Mit dem Finanzamt haben die meisten Unternehmer nicht gerne zu tun. Dabei kann einem eine gute Zusammenarbeit mit den Finanzbeamten viel Ärger ersparen. Wie aus der gefürchteten Behörde ein verlässlicher Partner werden kann.
Kaum ein Wort löst bei mittelständischen Unternehmern so viel Unbehagen aus wie "Finanzamt". Dabei ist das Gegenteil möglich: Wer die Regeln kennt und richtig kommuniziert, kann Spielräume gewinnen und Ärger vermeiden. Negative Erfahrungen, Erzählungen und die Berichterstattung in den Medien würden mitunter das Finanzamt mit modernem Raubrittertum gleichsetzen.
"Berichte über Betriebsprüfungen, Steuerfahndungen und Insolvenzen verstärken dieses Bild, und Unternehmer bangen um ihre Existenz und den Fortbestand ihres Betriebs", erklärt Steffen Thomas, Gründer der Unternehmensberatung "Tatort Unternehmer" und Experte für Unternehmenssteuern. Die weitverbreitete Angst spiegele aber bei weitem nicht die Realität wider.
Unternehmer und Finanzamt: Eine langfristige Beziehung
"Das Finanzamt als erklärter Feind ist in vielen Köpfen tief verwurzelt", so Thomas. Krisen in der Unternehmensentwicklung hätten häufig mit der Zahlung von Steuern zu tun. "Das Finanzamt gilt dann schnell als Ursache der Schieflage – als Behörde, die nicht gezahlte Abgaben eintreibt, wird es zum Raubritter und zur Existenzbedrohung." Dabei würden jeder Krise Entscheidungen zugrunde liegen, die Unternehmer selbst getroffen haben. "Ursächlich ist bei Unternehmern oft ein mangelndes Wissen über das eigene Unternehmen und vor allem über die Buchhaltung", sagt Thomas.
Umgekehrt sei das Finanzamt ein wichtiger Ansprechpartner – und sollte auch als solcher gesehen werden. "Das Finanzamt sollte von der Gründung an aktiv in das Thema Steuern eingebunden sein", betont der Steuerexperte. Denn schon mit dem steuerlichen Erfassungsbogen erhält es die wichtigsten Erstinformationen für die ersten Jahre und eine erste Gewinnprognose des Unternehmers. Gibt es Angestellte? Welche Form der Umsatzbesteuerung wird gewählt? Sollen Vorauszahlungen geleistet werden? Diese wichtigen Fragen werden gleich zu Beginn geklärt.
"Mit der Vergabe der Steuernummer werden die ersten Weichen für steuerliche Vorauszahlungen gestellt, und diese wirken sich unmittelbar auf die Liquidität aus", erklärt Thomas. "Fehlen die Informationen oder bleiben Rückfragen unbeantwortet, kann es zu Schätzungen kommen. Diese fallen selten zugunsten des Unternehmers aus." Daher sei auch die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater für Unternehmen immer hilfreich.
Finanzamt kann zum Informationslieferanten werden
Von einem partnerschaftlichen Verhältnis zum Finanzamt können Unternehmen direkt profitieren: "Wer Informationen übermittelt und Anfragen des Finanzamts beantwortet, löst viele vermeintliche Probleme und Ängste schon im Entstehen", betont Thomas. Ebenso unerlässlich seien die Kenntnis der eigenen Buchhaltung und ein laufendes Studium der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen.
"Auch der Austausch mit dem Steuerberater über die aktuelle Lage hilft." Dann könne man aktiv auf Veränderungen reagieren: Die Steuervorauszahlungen auf den Gewinn lassen sich bei Umsatzrückgang per Antrag anpassen. Auch Änderungen bei der Umsatzsteuer, etwa durch Insolvenzen von Kunden, lassen sich in den Voranmeldungen korrigieren. "So verfügt das Unternehmen über mehr Liquidität und kann seine Geschäfte ungehindert weiterführen, statt erst zeitversetzt große Erstattungen zu erhalten", betont Thomas.
Mitunter kann das Finanzamt auch zu einem wichtigen Informationslieferanten werden – zumindest "bis zu einer gewissen Grenze", sagt Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler. "Finanzämter haben eine gesetzliche Auskunftspflicht gegenüber Steuerzahlern." Das bedeutet: Sie müssen allgemeine Fragen zum Steuerrecht beantworten und Hilfestellung bei formalen Punkten leisten. Wer etwa wissen möchte, welche Anlage zur Einkommensteuererklärung gehört, welche Frist gilt oder wo ein bestimmter Betrag einzutragen ist, bekommt in der Regel eine sachliche Auskunft. Und je besser das Verhältnis zwischen Unternehmer und Finanzamt ist, desto bereitwilliger wird die angefragte Auskunft von den Finanzbeamten auch erteilt.
Verwaltung hat Neutralitätspflicht
Diese Hilfe ist allerdings bewusst begrenzt. Finanzbeamte erklären das Gesetz – nicht, wie man es optimal für sich nutzt. Antworten auf Fragen wie der größtmöglichen Steuerersparnis gibt der Steuerberater und nicht der Finanzbeamte. Der Grund liegt in der Neutralitätspflicht der Verwaltung: Das Finanzamt ist Kontroll- und Erhebungsbehörde, nicht Interessenvertreter des Steuerzahlers.
Auch Aussagen zu konkreten Gestaltungen bleiben meist vage. Ein Sachbearbeiter kann erläutern, wie ein bestimmter Sachverhalt grundsätzlich behandelt wird, aber nicht garantieren, dass er in der eigenen Steuererklärung genauso anerkannt wird. Mündliche Auskünfte sind zudem regelmäßig unverbindlich – ein späterer Steuerbescheid kann davon abweichen. Wer rechtliche Sicherheit braucht, hat dennoch eine Option: die sogenannte verbindliche Auskunft. "Dabei schildert man dem Finanzamt einen konkreten Sachverhalt und erhält gegen Gebühr eine schriftliche, rechtlich bindende Einschätzung", sagt BdSt-Expertin Karbe-Geßler. Dieser Weg lohne sich vor allem bei ungewöhnlichen oder finanziell bedeutsamen Fragen.
Die Kommunikation mit dem Finanzamt sollte stets klar und offen sein, rät Unternehmenssteuerexperte Thomas. "Je besser der Unternehmer über seine wirtschaftliche Situation informiert ist, desto besser kann er auf Veränderungen reagieren." Empfehlenswert sei, die Kommunikation über den betreuenden Steuerberater oder zumindest in enger Abstimmung mit ihm zu führen. "Für jeden Sachverhalt gehören alle nötigen Daten zusammengestellt und eingereicht", erläutert Thomas. "Sinnvoll ist, wie im gesamten Geschäftsleben, eine schriftliche Kommunikation, allein schon der Nachweise wegen."
Proaktive Kommunikation: So geht‘s
Grundsätzlich sollte man sich immer bewusst machen, dass die Beziehung zwischen Unternehmer und Finanzamt das ganze Unternehmerleben lang besteht. "Von der Gründung über Wachstum und Krise bis zur Übertragung des Unternehmens ist die Finanzverwaltung immer beteiligt", betont Thomas.
"Ob laufende Steueranmeldungen, die Steuererklärung oder turnusmäßige Betriebsprüfungen: Nichts geht ohne das Finanzamt." Eine proaktive Kommunikation in allen Phasen sorge dafür, dass die gesetzlich vorgegebenen Aufgaben partnerschaftlich erledigt werden. "Was die Finanzverwaltung weiß, kann sie zugunsten des Unternehmers verarbeiten", so der Experte. Fehlende Informationen oder unbeantwortete Rückfragen würden hingegen Misstrauen schaffen – und es könne schnell teuer werden.