Ohne iPhone und iPad fängt bei Armin Sinning kein Azubi an, am Telefon meldet sich eine KI. Seit dem Neubau 2014 stellt er seinen SHK-Betrieb in Mödingen konsequent um. Was das spart und warum der Chef trotzdem nicht mehr Freizeit hat.
Armin Sinning ist der einzige Verkäufer seiner Firma. Rund 100 Heizungen und 30 Bäder baut der Handwerksbetrieb aus Mödingen pro Jahr ein. Dafür schreibt der Chef etwa 300 Angebote. "Früher bin ich zu jedem Kunden dreimal rausgefahren, habe mir alles angeschaut und auch mal Händchen gehalten", sagt er. Bei der heutigen Angebotsmenge sei das nicht mehr ohne digitale Helfer zu schaffen.
Auf solche Helfer setzt der Inhaber der Haustechnik-Firma schon seit Jahren. 2010 gründete er die Firma in einer Hinterhofwerkstatt. Mit dem Neubau 2014 begann die konsequente Digitalisierung, 2020 erhielt der Betrieb dafür den Digital Award Handwerk. Heute arbeiten 22 Mitarbeiter für den Mittelständler im bayerischen Landkreis Dillingen. Der Betrieb arbeitet mit Microsoft 365. Jeder Monteur und jeder Azubi hat eine eigene Mailadresse, ein iPhone und ein iPad. "Ohne das kann bei uns keiner anfangen", sagt Sinning.
"Gutes Handwerk allein reicht heute nicht mehr", sagt Matthias Klügl, Geschäftsführer der Agentur SocialMe. Er und sein Team begleiten den Betrieb seit acht Jahren. "Wer langfristig erfolgreich sein will, muss in Technik, Personalsuche und Kommunikation investieren." Sinning sei dafür ein gutes Beispiel. Er greife neue digitale Werkzeuge früh auf und baue sie konsequent in den Arbeitsalltag ein.
Rausgefahren wird erst mit Auftrag
Am stärksten auf- und umgebaut hat Sinning zuletzt den Vertrieb. Anfragen kommen über soziale Medien, per Mail, am Telefon oder persönlich in Haus. "Wir rufen einmal an", sagt Sinning. Danach laufe bis zum Angebot fast alles digital. Im ersten Gespräch klärt er, ob Kunde und Vorhaben zum Betrieb passen. Dann bekommt der Interessent einen Link zu einem Online-Fragebogen zugeschickt. Damit erledigt er die Bestandsaufnahme selbst, egal ob für Bad oder Heizung. Er fotografiert etwa Heizraum und Stromzähler oder das bestehende Bad und nimmt Maße. Fehlen Unterlagen, erinnert ihn das System automatisch per Mail.
Im zweiten Gespräch nennt der Chef eine Preisspanne. Passt das Budget, geht das Angebot digital an den Kunden. Dazu nimmt Sinning ein Video auf, in dem er das Angebot erklärt. Erst wenn der Auftrag erteilt ist, fährt jemand zum Kunden raus. Das Mitwirken des Kunden ist gewollt. "Da merkst du ganz klar: Hat der überhaupt Lust oder sammelt er nur Angebote?", sagt Sinning. Wer den Fragebogen liegen lasse, sei meist kein ernsthafter Interessent. Durch den digitalen Vertriebsablauf spart sich der Unternehmer eine zusätzliche Stelle.
Ein Angebotspaket in 15 Sekunden
Auch im Büro nimmt die KI inzwischen viel Arbeit ab. Das Team baut damit selbst kleine Programme, die über Schnittstellen Daten aus der Branchensoftware holen und daraus Listen und PDF-Dokumente erstellen. "Die sehen ganz normal aus, wie unser Firmenpapier", sagt Sinning. So ist etwa das "Vorteilsangebot" entstanden. Es ergänzt das klassische Angebot um Kundenbewertungen und Informationen über die Firma. Integriert ist auch ein KI-gestützter Heizvergleich. Er zeigt verständlich, wie sich verschiedene Heizsysteme wirtschaftlich unterscheiden und wann sich eine neue Anlage rechnet. Früher brauchte eine Bürofachkraft für ein solches Paket zehn Minuten. Heute sind es 15 Sekunden. So spart die Automatisierung intern Zeit und verbessert zugleich die Beratung.
Nach der Auftragsvergabe läuft jedes Projekt über eine digitale Kanban-Tafel. Jeder Kundenname steht auf einer Laufkarte. KI-Agenten überwachen die Abläufe. Ist ein Schritt erledigt, schieben sie die Karte automatisch weiter. So sehen alle im Team jederzeit, wo Kundenprojekte stehen und was noch zu tun ist.
Was die Automatisierung spart, hat Sinning überschlagen. "Ich denke, das ist ein voller Arbeitstag pro Woche", sagt er. Dem stehen rund 200 Euro im Monat gegenüber. Dazu kommt die Zeit, die jemand braucht, um die Abläufe anzulegen.
KI nimmt auch den Notdienst an
Ein weiteres Beispiel ist die KI-Anrufzentrale: Seit 2024 nimmt bei Sinning eine künstliche Stimme das Telefon ab, fragt nach dem Anliegen und leitet Anrufer an den zuständigen Mitarbeiter weiter. Inzwischen steuert sie auch den Notdienst.
Ähnlich automatisch läuft es im Lager. Dort stehen Werkzeuge und 200 Sondermaschinen für die Monteure. Wer etwas mitnimmt, hält beim Rausgehen kurz seinen Schlüssel an ein Lesegerät. Das System bucht Werkzeug oder Maschine automatisch auf ihn. Bei der Rückgabe wird sie wieder eingebucht. "Wir haben keine Suchzeiten mehr", sagt Sinning. "Wir wissen immer genau, wo welches Werkzeug im Einsatz ist."
Gerade entwickelt der Mittelständler eine Mitarbeiter-App für Aufmaße. Bisher schreiben die Monteure von Hand auf, wie viel Material sie verbaut haben. "Das ist alles aufwendig", sagt Sinning. Künftig diktieren sie ins Handy, die KI sortiert und legt die Angaben für weitere Arbeitsschritte ab.
Sichtbar über viele Jahre
Damit genügend lukrative Aufträge ins Haus kommen, wirbt die Firma seit 2018 über Online-Anzeigen bei Meta und Google. Mit SocialMe startete Sinning damals auch die Personalsuche über soziale Netzwerke. Im Handwerk war das noch längst nicht üblich. Daraus ist eine dauerhafte Arbeitgeber- und Markenkommunikation geworden. Ein Beitrag erreichte den Spitzenwert von 2,4 Millionen Aufrufen. "Solche Zahlen sind schön, aber sie sind nicht das primäre Ziel", sagt Agentur-Chef Klügl. "Entscheidend ist, dass ein Betrieb über Jahre sichtbar bleibt. Dann kennen ihn Kunden und Bewerber schon, bevor sie anrufen."
Bei der Gestaltung hat Sinning gelernt loszulassen. Als Unternehmer wolle man, dass einem die Werbung gefalle, sagt er. Schrift und Farben sollen dem Firmenauftritt entsprechen. "Aber man muss den Profis das Handwerk überlassen. Die Anzeigen sehen manchmal nicht so aus, wie es mir gefallen würde. Aber sie wirken." Auch die Personalsuche läuft weiter. "Mal mehr, mal weniger, aber dauerhaft", sagt Sinning. "Bewirbt sich ein guter Mann, wird er eingestellt."
Mehr Freizeit bringt das nicht
Mehr Freizeit hat der Chef durch die Automatisierung übrigens nicht. "Wir bleiben immer am Ball", sagt er. Die gewonnene Zeit fließt zurück in den Betrieb. Der Markt verändere sich ständig. "Nicht der Günstige schlägt den Teuren, sondern der Schnelle den Langsamen." Wer jetzt Gas gebe, halte den Anschluss. Ein Ende sieht der Digitalpionier nicht. "Wir machen so viel, das ändert sich täglich."