Steuergestaltung im Handwerk – Teil 2 Als Chef in der eigenen GmbH: Gehalt gestalten, Fallen vermeiden

Wer seine Handwerksfirma als GmbH führt, kann sich selbst ein Gehalt zahlen – und damit gezielt beeinflussen, wo und wann Steuern anfallen. Klingt einfach, ist es aber nicht: Falsch gemacht drohen Nachforderungen, Strafrisiken und Gestaltungen, die vor Gericht scheitern. Steuerberaterin Anne Billewitz zeigt, wo die echten Hebel liegen – und wo vermeintliche Steuervorteile zur Falle werden.

Von Ann-Vanessa Schmitz

Im ersten Teil dieser Steuer-Miniserie ging es darum, wann sich die Rechtsform GmbH steuerlich mehr lohnt als das Einzelunternehmen. Der zweite Teil knüpft daran an: Wie kann der Unternehmer seine eigene Rolle gestalten, wenn sein Betrieb als GmbH organisiert ist?Als Gesellschafter kann er zugleich Geschäftsführer seiner GmbH sein.

Was das für Gehalt, Sozialversicherung und Zusatzleistungen bedeutet und wo die Fallen liegen, erklärt Rechtsanwältin und Steuerberaterin Anne Billewitz. Außerdem zeigt sie, wann sich die Zusammenarbeit mit anderen Betrieben lohnt und woran man eine gute Steuerberatung erkennt.

Angestellt im eigenen Unternehmen: Chance und Fallstricke

Beim Einzelunternehmen kann man sich nicht selbst als Arbeitnehmer beschäftigen, denn Unternehmer und Arbeitnehmer wären dieselbe Person. Bei einer GmbH ist das anders: Sie ist eine eigenständige juristische Person. Der Gesellschafter kann deshalb mit seiner eigenen GmbH einen Geschäftsführervertrag schließen und von ihr ein Gehalt beziehen.

Damit stehen ihm die üblichen Bausteine der Vergütung offen: Geschäftsführergehalt, betriebliche Altersversorgung, Firmenwagen, bestimmte Sachbezüge oder steuerbegünstigte Arbeitgeberleistungen.

Nicht alles davon ist allerdings automatisch steuerfrei. Ein Firmenwagen beispielsweise ist grundsätzlich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Der eigentliche Vorteil liegt woanders: Die Vergütung lässt sich gezielt zusammenstellen. Dadurch könne der Unternehmer auch beeinflussen, wann und auf welcher Ebene Steuern anfallen, so Billewitz. Dieser Spielraum hat jedoch Grenzen.

Wo liegen die Fallen?

Falle 1 – Sozialversicherung: Die Stellung als Gesellschafter-Geschäftsführer befreit nicht automatisch von der Sozialversicherungspflicht. Entscheidend sind vor allem die Höhe der Beteiligung und die gesellschaftsrechtlichen Einflussmöglichkeiten. Die eigentliche Falle: Wird der Status falsch eingeschätzt, können Sozialversicherungsbeiträge für mehrere Jahre rückwirkend nachgefordert werden. In Zweifelsfällen sollte der Status deshalb verbindlich geklärt werden, etwa in einem Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung.

Die Versicherungspflicht selbst ist dagegen nicht in jedem Fall ein Nachteil. Manche Unternehmer wünschen sie sich sogar, etwa um in die gesetzliche Krankenversicherung zurückzukehren. Was im Einzelfall sinnvoll ist, sollte der Unternehmer deshalb vorab mit seinem Steuerberater besprechen.

Falle 2 – Verdeckte Gewinnausschüttung: Ein Gesellschafter-Geschäftsführer darf sich nicht einfach ein beliebiges Gehalt, eine beliebige Tantieme oder sonstige Vorteile genehmigen. Die Vereinbarungen müssen fremdüblich sein, also so, wie sie auch mit einem fremden Geschäftsführer getroffen würden. Eine unangemessen hohe Vergütung kann steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt werden: Der unangemessene Teil mindert dann nicht den Gewinn der GmbH, sondern wird ihrem Einkommen wieder hinzugerechnet und beim Gesellschafter als Kapitalertrag besteuert.

Bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer droht eine verdeckte Gewinnausschüttung zudem schon dann, wenn die Vergütung nicht im Voraus klar vereinbart wurde. Deshalb muss sie vorab eindeutig festgelegt werden, am besten schriftlich im Geschäftsführervertrag. Sie dürfe nicht erst am Jahresende passend zum gewünschten Steuerergebnis festgelegt werden, so Billewitz.

Rechenbeispiel: SHK-Meister mit GmbH und 130.000 Euro Gewinn

Wie sich ein angemessenes und sauber vereinbartes Gehalt auswirkt, zeigt ein stark vereinfachtes Beispiel: Eine SHK-GmbH erzielt vor Geschäftsführergehalt 130.000 Euro Gewinn. Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist alleinstehend und als Alleingesellschafter nicht sozialversicherungspflichtig. Mit einem Jahresgehalt von 60.000 Euro deckt er seinen privaten Bedarf.

Diese 60.000 Euro sind für die GmbH eine Betriebsausgabe, sodass ihr noch 70.000 Euro Gewinn verbleiben. Der Geschäftsführer versteuert sein Gehalt persönlich als Arbeitslohn. Der verbleibende Gewinn wird auf Ebene der GmbH mit Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer belastet. Bei einem Gewerbesteuer-Hebesatz von 400 Prozent sind das 2026 zusammen knapp 30 Prozent, im Beispiel also rund 20.900 Euro.

So ergeben sich zwei Ebenen:

• Privat benötigtes Geld → Geschäftsführergehalt → persönliche Besteuerung
• Nicht privat benötigtes Geld → verbleibt in der GmbH → zunächst Besteuerung auf GmbH-Ebene

Darin liegt der Gestaltungseffekt: Als Einzelunternehmer müsste der SHK-Meister den gesamten Gewinn von 130.000 Euro persönlich versteuern. Die oberen Gewinnteile lägen dann in der 42-Prozent-Zone, hinzu käme der Solidaritätszuschlag. In der GmbH wird der Gewinn, der im Betrieb bleibt, dagegen mit knapp 30 Prozent belastet.

Benötigt der Unternehmer jedoch die gesamten 130.000 Euro privat, muss er sich den Rest als höheres Gehalt oder als Gewinnausschüttung auszahlen lassen. Ein höheres Gehalt ist nur bis zur Grenze der Angemessenheit möglich und wird dann wie beim Einzelunternehmen vollständig persönlich versteuert. Als Faustregel der Finanzverwaltung gilt: Der GmbH sollte nach Abzug des Geschäftsführergehalts mindestens ein ebenso hoher Gewinn vor Steuern bleiben. Mit 60.000 Euro Gehalt und 70.000 Euro Restgewinn ist dieser Spielraum im Beispiel fast ausgeschöpft.

Ausschüttungen werden zweimal besteuert: Auf den ausgeschütteten Betrag fallen beim Gesellschafter in der Regel zusätzlich 25 Prozent Abgeltungsteuer plus Solidaritätszuschlag an. Insgesamt steigt die Belastung des ursprünglichen Gewinns damit auf rund 48 Prozent. In beiden Fällen verliert die GmbH einen wesentlichen Teil ihres steuerlichen Charmes. Deshalb fragt Billewitz ihre Mandanten immer zuerst: "Was brauchen Sie eigentlich jeden Monat privat?"

Plus: Sachbezüge als Zulage zum Gehalt

Beim Gehalt allein muss es nicht bleiben. Zusätzlich zu den 60.000 Euro kann die GmbH ihrem Geschäftsführer Sachbezüge gewähren, zum Beispiel als monatliches Guthaben auf einer Sachbezugskarte. Bis zu 50 Euro im Monat bleiben dabei steuer- und sozialversicherungsfrei. Hinzu kommen jeweils bis zu 60 Euro zum Geburtstag und zum Namenstag, sodass dem Geschäftsführer allein damit bereits 720 Euro im Jahr steuerfrei zufließen können. Ist der Geschäftsführer verheiratet und hat er Kinder, sind auch zu deren Geburtstagen jeweils bis zu 60 Euro möglich. Darüber hinaus sind weitere Sachbezüge denkbar, die die GmbH pauschal versteuert. "Allein dadurch holt ein Geschäftsführer ohne viel Mühe mindestens 720 Euro netto im Jahr mehr heraus – eine nette Zulage", sagt Billewitz.

Wichtig: Die Sachbezüge müssen zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewährt werden. Eine Umwandlung von bestehendem Gehalt in Sachbezüge ist nicht begünstigt. Außerdem müssen sie – wie das Gehalt (siehe Falle 2) – vorab geregelt sein, entweder im Geschäftsführervertrag oder in einer separaten Vereinbarung.

Einkaufsgenossenschaft: Gemeinsam günstiger einkaufen

Nicht jeder Vorteil entsteht innerhalb des eigenen Betriebs, und nicht jeder hängt von der Rechtsform ab. Manchmal liegt ein größerer Hebel in der Zusammenarbeit mit anderen, etwa beim Einkauf. Dafür kann sich eine Genossenschaft eignen.

Vorsicht bei Steuersparmodellen aus dem Internet: Eine Genossenschaft ist keine beliebig einsetzbare Unternehmensform. In sozialen Medien werben Steuercoaches seit einigen Jahren für sogenannte Familiengenossenschaften. Über sie sollen sich private Ausgaben wie Urlaube, das Privatauto oder Lebensmitteleinkäufe von der Steuer absetzen lassen. Eine Genossenschaft darf aber nicht allein zu dem Zweck gegründet werden, private Aufwendungen – etwa Urlaubskosten – zu übernehmen.

Finanzverwaltung und Finanzgerichte werten solche Zahlungen als verdeckte Gewinnausschüttung (siehe Falle 2). Die Finanzgerichte Berlin-Brandenburg und München haben das Modell 2025 verworfen. Das letzte Wort hat nun der Bundesfinanzhof. Dass er die Modelle billigt, halten Fachleute allerdings für unwahrscheinlich. Wer sie nutzt, riskiert hohe Nachzahlungen und im Einzelfall ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung.

Ein Beispiel: Zehn SHK-Betriebe aus einer Region kaufen Wärmepumpen, Rohre und anderes Material sowie Werkzeuge und Fahrzeuge jeweils einzeln ein. Ihre Verhandlungsmacht ist dabei begrenzt. In einer Einkaufsgenossenschaft bündeln sie den Einkauf und erzielen dank des größeren Volumens bessere Konditionen.

Darüber hinaus lassen sich weitere gemeinsame Leistungen organisieren, beispielsweise Verwaltung, Schulungen oder Marketing. Voraussetzung ist, dass die rechtliche und steuerliche Ausgestaltung passt.

Der wirtschaftliche Vorteil entsteht hier nicht durch einen "Steuertrick", sondern durch Kooperation und Skaleneffekte. Das ist laut Billewitz der Unterschied zwischen seriöser Gestaltung und einem vermeintlichen Steuersparmodell: Die Struktur braucht einen echten wirtschaftlichen Zweck wie die Bündelung von Einkäufen und Leistungen.

Woran erkennt man eine gute Steuerberatung?

Ob sich eine Gestaltung lohnt – ob GmbH, Sachbezug oder Kooperation –, lässt sich nur im Einzelfall und anhand konkreter Zahlen beurteilen. Hier zeigt sich, wie gut eine Steuerberatung ist: Ein guter Berater rechnet die Varianten für den konkreten Betrieb durch, statt pauschale Empfehlungen zu geben. Billewitz empfiehlt, dem Steuerberater drei Fragen zu stellen:

1. "Was würden Sie an meiner Unternehmensstruktur verändern?"
2. "Welche steuerlichen Auswirkungen haben diese Änderungen konkret in Euro?"
3. "Was muss ich heute ändern, damit wir in drei oder fünf Jahren steuerlich besser dastehen?"

Beschränkt sich die Beratung darauf, einmal im Jahr zu erklären, wie hoch der Gewinn war und wie viel Steuer jetzt fällig ist, bleibt sie reine Rückschau. Gestaltende Steuerberatung schaut nach vorne.

Bezogen auf das Beispiel oben heißt das: Ein guter Berater sollte vorrechnen können, was 130.000 Euro erwarteter Gewinn bei 60.000 Euro privatem Bedarf bedeuten. Dabei vergleicht er idealerweise Einzelunternehmen, GmbH und gegebenenfalls weitere Gestaltungen. Wichtig ist, dass er nicht einfach Produkte oder Rechtsformen verkauft, sondern rechnet. Außerdem sollte der Berater fragen, welche Ziele und Pläne der Unternehmer für die nächsten Jahre hat.

Damit dieses Gespräch gelingt, können Betriebsinhaber selbst schon einiges vorbereiten.

3 Dinge, die Handwerksmeister mit 100.000 bis 150.000 Euro Gewinn diese Woche angehen sollten

1. Den privaten Geldbedarf feststellen.
   Nicht fragen: "Wie hoch ist mein Gewinn?", sondern: "Wie viel davon brauche ich wirklich privat?" Wird wie im Beispiel nur rund die Hälfte des Gewinns privat benötigt, sollte die Rechtsform überprüft werden.
2. Den Jahresabschluss nicht nur als Pflichtübung betrachten.
   Rückstellungen, Abschreibungen und geplante Investitionen prüfen. Gerade im Handwerk steckt viel Kapital in Fahrzeugen, Maschinen und Ausstattung. Anschaffungen sollten deshalb steuerlich geplant werden, statt zufällig irgendwann zu erfolgen.
3. Eine Steuerplanung für mindestens drei Jahre verlangen.
   Die dritte Frage an den Steuerberater lässt sich ganz konkret formulieren. Billewitz rät: "Sagen Sie Ihrem Steuerberater: Rechnen Sie mir bitte meine heutige Struktur gegen mindestens eine Alternative und zeigen Sie mir die Steuer- und Liquiditätsbelastung für die nächsten drei Jahre."

Ein hoher Gewinn von 100.000 oder 150.000 Euro allein ist noch keine Steuerstrategie. Entscheidend ist, was mit diesem Gewinn anschließend passiert. Deshalb sollte die Steuerberatung bei einem erfolgreichen Handwerksbetrieb nicht erst dann beginnen, wenn der Jahresabschluss fertig ist, sondern schon, bevor wirtschaftliche Entscheidungen fallen.