Wer Kunden oder Lieferanten zum Essen einlädt, darf ertragsteuerlich nur 70 Prozent der Kosten absetzen – aber nur, wenn Beleg und Buchung stimmen. Das Finanzamt prüft Bewirtungsbelege besonders kritisch. Was bei Kassenbon, Eigenbeleg und digitaler Archivierung zu beachten ist.
Viele Handwerksbetriebe halten geschäftliche Besprechungen bei einem gemeinsamen Mittag- oder Abendessen ab. Verhandlungen mit Bauherren oder wichtige Abstimmungen mit Lieferanten und Architekten lassen sich beim Essen oft angenehmer gestalten. Bei Betriebsprüfungen kontrolliert das Finanzamt die Belege für solche Bewirtungen jedoch besonders genau. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Handwerksbetriebe gerade in Zeiten der E-Rechnung achten müssen.
Wann spricht man überhaupt von Bewirtungskosten?
Steuerlich müssen Unternehmen Bewirtungskosten von den sogenannten Aufmerksamkeiten unterscheiden. Kleine Zuwendungen bei betrieblichen Besprechungen, etwa eine Tasse Kaffee oder Tee, ein Glas Wasser oder etwas Gebäck, gelten nicht als Bewirtungskosten. Handelt es sich um eine reine Geste der Höflichkeit, können Unternehmen sie in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen.
Wenn Handwerksbetriebe jedoch Kunden, Lieferanten oder Subunternehmer zu Geschäftsessen einladen oder die Bewirtung über die genannten Kleinigkeiten hinausgeht, gilt dies als eine geschäftliche Bewirtung im steuerlichen Sinn. Für solche Bewirtungen gelten wesentlich umfangreichere Nachweispflichten – zudem erkennt das Finanzamt nicht die gesamten Kosten an.
Wie hoch sind die steuerlich abziehbaren Kosten bei einer Bewirtung?
Betriebe müssen bei der steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten sowohl die ertragsteuerlichen als auch die umsatzsteuerlichen Regelungen im Blick behalten.
Ertragsteuerlich (also bei der Einkommen- und Körperschaftsteuer) sind nach § 4 Abs. 5 EStG nur 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehbar. Die restlichen 30 Prozent sind nicht abziehbar.
Umsatzsteuerlich können Handwerksbetriebe die Vorsteuer in der Regel vollständig abziehen – vorausgesetzt, sie sind zum Vorsteuerabzug berechtigt und es liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor. Eine Abzugsbeschränkung wie in der Ertragsteuer gibt es bei der Umsatzsteuer grundsätzlich nicht. Nur wenn das Finanzamt die Bewirtung wegen der Höhe der Kosten insgesamt als unangemessen einstuft, ist auch der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Bei der Buchung sollten Betriebe beachten, dass seit dem 1. Januar 2026 für Speisen zum Vor-Ort-Verzehr ein Umsatzsteuersatz von sieben Prozent gilt. Für die Speisen auf der Bewirtungsrechnung können sie deshalb nur sieben Prozent Vorsteuer abziehen. Bei Getränken sind dies regelmäßig 19 Prozent. Speisen und Getränke müssen auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sein.
Welche Anforderungen gibt es grundsätzlich an den Nachweis von Bewirtungskosten?
Bei geschäftlichen Bewirtungen muss aus dem Beleg hervorgehen:
- wo die Bewirtung stattgefunden hat,
- an welchem Tag die Bewirtung stattgefunden hat,
- welche Teilnehmer dabei waren,
- was der Anlass der Bewirtung war und
- wie hoch die Aufwendungen waren.
Bei Bewirtungen in Restaurants gehen die meisten dieser Angaben direkt aus der Rechnung hervor, da es sich um umsatzsteuerliche Pflichtangaben handelt (siehe unten). Unternehmen müssen daher meist nur noch den Anlass und die Teilnehmer der Bewirtung ergänzen – und zwar zeitnah in einem sogenannten Eigenbeleg.
Betriebe sollten wissen, dass das Finanzamt gerade den Anlass einer Bewirtung besonders kritisch prüft. Allgemeine Beschreibungen reichen dem Finanzamt oft nicht. Unternehmen sollten deshalb die konkret besprochenen Projekte auf dem Beleg nennen und ihn anschließend unterschreiben oder elektronisch genehmigen. Für die Buchung gilt § 4 Abs. 7 EStG: Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben zu buchen.
Welche weiteren Anforderungen stellt das aktuelle BMF-Schreiben an Bewirtungsbelege?
Im BMF-Schreiben vom 19. November 2025 unterscheidet die Finanzverwaltung weiterhin klar zwischen Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen) und Rechnungen über 250 Euro brutto.
Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebs
- Ausstellungsdatum
- Konkrete Leistungsbeschreibung (also keine allgemeine Bezeichnung wie "Speisen")
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung), maschinell ausgewiesen, oder Vermerk "Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum" (ein nachträglicher handschriftlicher Vermerk oder ein nachträglich angebrachter Datumsstempel reicht nicht aus)
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Anzuwendender Steuersatz
Bei Rechnungen über 250 Euro sind neben den genannten Angaben weitere Pflichtangaben erforderlich:
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs
- Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens
- Nettoentgelt
- Steuerbetrag und
- Steuersatz
Die Finanzverwaltung legt nun ausdrücklich Wert darauf, dass Bewirtungsbelege maschinell erstellt sind. Nutzt der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem, muss der Beleg zudem den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Elektronische Registrierkassen müssen inzwischen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die die Kassenvorgänge manipulationssicher protokolliert.
Für Handwerksbetriebe heißt das in der Praxis: Der Kassenbeleg muss die TSE-Merkmale enthalten, darunter eine Transaktionsnummer und die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls. Rein handschriftliche Rechnungen oder maschinell erstellte Belege ohne TSE-Merkmale genügen im Regelfall nicht.
Aber keine Sorge: Handwerksbetriebe müssen das Kassensystem des Lokals nicht selbst überprüfen. Enthält der Beleg die genannten TSE-Merkmale, können sich die Unternehmen darauf verlassen, dass das Kassensystem ordnungsgemäß ist. Das gilt auch dann, wenn die Daten nur in Form eines QR-Codes auf dem Kassenbeleg abgebildet sind.
Eine Ausnahme gilt, wenn die Bewirtung erst später abgerechnet und nicht bar bezahlt wird. Dies ist zum Beispiel der Fall bei größeren Veranstaltungen oder wenn der Bewirtungsbetrieb nur unbare Zahlungen akzeptiert. In diesen Fällen ist kein Kassenbeleg mit den Angaben zur TSE erforderlich. Die unbare Zahlung muss allerdings durch einen Zahlungsnachweis (beispielsweise Kontoauszug oder Kartenbeleg) oder durch die Rechnung selbst belegt sein.
Was müssen Unternehmen zu E-Rechnungen als Bewirtungsbelege wissen?
Am 1. Januar 2025 fiel der Startschuss für die E-Rechnungspflicht inländischer Unternehmen. Es gibt jedoch Übergangsfristen und Ausnahmen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, die im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben, E-Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro sind jedoch grundsätzlich nicht als E-Rechnungen auszustellen. Bei Rechnungen über 250 Euro dürfen Bewirtungsbetriebe laut Finanzverwaltung zunächst einen gedruckten Kassenbeleg ausstellen und diesen später durch eine E-Rechnung berichtigen.
Insofern können Handwerksbetriebe bei Bewirtungsbelegen weiterhin sowohl Papierbons als auch E-Rechnungen erhalten. Betriebe dürfen Papierrechnungen unter Einhaltung der GoBD – also der Regeln für eine nachvollziehbare und unveränderbare elektronische Buchführung – digitalisieren. Auch den Eigenbeleg mit den ergänzenden Angaben dürfen sie digital erstellen.
Betriebe sollten aber darauf achten, dass Rechnung und Eigenbeleg im Archivsystem miteinander verknüpft sind, denn für die Finanzverwaltung ist entscheidend, dass sich der Zusammenhang zwischen beiden Belegen nachvollziehen lässt. Das Bundesfinanzministerium stellt zudem ausdrücklich klar, dass der digitale Nachweis eine elektronische Unterschrift oder ein elektronisches Genehmigungsverfahren erfordert, damit nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. Für Handwerksbetriebe kommt es also darauf an, dass sich später feststellen lässt, welche Belege zusammengehören und wer sie wann erfasst und freigegeben hat.
Formmängel wie ein fehlender Eigenbeleg oder eine formal fehlerhafte Rechnung lassen sich nicht im Nachhinein durch selbst angebrachte Notizen beheben.
Wichtig: Betriebe sollten auch übersehen, dass der Ablauf des Belegprozesses auch in die Verfahrensdokumentation des Handwerksbetriebs aufgenommen wird.
Wie verfahren Unternehmen mit den Aufwendungen für Trinkgeld?
Die Finanzverwaltung legt Wert darauf, dass gezahlte Trinkgelder nachgewiesen werden – zum Beispiel, indem der Empfänger das Trinkgeld direkt auf der Rechnung quittiert. Erbringen die Unternehmen diesen Nachweis, unterliegen auch die Trinkgelder der 70-zu-30-Regelung.
Beispiel
Handwerksbetrieb H lädt den Subunternehmer S zu einem Mittagessen ein. Dabei wird der Ablauf einer neuen Großbaustelle in der Stadt X besprochen. Die Rechnungssumme beträgt 140 Euro brutto. Sie setzt sich zusammen aus Speisen für 100 Euro brutto (93,46 Euro netto zuzüglich 6,54 Euro Umsatzsteuer zu sieben Prozent) und Getränken für 40 Euro brutto (33,61 Euro netto zuzüglich 6,39 Euro Umsatzsteuer zu 19 Prozent). Von den Nettobewirtungskosten sind 70 Prozent steuerlich abziehbar, 30 Prozent sind nicht abziehbar. Handwerksbetrieb H zahlt bar. Die zugehörige Rechnung ist maschinell erstellt und weist alle notwendigen Merkmale auf.
Handwerksbetrieb H erstellt noch am selben Tag einen digitalen Eigenbeleg mit dem konkreten Anlass und den Namen der Teilnehmer, genehmigt ihn elektronisch und archiviert ihn verknüpft mit der Rechnung. Handwerksbetrieb H darf also die Bewirtungskosten absetzen.
1. Buchung Ausgabe
| 6640 Bewirtungskosten 93,46 Euro | ||
| 6640 Bewirtungskosten 33,61 Euro | ||
| 1400 abziehbare Vorsteuer 6,54 Euro | ||
| 1400 abziehbare Vorsteuer 6,39 Euro | an | 1600 Kasse 140,00 Euro |
2. Buchung nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
| 6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten 38,12 Euro | an | 6640 Bewirtungskosten 38,12 Euro |
Darstellung auf den Konten
| 6640 Bewirtungskosten | Soll | Haben |
| 1. | 93,46 Euro | |
| 1. | 33,61 Euro | |
| 2. | 38,12 Euro |
| 1400 Abziehbare Vorsteuer | Soll | Haben |
| 1. | 6,54 Euro | |
| 1. | 6,39 Euro |
| 1600 Kasse | Soll | Haben |
| 1. | 140,00 Euro |
| 6644 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten | Soll | Haben |
| 2. | 38,12 Euro |