Wer Ehepartner oder Angehörige in seinem Handwerksbetrieb anstellt, hat Vorteile, muss aber auch mit kritischen Fragen des Finanzamts rechnen. Lesen Sie hier 15 Steuertipps zur Anstellung von Ehegatten und Familienangehörigen.
1. Nichtsteuerliche Vorteile
Wird der Ehegatte eines Unternehmers oder einer Unternehmerin im eigenen Betrieb angestellt, hat das zahlreiche nichtsteuerliche Vorteile. Wichtigster Vorteil: Das bezahlte Gehalt bleibt in der Familie. Weiterer Pluspunkt eines Ehegatten-Arbeitsverhältnisses ist, dass der angestellte Ehepartner für seine gesetzliche Rente oder für eine Betriebsrente ansparen kann. Im Gegensatz zu fremden Personal ist der Ehepartner in der Regel zeitlich flexibler einsetzbar. Ein weiterer Vorteil ist sicherlich auch, dass ein Familienmitglied bedingungslos loyal ist, wenn es um das Familienunternehmen geht.
2. Steuerliche Vorteile
Die steuerlichen Vorteile eines Ehegatten-Arbeitsverhältnisses sind auch nicht ohne. Sämtliche Gehaltszahlungen sind grundsätzlich in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar. Dadurch mindern sich der Gewinn und das zu versteuernde Einkommen und am Ende müssen weniger Steuern ans Finanzamt abgeführt werden. Dem angestellten Ehegatten dürfen wie jedem anderen fremden Mitarbeiter auch, steuerfreie Gehaltsextras wie Firmen-Smartphone, Inflationsausgleichsprämie oder Zuzahlungen zum Kindergartenplatz (der eigenen Kinder) zugewendet werden.
3. Kritisches Finanzamt
Wer seinen Ehepartner in seinem Handwerksbetrieb anstellt, egal ob als Minijobber oder als Teilzeit- beziehungsweise Vollzeitkraft, der muss eines wissen: Bekommt das Finanzamt Wind davon, sind kritische Nachfragen meist programmiert. Denn bei Vertragsverhältnissen zwischen Ehepartnern unterstellen die Sachbearbeiter und Prüfer des Finanzamts gerne, dass das Vertragsverhältnis nur auf dem Papier besteht und nur zu Steuersparzwecken dient. Deshalb prüft das Finanzamt in drei Schritten, ob das Ehegatten-Arbeitsverhältnis steuerlich wirksam ist.
4. Folgen der Unwirksamkeit
Bevor die hier Drei-Schritt-Prüfung des Finanzamts bei einem Ehegatten-Arbeitsverhältnis vorgestellt wird, zunächst die steuerlichen Folgen, sollte das Finanzamt zu der Erkenntnis kommen, dass ein steuerlich unwirksames Arbeitsverhältnis vorliegt. Bei Handwerksbetrieben in der Rechtsform eines Einzelunternehmens oder einer Personengesellschaft würde das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug für die vermeintlichen Lohnzahlungen und Gehaltsextras nicht anerkennen. Bei Handwerksbetrieben in der Rechtsform einer GmbH oder einer AG würde das Finanzamt bei Nichtanerkennung des Ehegatten-Arbeitsverhältnisses eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellen. Das bedeutet: Das zu versteuernde Einkommen der GmbH oder AG wird um die vermeintlichen Gehaltszahlungen und Gehaltsextras erhöht und der GmbH-Gesellschafter-Ehegatte muss in Höhe der verdeckten Gewinnausschüttung Kapitalerträge versteuern.
5. Spielregeln einhalten
Diese steuerlichen Folgen bei Nichtanerkennung eines Ehegatten-Arbeitsverhältnisses sollten unbedingt vermieden werden. Dafür müssen aber ein paar wichtige Steuer-Spielregeln beachtet werden. Das Arbeitsverhältnis muss ernsthaft vereinbart werden. Die vertraglichen Vereinbarungen sollten eins zu eins umgesetzt und eingehalten werden. Die im Arbeitsvertrag geregelten Vereinbarungen müssen fremdüblich sein, also den Vereinbarungen entsprechen, die der Arbeitgeber-Ehegatte mit seinen anderen nichtfamilienzugehörigen Mitarbeitern im Arbeitsvertrag fixiert hat. Hört sich einfach an, diese drei Steuer-Spielregeln einzuhalten, ist in der Praxis aber leider fehleranfälliger als gedacht.
6. Prüfungsschritt I: Ernsthafte Vereinbarung
Im ersten Prüfungsschritt schaut sich das Finanzamt an, ob die Mitarbeit des Ehegatten ernsthaft vereinbart ist. Erstes Indiz dafür ist der schriftliche Arbeitsvertrag. Zwar kann der Arbeitsvertrag auch mündlich abgeschlossen werden, das ist jedoch in der Praxis unüblich. Denn mit nichtfamilienzugehörigen Beschäftigten wird sicherlich in 100 Prozent der Fälle ein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegen. In der Praxis empfiehlt es sich, dass der Ehegatten denselben Arbeitsvertrag wie alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschreibt. Ist der angestellte Ehegatte der einzige Mitarbeiter im Handwerksbetrieb, sollte ein standardisierter Arbeitsvertrag abgeschlossen werden.
7. Prüfungsschritt II: Tatsächliche Durchführung
Im zweiten Prüfungsschritt wird das Finanzamt prüfen, ob das im Arbeitsvertrag Vereinbarte in der Praxis tatsächlich umgesetzt wird. Neben der pünktlichen Auszahlung des monatlichen Gehalts auf ein Konto des angestellten Ehegatten interessiert sich das Finanzamt natürlich dafür, ob der angestellte Ehegatte tatsächlich mitarbeitet. Um die Zweifel des Finanzamts zu zerstreuen, was die Mitarbeit des angestellten Ehegatten betrifft, empfiehlt es sich, Aufzeichnungen zu führen, an welchen Tagen der Ehegatten zu welchen Zeiten welche Arbeiten erledigt hat.
8. Drohende Probleme mit dem Finanzamt
Typische Fälle aus der Praxis: Das Gehalt wird nur sporadisch ausgezahlt, einmal für drei Monate, einmal für zwei Wochen. Folge: Arbeitsverhältnis steuerlich unwirksam. Oder das Gehalt wird auf ein Konto des "Arbeitgeber-Ehegatten" bezahlt und nicht auf ein Konto des angestellten Ehegatten. Folge: Arbeitsverhältnis steuerlich unwirksam. Oder ist der Ehemann im Handwerksbetrieb der Ehefrau angestellt und der Prüfer des Finanzamts bittet ihn um Vorlage bestimmter Unterlagen. Der Ehemann weiß aber nicht, wo sich diese befinden, obwohl die Bearbeitung eigentlich in seinen Aufgabenbereich fällt. Folge: Arbeitsverhältnis unwirksam, weil tatsächliche Mitarbeit wohl nicht besteht.
9. Prüfungsschritt III: Fremdübliche Vereinbarungen
Selbst wenn ein selbstständiger Handwerker die Prüfungsschritte I und II unbeschadet überstanden hat, kann der nächste Prüfungsschritt das steuerliche Aus für das Ehegatten-Arbeitsverhältnis bedeuten oder zumindest ein Betriebsausgabenabzugsverbot für einen Teil der Gehaltszahlungen an den Ehegatten. Es geht um die Prüfung, ob die Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber-Ehegatten und dem angestellten Ehegatten fremdüblich sind. Das bedeutet im Klartext: Bekommt der angestellte Ehemann oder die angestellte Ehefrau eine Extrawurst im Vergleich zu den anderen Beschäftigten, die vergleichbare Tätigkeiten verrichten, kann das zur Fremdunüblichkeit des Ehegatten-Arbeitsverhältnisses führen.
10. Verhängnisvolle Gehaltszahlung
Arbeitet der angestellte Ehegatte beispielsweise als Minijobber im Büro mit einer Vollzeitkraft und dem angestellten Ehegatten wird als Minijobber eine steuerfreie Inflationsausgleichsprämie in Höhe von 3.000 Euro zugewendet und die Vollzeitkraft bekommt diese freiwillige Zuwendung nicht, ist das in den Augen des Finanzamts fremdunüblich. Das Finanzamt wird hier aber nicht gleich das Ehegatten-Arbeitsverhältnis verwerfen, sondern es wird die fremdunüblichen Zahlungen an den Ehegatten nicht als Betriebsausgaben zum Abzug zulassen. Problematisch auch: Der Ehegatte wird als Minijobber angestellt und bekommt statt Gehalt einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt. Eher fremdunüblich. Oder der Ehegatte ist angestellt und verdient 20 Euro in der Stunde, ein Angestellter, der schon längere Zeit im Betrieb arbeitet, bekommt für dieselbe Tätigkeit nur 13 Euro. Auch hier besteht nach Ansicht des Finanzamts Redebedarf.
11. Ehegatte einziger Angestellter?
Ist der Ehegatte der einzige Angestellte im Handwerksbetrieb, nimmt das Finanzamt im dritten Prüfungsschritt einen externen Vergleich vor. Das bedeutet: Der Prüfer des Finanzamts schaut, ob ein Arbeitnehmer eines anderen Handwerksbetriebs für dieselbe Arbeit genau so viel verdient wie der angestellte Ehepartner. Um auf Nummer Sicher zu gehen, dass die Gehaltszahlung an den Ehegatten nicht überzogen ist, kann bei den Handwerksorganisationen das Durchschnittsgehalt für bestimmte Tätigkeiten erfragt werden. Halten sich Handwerksunternehmer daran, ist sie steuerlich auf der sicheren Seite.
12. Minijob-Arbeitsverhältnis beliebt
Die Anstellung des Ehegatten im Handwerksbetrieb als Minijobber ist in der Praxis besonders beliebt. Denn die Gehaltszahlungen von bis zu 520 Euro im Monat plus der Pauschalabgaben an die Minijobzentrale sind als steuersparende Betriebsausgaben vom Gewinn abziehbar. Und der Ehegatte muss das verdiente Minijob-Gehalt in der gemeinsamen Einkommensteuererklärung nicht mehr extra versteuern. Die Steuer hat bereits der Arbeitgeber mit pauschal zwei Prozent übernommen.
13. Gerechte Gehaltsextras
Sollen dem Ehegatten steuerfreie Gehaltsextras zugewendet werden, stimmt das Finanzamt beim Betriebsausgabenabzug in der Regel nur zu, wenn auch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Handwerksbetriebs solche steuerfreien Gehaltextras zugewendet bekommen. Ist der angestellte Ehegatte der einzige, der beim Gehalt Extrawürste bekommt, deutet das auf fremdübliche Zahlungen hin.
14. Eingetragene Lebenspartnerschaft
Die strengen Überprüfungen von Arbeitsverhältnissen zwischen Ehegatten gelten auch, wenn Partner einer eingetragenen Lebenspartnerschaft einen Arbeitsvertrag miteinander abschließen (§ 2 Abs. 8 Einkommensteuergesetz (EStG)).
15. Anstellung von Kinder, Eltern & Co.
Auch die Anstellung von Kindern, Eltern und anderen Familienmitgliedern weckt beim Finanzamt Misstrauen und führt zur strengen Überprüfung von Arbeitsverhältnissen. Die Prüfungsschritte sind identisch mit den Prüfungsschritten bei Ehegatten-Arbeitsverhältnissen.