber auch freundlich sein. Bauen Sie sie nach folgendem Schema auf:

  1. Begrüßung: Melden Sie sich wie gewohnt, also wie Sie sich auch bei jedem anderen Telefonat melden.
  2. Kurze Information, ab wann Sie wieder erreichbar sind. Hier kann auch ein kleiner persönlicher Hinweis einfließen. Etwa: "Derzeit befinde ich mich im Sommerurlaub auf Gran Canaria. Ab xxx bin ich wieder für Sie persönlich erreichbar.
  3. Alternativen: Ist eine Vertretung vorhanden, sollte das Telefon dorthin umgestellt werden. Falls dies nicht geht, kurze Angabe, wie man diese erreicht: "Herr/Frau XYZ wird Ihnen in der Zwischenzeit gerne weiterhelfen. Sie erreichen sie/ihn unter …" Ihre eigene Mailadresse brauchen Sie nicht angeben, die wird Ihr Kunde bestimmt kennen.
  4. Hinweis auf Band: Da nicht alle Anrufbeantworter eine Aufnahmefunktion haben, gehört der Hinweis "Sie können mir aber auch eine Nachricht auf Band hinterlassen." auch zu den Alternativen, die Sie anbieten. Verzichten Sie aber auf den Hinweis, dass der Anrufer erst nach einem Signalton seine Mitteilung loswerden kann – dies ist allgemein bekannt.
  5. Ende: Verabschieden Sie sich von dem Kunden mit einem kurzen Dank für den Anruf und einem netten Gruß: "Danke für Ihren Anruf – ich freue mich schon darauf, ab (Datum) wieder für Sie da zu sein – auf Wiederhören."

Wichtig: Vermeiden Sie auf jeden Fall Zusagen. Häufig hört man Sätze, wie "nach meiner Rückkehr werde ich mich sofort um Ihre Angelegenheit kümmern". Das ist ein Versprechen, das Sie in den meisten Fällen nicht einhalten können. Deshalb vermeiden Sie diese Floskel.

Wer spricht die Ansage?

Hat der Kunde Ihre Durchwahl gewählt, sollten Sie die Ansage auch selbst sprechen. Geht der Anruf in der Zentrale ein, sollte ein Mitarbeiter mit einer möglichst klaren Stimme sprechen. Klar heißt übrigens nicht, dass ein hundertprozentiges Hochdeutsch gewährleistet sein muss. Ein Akzent wird von den meisten Personen als etwas sehr menschlich-sympathisches empfunden. Natürlich sollte das Band nicht mit einem so starken Dialekt besprochen werden, dass Anrufer nur die Hälfte oder noch weniger versteht.

So bereiten Sie Ihre Ansage auf dem Anrufbeantworter vor

Sprechen Sie nicht direkt aufs Band. Schreiben Sie sich den Ansage-Text erst einmal vor und lesen Sie ihn dann einer anderen Person vor. Am besten, Sie rufen die Person an und lesen den Text am Telefon. Dann kann man Ihnen auch sagen, wie das Gesprochene wirkt und Sie können eventuell notwendige Änderungen vornehmen. Steht der Text, sorgen Sie dafür, dass Sie während der Aufnahme absolute Ruhe haben. Dann sprechen Sie den Text möglichst ohne Unterbrechungen auf Band.

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