Seit dem 10. September 2026 gilt die neue Außenprüfungsordnung – sie löst die bisherige Betriebsprüfungsordnung ab und konkretisiert verbindlich, was Prüfer dürfen und was Betriebe leisten müssen. Die neue Ordnung regelt unter anderem Prüfungsort, Mitwirkungspflichten und mögliche Sanktionen. Was Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen.
Änderung in Sachen Betriebsprüfung: Die neue Außenprüfungsordnung (ApO) löst die bisherige Betriebsprüfungsordnung (BpO) ab und konkretisiert die Rechte und Pflichten beider Seiten – sowohl der Betriebsprüfer als auch der geprüften Unternehmen. Grundlage dafür waren zahlreiche Gerichtsurteile sowie die gesetzlichen Änderungen. Die neue ApO ist am 10. September 2026 in Kraft getreten. Die wichtigsten Informationen für Betriebe in der Übersicht:
Warum war die neue Außenprüfungsordnung notwendig?
Die neue Außenprüfungsordnung war überfällig. Der Grund dafür waren viele Urteile rund um das Thema Betriebsprüfung generell und zudem die gesetzlichen Änderungen zur Beschleunigung der Betriebsprüfung seit dem 1. Januar 2025. Daraus ergaben sich zahlreiche neue Rechte und Pflichten. Diese wurden in der neuen ApO nun konkretisiert.
Ort der Betriebsprüfung (§ 7 ApO)
Meldet sich ein Prüfer des Finanzamts zu einer Betriebsprüfung an, schickt er vorab eine Prüfungsanordnung. In diesem Schriftstück steht, welche Jahre er prüfen möchte, wann der Prüfungsbeginn sein wird und wo die Prüfung stattfinden soll. Grundsätzlich soll die Prüfung in der Firma stattfinden. Ist das aber aus Platzgründen nicht möglich, kann die Prüfung auch in den Räumlichkeiten des Steuerberaters oder direkt im Finanzamt stattfinden. Wer mit dem in der Prüfungsanordnung genannten Prüfungsort nicht einverstanden ist, kann mit guten Argumenten um eine Verlegung bitten.
Praxis-Tipp:
Wer möchte, dass die Prüfung in Räumlichkeiten des Steuerberaters stattfindet, sollte unbedingt vorab klären, welche Steuerberatungskosten dafür fällig werden. Nur so lassen sich böse Überraschungen in Form einer hohen Rechnung des Steuerberaters vermeiden.
Rahmenvereinbarung zwischen Finanzamt und Unternehmen (§ 8 ApO)
Bei großen Handwerksbetrieben mit zahlreichen verbundenen Unternehmen oder mit vielen Filialen kann vor Beginn der Prüfung eine Rahmenvereinbarung geschlossen werden. Diese Vereinbarung legt ausnahmsweise die Dauer der Betriebsprüfung fest, regelt aber auch klar, in welchem zeitlichen Rahmen Fragen beantwortet und geforderte Unterlagen vorgelegt werden müssen. Der eigentliche Clou an der Rahmenvereinbarung: Das Finanzamt muss dem Unternehmen von Anfang an seine Prüfungsschwerpunkte mitteilen. So ist gleich zu Beginn der Prüfung klar, welche steuerlichen Sachverhalte das Finanzamt im Visier hat.
Praxis-Tipp:
Hält sich das Unternehmen nicht an die Vorgaben der Rahmenvereinbarung, kann das Finanzamt diese einseitig beenden und ein Mitwirkungsverlangen aussprechen. Dann drohen steuerliche Sanktionen, wenn man dem Finanzamt Fragen zu spät beantwortet oder sich zu viel Zeit lässt, um geforderte Unterlagen vorzulegen.
Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (§ 9 ApO)
Bei Prüfungsanordnungen, die ein Datum ab dem 1. Januar 2025 ausweisen, kann das Finanzamt sechs Monate nach Prüfungsbeginn ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen anordnen. Ziel ist es, dass die Prüfung so schnell wie möglich durchgeführt wird. Besonders heikel: Kommt das Unternehmen auch nach der Anordnung eines qualifizierten Mitwirkungsverlangens seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nur zögerlich nach, kann das Finanzamt Strafzahlungen festsetzen.
Praxis-Tipp:
Voraussetzung für das qualifizierte Mitwirkungsverlangen ist regelmäßig, dass die oder der Steuerpflichtige:
- zuvor zur Mitwirkung nach § 200 Abs. 1 AO aufgefordert wurde,
- der Aufforderung zur Mitwirkung nach Nr. 1 nicht oder nicht hinreichend nachgekommen ist und
- nach der Aufforderung nach Nr. 1 erneut zur Abgabe der angeforderten Unterlagen oder Auskünfte mit Fristsetzung und unter Hinweis auf die Möglichkeit eines qualifizierten Mitwirkungsverlangens aufgefordert worden ist.
Mit anderen Worten: Das qualifizierte Mitwirkungsverlangen sowie Strafzahlungen können verhindert werden, wenn man den Aufforderungen des Finanzamts nachkommt. Sollte die Vorlage von Antworten oder Unterlagen in der geforderten Zeit nicht möglich sein, empfiehlt es sich, dies umgehend zu kommunizieren und einen Fristverlängerungsantrag zu stellen. Das verhindert meist das in § 9 ApO beschriebene qualifizierte Mitwirkungsverlangen.