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Arbeitsrecht zur Abmahnung Abmahnung: Wann wird sie aus der Personalakte entfernt?

Kein Mitarbeiter ist begeistert, wenn er eine Abmahnung erhält. Doch sie muss dort nicht für immer stehen. Wann eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden kann. Das sollten Arbeitgeber und Arbeitsnehmer wissen.

Kann eine Abmahnung ungültig werden?

Häufig hört man das Argument, dass eine Abmahnung nach zwei Jahren ungültig würde und deshalb aus der Personalakte verschwinden müsse. Doch eine gerechtfertigte Abmahnung verliert nach dem Gesetz grundsätzlich nie ihre Gültigkeit. Hat der Mitarbeiter jedoch sein Verhalten geändert und ist es zu keinen neuen Verfehlungen gekommen, verliert die Abmahnung insofern an Wirkung, als sie für eine Kündigung nicht mehr herangezogen werden kann. (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.07.2012 – Aktenzeichen 2 AZR 782/11). Damit wird sie aber nicht ungültig und kann deshalb auch weiter in der Personalakte verbleiben. Sollte sich ein Mitarbeiter nichts mehr zuschulden kommen lassen, hat er allerdings gute Chancen, nach zwei Jahren eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte gerichtlich durchzusetzen. Eine Entfernung aus der Akte wäre dann denkbar, wenn kein Interesse an einer weiteren Aufbewahrung von Seiten des Arbeitgebers besteht.

Kann eine ungerechtfertigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Ist eine Abmahnung nicht gerechtfertigt, muss diese aus der Personalakte entfernt werden, wenn dies der Mitarbeiter verlangt. Aus der Abmahnung muss klar hervorgehen, welches Verhalten des Arbeitnehmers abgemahnt wird. Werden mehrere unterschiedliche Tatbestände abgemahnt, müssen diese einzeln aufgeführt und spezifiziert werden. Außerdem müssen etwaige Sanktionen, die im Wiederholungsfall greifen, konkret benannt werden. Ob das Fehlverhalten des Mitarbeiters eine Abmahnung rechtfertigt, entscheidet der Arbeitgeber. Ob seine Entscheidung einer rechtlichen Prüfung standhält, hängt vom Einzelfall ab.

Wichtig: Wird eine Abmahnung aus formellen Gründen verworfen und aus der Personalakte entfernt, kann der Arbeitnehmer nicht davon ausgehen, dass der Ar­beit­ge­ber in dem ab­ge­mahn­ten Ver­hal­ten keinen Grund mehr für ei­ne Kündi­gung ­sieht. (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.02.2009 – Aktenzeichen 2 AZR 603/07). Was „formelle Gründe“ sind, ist gesetzlich nicht definiert.  

Rechtswidrig ist die Abmahnung auf jeden Fall, wenn die angeführten Tatsachen nicht der Wahrheit entsprechen, der Inhalt nicht eindeutig ist oder der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt wird.

Wann kann eine gerechtfertigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Wie bereits erwähnt, wird eine gerechtfertigte Abmahnung grundsätzlich nicht nach einem bestimmten Zeitraum hinfällig und muss deshalb auch nicht aus der Personalakte entfernt werden. Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.07.2012 stellt allerdings fest, dass man sich auf eine zwei bis drei Jahre alte Abmahnung bei einer verhaltensbedingten Kündigung nicht mehr beziehen kann.

Die Abmahnung kann aber in anderer Hinsicht von Bedeutung sein. Beispielsweise, wenn eine Position in der Firma neu besetzt werden soll oder die Versetzung von Mitarbeitern in andere Filialen anstehen.

Ob die Abmahnung nach einem längeren Zeitraum (zwei bis drei Jahre) aus der Personalakte verschwinden muss, wird von den Gerichten individuell entschieden. Dabei spielen die folgenden Faktoren meist eine entscheidende Rolle:

  • Die Art des abgemahnten Verstoßes. Je schwerer das abgemahnte Vergehen, umso länger wird der Zeitraum sein, bei dem die Gerichte der Aufbewahrung zustimmen.
  • Das Verhalten des Mitarbeiters nach der Abmahnung. Hat er sich danach nichts mehr zu Schulden kommen lassen, wird das Gericht einer Entnahme aus der Personalakte zustimmen, als in Fällen, bei denen erneute Abmahnungen – auch wegen anderer Vorkommnisse – erfolgten.

Tipp: Um rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber Abmahnungen, die älter als zwei Jahre sind, überprüfen und aus der Akte entfernen, wenn Sie sie für nicht mehr relevant erachten.

Wann kann eine Abmahnung nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses entfernt werden?

Während dem bestehenden Arbeitsverhältnis hat der Mitarbeiter den Anspruch, dass eine zu Unrecht erteilte Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Dieser Anspruch ist aber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht unbedingt gegeben (Urteil des Landesarbeitsgerichts vom 08.07.2009 – Aktenzeichen 11 Sa 54/09).

Hintergrund für diese Entscheidung ist die Funktion der Abmahnung. Sie soll auf eine Verfehlung hinweisen, ein vertragstreues Verhalten einfordern und vor Konsequenzen bei weiteren Verfehlungen dieser Art warnen. Alle diese Aufgaben verlieren aber ihren Sinn, wenn der Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen beschäftigt wird. Deshalb hat der ehemalige Mitarbeiter nur im Ausnahmefall die Möglichkeit, die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte zu verlangen. Es muss für ihn auch nach Beschäftigungsende nachteilig sein, dass die Unterlagen in der Akte verbleiben. Dies muss er aber auch beweisen können.

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