Rund zwei Drittel der Handwerksbetriebe haben laut einer Umfrage bereits beim Empfang von E-Rechnungen Schwierigkeiten – weil die Software die EU-Norm nicht korrekt umsetzt. Der Grund: Ein verbindliches Regelwerk für die Datenzuordnung fehlt bis heute. Warum Handwerksvertreter eine Verschiebung auf 2028 fordern und welche Risiken ein verfrühter Start bedeutet.
Den ersten Schritt machte der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH): Bereits Ende August 2026 forderte er, die Pflicht zur elektronischen Rechnung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz vom 1. Januar 2027 auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Nun erneuert der Sächsische Handwerkstag dieser Forderung. Grund: Die technischen Voraussetzungen für eine rechtssichere Einführung fehlen bis heute.
Was die E-Rechnungspflicht bedeutet
Eine E-Rechnung ist keine gewöhnliche PDF-Datei per E-Mail. Sie muss maschinenlesbar sein und einem bestimmten europäischen Datenformat entsprechen, der Norm CEN EN 16931. Diese Norm legt fest, wie Rechnungsdaten strukturiert sein müssen, damit Computer sie automatisch verarbeiten können.
Die Einführung erfolgt gestaffelt: Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, solche strukturierten E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz auch die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden. Spätestens 2028 müssen alle Rechnungen im geschäftlichen Verkehr elektronisch ausgestellt werden. Ab dem 1. Juli 2030 soll auf dieser Grundlage ein digitales Meldesystem zur Betrugsbekämpfung starten.
Zwei Drittel der Betriebe haben Probleme
Eine ZDH-Umfrage zeigt: Rund zwei Drittel der befragten Handwerksbetriebe haben bereits beim Empfang von E-Rechnungen Schwierigkeiten. Typische Schwierigkeiten:
- Empfangene E-Rechnungen entsprechen nicht der EU-Norm und lassen sich nicht prüfen.
- Prüfprogramme von Absender und Empfänger kommen zu unterschiedlichen Ergebnissen.
- Bei sogenannten hybriden Rechnungen – die sowohl eine lesbare PDF-Datei als auch einen Datensatz enthalten – weichen die beiden Teile voneinander ab.
- Die Rechnungsangaben lassen sich nicht zuverlässig auslesen.
Die Ursache liegt laut ZDH nicht bei den Betrieben, sondern bei der Software: Viele Programme setzen die aktuelle Fassung der Norm CEN EN 16931 offenbar nicht korrekt um.
Fehlendes Regelwerk blockiert die Software-Hersteller
Ein zentrales Problem ist das sogenannte Mapping: Es fehlt eine verbindliche Zuordnung, welche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben einer Rechnung in welches Feld der E-Rechnung gehören. Weil die Norm hier zu viel Spielraum lässt, setzen Software-Hersteller sie unterschiedlich um. Dieses verbindliche Mapping will die EU-Kommission erst im zweiten Halbjahr 2026 veröffentlichen – mit Blick auf das geplante EU-Meldesystem ab 2030.
Ohne dieses Regelwerk können Software-Hersteller ihre Programme nicht abschließend anpassen. Und ohne funktionierende Software können Betriebe nicht sicher auf die E-Rechnung umstellen. Hinzu kommt: Es gibt kein einheitliches Prüfprogramm, das Absender und Empfänger ein übereinstimmendes und verbindliches Ergebnis liefert. Das schafft Rechtsunsicherheit.
Sächsischer Handwerkstag: "Unnötiger Frust in Betrieben"
Uwe Nostitz, Präsident des Sächsischen Handwerkstags, beschreibt die Lage in den Betrieben so: "Betriebe müssen fehlerhafte Rechnungen zurückweisen beziehungsweise abgewiesene Rechnungen erneut prüfen und sich mit ihrem Geschäftspartner langwierig abstimmen. Das kostet Zeit, verzögert Zahlungen und kann zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen."
Der Vorsteuerabzug erlaubt es Unternehmen, die Mehrwertsteuer, die sie selbst bezahlt haben, vom Finanzamt zurückzufordern. Entspricht eine Rechnung formal nicht den gesetzlichen Anforderungen, drohen – nach Ablauf der Übergangsfristen – Probleme beim Vorsteuerabzug.
Nostitz kritisiert außerdem, dass ein geregelter Korrekturprozess für Baurechnungen fehlt. Das drohe Betriebe in aufwendige Korrekturen, Zahlungsverzögerungen und Liquiditätseinbußen zu treiben.
Was ZDH und Sächsischer Handwerkstag fordern
Beide Organisationen stellen klar: Das Handwerk steht zur E-Rechnung. Doch der Start auf einer unsicheren technischen Grundlage schaffe vermeidbare Risiken. Nostitz fordert, dass Betriebe und Software-Hersteller rechtzeitig rechtliche und technische Vorgaben erhalten, "die in der Praxis zuverlässig funktionieren". Diese Voraussetzungen seien derzeit nicht gegeben.
Der ZDH argumentiert: Eine Verschiebung um ein Jahr gibt Software-Herstellern Zeit, die überarbeitete Norm korrekt umzusetzen. Betriebe erhalten eine realistische Umstellungs- und Testphase, bevor Sanktionen und Risiken beim Vorsteuerabzug greifen. Und das Meldesystem ab 2030 kann auf einer stabilen Grundlage aufgebaut werden.