Kursgebühren, Reisekosten, Verpflegung – wer sich beruflich weiterbildet, kann viele Ausgaben steuerlich geltend machen. Doch das Finanzamt schaut genau hin. Was Selbstständige und Arbeitnehmer wissen müssen.
Wer sich laufend beruflich fortbildet, sichert als Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz und kann unter Umständen in eine besser bezahlte Position im Betrieb aufsteigen. Selbstständigen garantiert die Fortbildung, dass sie ihren Kunden bestmögliches Knowhow anbieten können und somit am Markt gefragt sind. Das Thema Fortbildung sollte aber unbedingt auch aus dem Blickwinkel Steuer betrachtet werden.
Fortbildung & Steuer: Allgemeinbildende Seminare problematisch
Grundsätzlich dürfen Ausgaben für eine betriebliche Fortbildung bei der Steuer als gewinnmindernde Betriebsausgaben erfasst werden. Doch "grundsätzlich" bedeutet immer, dass es Ausnahmen gibt. Und diese Ausnahmen sollten Betriebsinhaber, die in Fortbildung investieren, unbedingt kennen. Denn besucht ein Selbstständiger ein Seminar zur Persönlichkeitsbildung, ist das zwar auch betrieblich wichtig, um bei Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern sicher und überzeugend auftreten zu können. Da solche Kurse aber nicht fachspezifisch für die Ausübung des Handwerksberufs sind und auch privaten Interessen dienen, wird das Finanzamt die Ausgaben für eine solche allgemeine Fortbildung bei der Steuer nicht zum Abzug zulassen.
Praxis-Tipp: Findet eine solche Fortbildung zur Persönlichkeitsbildung an einem touristisch attraktivem Ort statt, wird das Finanzamt nicht nur bei den Kursgebühren steuerlich den Rotstift ansetzen. Auch die im Zusammenhang mit dieser Fortbildung angefallenen Zusatzkosten sind bei der Steuer leider tabu. Meist sind das die An- und Abreisekosten sowie Übernachtungskosten.
Fortbildung & Steuer: Zu viel Privatvergnügen
Eine betriebliche Fortbildung an touristisch attraktiven Orten ist bei der Steuer immer ein Problemfall. Sollte das Finanzamt auf solche Fortbildungsreisen stoßen, wird es sich in der Regel das Fortbildungsprogramm vorlegen lassen. Dauert die rein betriebliche Fortbildung beispielsweise zehn Tage und davon sind fünf Tage ohne Veranstaltung, sondern zur freien Verfügung, wird das Finanzamt zwar die Seminarkosten als Fortbildung bei der Steuer zum Abzug zulassen. Die Unterkunftskosten wird das Finanzamt jedoch nur anteilig zum Abzug als Betriebsausgabe zulassen (Fünf Tage abziehbar, fünf Tage nicht steuerlich absetzbar).
Praxis-Tipp: Kann der selbstständige Handwerker das Programm für seine Fortbildung nicht vorlegen, schützt ihn das leider nicht vor Negativfolgen bei der Steuer. Das Finanzamt wird die privaten Unterkunftskosten dann entweder schätzen und teilweise nicht zum Abzug zulassen oder es wendet sich in einem Drittauskunftsverfahren an den Seminaranbieter und fordert das Programm an.
Fortbildung und Steuer: Kombination mit Urlaub
Kombiniert ein selbstständiger Handwerker seine berufliche Fortbildung an einem touristisch attraktiven Ort mit einem Urlaub, der vorher oder nachher stattfindet, dürfte es für diese Fortbildung bei der Steuer Fragen des Finanzamts geben. Denn nur die Übernachtungskosten, die für die Zeit der Fortbildung anfallen, wirken sich bei der Steuer als Betriebsausgaben aus.
Dauert die Fortbildung nur einen Tag und der Urlaub davor und danach ist deutlich länger, wird das Finanzamt auch bei den An- und Abreisekosten den Rotstift ansetzen und diese mit der Fortbildung angefallenen Reisekosten bei der Steuer nur anteilig als Betriebsausgaben zum Abzug zulassen.
Fortbildung & Steuer: Nachweise für Arbeitnehmer
Bei Arbeitnehmern, die eine Fortbildung besuchen und diese bei der Steuer absetzen möchten, ist das Finanzamt genauso streng wie bei Selbstständigen. Will heißen: Es muss zunächst nachgewiesen werden, dass ein Zusammenhang zwischen der Fortbildung und dem Beruf besteht. Nur wenn dieser Nachweis gelingt, wirken sich die Kosten der Fortbildung bei der Steuer als Werbungskosten aus.
Praxis-Tipp: Ein Garant dafür, dass das Finanzamt die Kosten für eine Fortbildung bei der Steuer zulässt, ist, wenn der Arbeitnehmer die Fortbildung während seiner Arbeitszeit absolviert oder wenn der Arbeitgeber sich an der Fortbildung beteiligt. Findet die Fortbildung im Urlaub statt und beteiligt sich der Arbeitgeber finanziell nicht, dann hilft zum Thema "Fortbildung & Steuer" eine Bescheinigung des Arbeitgebers, aus der hervorgeht, dass und warum die Fortbildung aus beruflichen Gründen dringend notwendig erscheint.
Fortbildung & Steuer: Arbeitgeber übernimmt (einen Teil) der Fortbildungskosten
Übernimmt der Arbeitgeber die Fortbildungskosten komplett oder zumindest einen Teil davon, dann sollte die Rechnung über die Fortbildung unbedingt auf den Namen des Arbeitgebers laufen. Vorteil bei der Steuer: Nur in diesem Fall steht dem Arbeitgeber die Vorsteuererstattung aus dem Rechnungsbetrag zu.
In der Praxis stellt sich bei voller oder teilweiser Kostenübernahme durch den Arbeitgeber noch die Frage, ob für die Zuzahlungen an den Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil versteuert werden muss.
Antwort: Nein, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Fortbildung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Lautet die Rechnung auf den Namen des Mitarbeiters, muss die Zusage zur Übernahme der Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber unbedingt vor Abschluss des Vertrags mit dem Anbieter für die Fortbildung arbeitsrechtlich vereinbart werden (Richtlinie 19.7 Lohnsteuerrichtlinien).
Praxis-Tipp: Als Werbungskosten sind bei der Steuer übrigens nur die Kosten abziehbar, mit denen ein Arbeitnehmer durch die Fortbildung tatsächlich wirtschaftlich belastet ist. Konkret: Kosten für Fortbildung 1.800 Euro, Zuzahlung des Arbeitgebers 500 Euro = Werbungskostenabzug 1.300 Euro.
Fortbildung & Steuer: Nicht nur Kursgebühren steuerlich absetzbar
Fallen einem Arbeitnehmer Kosten für eine berufliche Fortbildung an, können bei der Steuer nicht nur die Kursgebühren in die Anlage N zur Einkommensteuererklärung eingetragen werden, sondern auch alle anderen mit der Fortbildung anfallenden Kosten. Typischerweise sind noch folgende Kosten absetzbar:
- Fahrtkosten (grundsätzlich mit der Dienstreisepauschale bei Fahrt mit Privat-Pkw von 30 Cent je gefahrenen Kilometer oder die tatsächlichen Pkw-Kosten je Kilometer oder die tatsächlichen Ticketkosten bei Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln)
- Übernachtungskosten
- Verpflegungspauschalen (bei mehrtägiger Fortbildung im Inland 14 Euro für den An- und Abreisetag und 28 Euro für die Zwischentage; bei eintägiger Fortbildung: 14 Euro bei Abwesenheit von zu Hause von mehr als acht Stunden).
Praxis-Tipp: Auch Kosten für Lernnachmittage mit anderen Teilnehmern an der Fortbildung dürfen bei der Steuer als Werbungskosten abgesetzt werden. Abziehbar sind hier ebenfalls Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen. Das Finanzamt ist hier aber meist arg streng und verlangt schriftliche Nachweise, wie lange an den jeweiligen Lernnachmittagen welche Inhalte gelernt wurden. Ohne Nachweis kann es passieren, dass das Finanzamt die Kosten für den Lernnachmittag oder das Lernwochenende anteilig kürzt und so nur einen Teil als Werbungskosten zum Abzug zulässt.
Fortbildung & Steuer: Steuerspielregeln zum Meisterkurs
Bei der Fortbildung zum Meister haben Arbeitnehmer beim Thema Steuern meist zahlreiche Fragen. Hier finden Sie die Antworten auf zehn dieser häufig gestellten Fragen zum Thema "Fortbildung & Steuer".