Seit Januar 2025 müssen Handwerksbetriebe E-Rechnungen empfangen können – die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle anderen. Trotzdem hapert es in der Praxis: Empfang, Ausstellung und Archivierung bereiten laut einer ZDH-Umfrage vielen Betrieben noch erhebliche Probleme. Antworten auf 20 typische Praxisfragen.
Die E-Rechnung ist gesetzlich schon lange auf den Weg gebracht. Trotzdem sorgt sie in der betrieblichen Praxis weiterhin für zahlreiche Probleme und Fragestellungen. Eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) hat ergeben, dass sich viele Betriebe mit der praktischen Umsetzung der Regelungen noch schwertun. Überwiegend gaben die befragten Unternehmen Schwierigkeiten beim Empfang von E-Rechnungen an. Lediglich ein Drittel stellte Anfang 2026 bereits selbst E-Rechnungen aus. Auch die Archivierung der E-Rechnungen stellt laut Umfrage viele Unternehmen vor Probleme.
Im B2B-Bereich ist der Empfang von E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 für im Inland ansässige Unternehmen verpflichtend. Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen gibt es für Unternehmen Übergangsfristen. Betriebe müssen Rechnungen an inländische Unternehmen somit spätestens ab 2028 in den neuen E-Rechnungsformaten ausstellen. Ab dem Jahr 2027 sind bereits Betriebe zur Ausstellung verpflichtet, die im Vorjahr (also im Jahr 2026) mehr als 800.000 Euro Umsatz hatten.
Ausnahmen von dieser Regelung gelten nur, wenn der zugrunde liegende Umsatz umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG ist, wenn der ausstellende Unternehmer ein umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ist oder wenn es sich bei dem Beleg um eine Kleinbetragsrechnung (Bruttobetrag bis 250 Euro) oder einen Fahrausweis handelt.
1. Was bedeutet "im Inland ansässiges Unternehmen" genau?
Ein Unternehmen ist im Inland ansässig, wenn es seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat. Für Unternehmen, die keinen Sitz haben, zählt der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt des Unternehmers.
2. Kann ein Kunde eine ausgestellte E-Rechnung ablehnen?
Nein, für inländische B2B-Umsätze, die unter die gesetzlichen E-Rechnungsvorschriften fallen, ist die Zustimmung des Empfängers nicht erforderlich, um eine E-Rechnung zu versenden. Rechnungsaussteller sind also nicht verpflichtet, statt der E-Rechnung eine sogenannte sonstige Rechnung im PDF- oder Papierformat zu versenden.
3. Was gilt für spezielle Umsätze, wie zum Beispiel Reverse-Charge-Umsätze nach § 13b Umsatzsteuergesetz?
Handelt es sich um eine Rechnung zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen, dann ist auch für diese Umsätze (wenn alle weiteren Voraussetzungen gegeben sind) die E-Rechnung grundsätzlich maßgebend.
4. Was ist bei Bareinkäufen zu beachten? Gilt hier auch die E-Rechnungspflicht?
Barbelege mit einem Bruttobetrag von höchstens 250 Euro gelten als Kleinbetragsrechnungen. Für diese besteht eine Sonderregelung: Betriebe dürfen sie weiterhin im Papierformat oder als PDF-Rechnungen ausstellen. Bei Bareinkäufen über diesem Wert ist (bei Vorliegen aller weiteren Voraussetzungen) grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Wie dies im Handel zukünftig gehandhabt wird, gibt der Gesetzgeber nicht vor. Denkbar wäre zum Beispiel, dass Unternehmen die E-Rechnungen unter Angabe einer E-Mail-Adresse direkt an den Kunden versenden, sie nach der Registrierung in einem Kundenportal bereitstellen oder über eine Barcodefunktion abrufbar machen.
5. Welches E-Rechnungsformat ist konkret zulässig?
Grundsätzlich muss das gewählte E-Rechnungsformat der Norm EN 16931 entsprechen. Die beiden Standards, die sich mittlerweile in Deutschland etabliert haben, sind die sogenannte ZUGFeRD-Rechnung und die XRechnung. Bei der XRechnung erhalten Unternehmen lediglich einen maschinenlesbaren XML-Datensatz, während bei der ZUGFeRD-Datei dieser Datensatz in ein menschenlesbares PDF eingebettet ist. Deswegen wird die ZUGFeRD-Rechnung auch als hybrides Dateiformat bezeichnet.
Achtung: Nur ZUGFeRD-Versionen (sogenannte ZUGFeRD-Profile), die eindeutig der Norm EN 16931 entsprechen, gelten als E-Rechnungen im rechtlichen Sinn. Wichtig bei der ZUGFeRD-Rechnung ist außerdem, dass für das Finanzamt der XML-Datensatz der steuerlich führende Teil der Rechnung ist.
6. Müssen Betriebe bei hybriden Formaten wie dem ZUGFeRD-Format zwingend den XML-Teil der Rechnung prüfen?
Ja, der strukturierte Teil der ZUGFeRD-Rechnung ist für das Finanzamt der führende Beleg. Insofern ist es zwingend notwendig, sich nicht auf das PDF zu verlassen, sondern auch den XML-Teil der Rechnung technisch und inhaltlich zu überprüfen.
7. Wie können Unternehmen E-Rechnungen an den Empfänger übermitteln?
Für die Übermittlung der E-Rechnung kommt zum Beispiel der Versand per E-Mail, die Einstellung in Kundenportalen, der Austausch über E-Rechnungsplattformen oder die Bereitstellung über Schnittstellen infrage. Der Gesetzgeber gibt keinen konkreten Übermittlungsweg verpflichtend vor, sodass es auch nicht notwendig ist, eine spezielle E-Mail-Adresse für den Empfang einzurichten. Eine separate Eingangs-E-Mail-Adresse ist aber für den reibungslosen Empfang und die buchhalterische Organisation durchaus zu empfehlen.
8. Wie kann man erkennen, dass statt einer regulären PDF-Rechnung eine E-Rechnung erhalten wurde? Auf den ersten Blick sehen beide gleich aus.
ZUGFeRD-Rechnungen sind PDF-Dateien, in die der XML-Datensatz integriert ist. Auf den ersten Blick unterscheiden sie sich tatsächlich nicht von herkömmlichen PDF-Rechnungen. Über den PDF-Reader können Betriebe aber erkennen, ob in der PDF-Rechnung noch ein Anhang integriert ist. Die Anzeige des Anhangs ist oft über ein Büroklammersymbol im PDF-Reader aufrufbar.
9. Welche Fehler können Rechnungen enthalten?
E-Rechnungen können auf verschiedene Weise fehlerbehaftet sein. Zum einen können die Fehler das Format betreffen (Formatfehler), zum anderen können sogenannte Geschäftsregelfehler oder inhaltliche Fehler vorliegen. Bei Formatfehlern entspricht die vorliegende Datei nicht der zulässigen Syntax laut der Norm EN 16931. Ein Geschäftsregelfehler liegt vor, wenn die einzelnen Pflichtfelder der E-Rechnung fehlerhaft oder nicht konsistent sind, das heißt zum Beispiel, dass der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag rechnerisch nicht zum Nettobetrag und zum angegebenen Umsatzsteuersatz passt.
10. Welche Konsequenzen haben Fehler in E-Rechnungen?
Die Konsequenzen sind davon abhängig, um welche Fehlerart es sich handelt. Formatfehler führen dazu, dass keine E-Rechnung gegeben ist, sondern eine sonstige Rechnung vorliegt. Das heißt, wenn Unternehmen verpflichtend eine E-Rechnung erhalten müssen (nach Ende der Übergangsfristen), dürfen die Empfänger aus der sonstigen Rechnung keinen Vorsteuerabzug vornehmen.
Bei Fehlern in den Geschäftsregeln, die umsatzsteuerliche Pflichtangaben betreffen, beziehungsweise bei Inhaltsfehlern ist die vorliegende E-Rechnung nicht ordnungsgemäß, und Betriebe müssen eine Korrektur anfordern.
11. Wie kann ein Empfänger sicherstellen, dass die Rechnung fehlerfrei ist?
Die sogenannte technische Validierung, also die Prüfung, ob das Format der E-Rechnung der Norm EN 16931 entspricht und alle logischen Abhängigkeiten zwischen den Geschäftsfeldern gegeben sind, kann ein Empfänger nur mit einer geeigneten Validierungssoftware durchführen. Im Internet gibt es dafür beispielsweise frei zugängliche, kostenlose Validierungstools. Aber Vorsicht: Auch bei späteren Betriebsprüfungen muss der Validierungsprozess nachvollziehbar sein. Zudem kann es hierbei datenschutzrechtliche Bedenken geben, sodass eine lokale Validierungssoftware empfehlenswert ist.
12. Reicht es aus, die technische Validierung vorzunehmen, oder müssen Unternehmen hierzu etwas beachten?
Das Bundesfinanzministerium gibt an, dass es sich zum Nachweis der technischen Prüfung anbietet, den Validierungsbericht der Software aufzubewahren. Diese technische Validierung kann aber nur einen Zusatz zur inhaltlichen Überprüfung durch die Buchhaltung darstellen. Die technische Validierung erkennt nämlich nicht alle Inhaltsfehler, sodass nach wie vor die Mitarbeiter in der Buchhaltung die inhaltliche Überprüfung vornehmen müssen.
13. Was wäre ein Beispiel für einen Inhaltsfehler, den die technische Validierung übersieht?
Wird eine Rechnung über eine Leistung ausgestellt, die mit sieben Prozent zu versteuern ist, in der Rechnung aber 19 Prozent Umsatzsteuer ausgewiesen, kann die technische Validierung dies nicht als Fehler erkennen. Dieser Fehler fällt nur bei der inhaltlichen Prüfung auf.
14. Warum kann es sein, dass die Software des ausstellenden Unternehmens keinen Fehler bei der Ausgabe der E-Rechnung ausweist, aber das empfangende Unternehmen die Rechnung zurückweist?
Es kann sein, dass Absender und Empfänger verschiedene Programme zur Validierung nutzen und diese aufgrund der unterschiedlichen Umsetzung der EN-16931-Vorgaben durch die Softwarehersteller eventuell abweichende Ergebnisse liefern.
15. Müssen Betriebe eine Rechnung im Nachhinein korrigieren, wenn aus der Rechnung ein Skontoabzug oder andere Nachlässe geltend gemacht werden?
Wenn es sich um eine Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG handelt, wie das bei Skonto, Mängelrügen oder anderen Nachlässen der Fall ist, müssen Unternehmen die E-Rechnung nachträglich nicht berichtigen. Anders sieht es allerdings aus, wenn sich die Leistungsbeschreibung ändert (zum Beispiel bei einem geänderten Aufmaß). Hier müssen Betriebe die E-Rechnung in der Regel korrigieren.
16. Wie erfolgt eine Rechnungskorrektur, wenn versehentlich eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ausgestellt wurde?
Wenn die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, müssen Unternehmen die Berichtigung als E-Rechnung ausstellen. Die Korrekturrechnung muss als solche gekennzeichnet werden und einen Bezug zum ursprünglichen Beleg herstellen. Die Betriebe müssen sowohl die ursprüngliche als auch die korrigierte Datei dauerhaft aufbewahren.
17. Besteht bereits eine Pflicht, die E-Rechnungen automatisch im Unternehmen weiterzuverarbeiten?
Nein, bislang besteht keine Pflicht, die Rechnungen auch innerhalb des Unternehmens automatisch weiterzuverarbeiten.
18. Darf ein Unternehmen weitere Ausführungen zur Leistungsbeschreibung als Anlage mitversenden?
Unternehmen müssen die Leistungsbeschreibung zwingend in einem Umfang in den strukturierten Teil der Rechnung aufnehmen, der die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Leistung ermöglicht. Nach Auffassung des BMF ist aber eine Ergänzung durch einen Anhang in der E-Rechnung erlaubt.
19. Müssen Betriebe bei hybriden Rechnungsformaten sowohl den strukturierten Teil als auch den menschenlesbaren PDF-Teil der Rechnung aufbewahren?
Grundsätzlich müssen Betriebe nur den XML-Teil, also den strukturierten Teil, dauerhaft archivieren. Enthält der PDF-Beleg allerdings zusätzliche buchungsrelevante oder steuerliche Informationen, zum Beispiel Buchungsvermerke, ist auch dieser Teil der Rechnung aufzubewahren.
20. Was müssen Unternehmen bei der Archivierung von E-Rechnungen beachten?
Betriebe müssen bei der Archivierung von E-Rechnungen die Vorschriften der GoBD beachten. Das heißt, die Belege müssen über die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren revisionssicher (also vollständig, nachvollziehbar, lesbar, manipulationssicher und maschinell auswertbar) archiviert werden. Hierfür benötigen Betriebe in der Regel spezielle Archivierungssysteme, beispielsweise eine Archivierungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem, das GoBD-konform arbeitet.