Mit Beispielbuchungen Wie Sie Rechnungsabgrenzungsposten richtig buchen

Im unternehmerischen Alltag kommt es nicht selten vor, dass Betriebe Zahlungen erhalten oder leisten, die wirtschaftlich zu Folgeperioden gehören. Rechnungsabgrenzungsposten sind ein Instrument, um diese Beträge richtig abzugrenzen und den Gewinn periodengerecht zu ermitteln.

Rechnungsabgrenzungsposten in der Handelsbilanz

Rechnungsabgrenzungsposten sind im Handelsgesetzbuch geregelt. § 250 HGB definiert, was unter Rechnungsabgrenzungsposten zu verstehen ist.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten gemäß § 250 Abs. 1 HGB: Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten gemäß § 250 Abs. 2 HGB: Auf der Passivseite sind als Rechnungsabgrenzungsposten Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.

Liegen die genannten Voraussetzungen vor, müssen Unternehmen verpflichtend Rechnungsabgrenzungsposten für wirtschaftsjahresübergreifende Vorgänge buchen.

Rechnungsabgrenzungsposten in der Steuerbilanz

Das Steuerrecht sieht bei der Buchung von Rechnungsabgrenzungsposten eine Vereinfachungsregelung vor.

Bei Einnahmen oder Ausgaben, die die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter von derzeit 800 Euro (§ 6 Abs. 2 EStG) nicht überschreiten, können Unternehmen steuerrechtlich auf die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten verzichten. Unternehmen müssen dieses Wahlrecht aber für alle Einnahmen und Ausgaben einheitlich ausüben.

Rechnungsabgrenzungsposten im unternehmerischen Alltag

Mithilfe von Rechnungsabgrenzungsposten können Handwerksbetriebe also ihre jeweiligen Aufwendungen und Erträge periodengerecht erfassen. Sobald Betriebe für Aufwendungen zahlen, die wirtschaftlich erst ins nächste Jahr gehören, liegen aktive Rechnungsabgrenzungsposten vor. Unternehmen buchen in der Praxis klassischerweise aktive Rechnungsabgrenzungsposten, wenn sie Mietvorauszahlungen leisten oder zum Beispiel Versicherungsprämien oder ähnliche Zahlungen im Voraus begleichen.

Unternehmen buchen dagegen passive Rechnungsabgrenzungsposten, wenn sie Einnahmen erhalten, die wirtschaftlich erst dem Folgejahr zugeordnet werden. Passive Rechnungsabgrenzungsposten sind beispielsweise zu buchen, wenn Miete oder Provisionen im Voraus vereinnahmt werden und die zugehörige Leistung erst noch erbracht werden muss.

Die Rechnungsabgrenzungsposten dienen dabei als Zwischenkonto für die Erfassung der Zahlung ohne die gleichzeitige Buchung von Aufwand und Ertrag im Zeitpunkt der Zahlung. In der Folgeperiode wird der Rechnungsabgrenzungsposten über eine Buchung an Aufwand bzw. Ertrag wieder aufgelöst.

Unterjährige Rechnungsabgrenzungsposten

Betriebe können auch unterjährig Beträge periodengerecht abgrenzen. Dies dient dazu, die betriebswirtschaftlichen Auswertungen, allen voran die kurzfristige Erfolgsrechnung, aussagekräftiger zu machen. Unternehmen können auch unterjährig Rechnungsabgrenzungsposten buchen, wenn Zahlungen für eine zukünftige Periode geleistet oder vereinnahmt werden, die von der Periode der wirtschaftlichen Verursachung abweicht.

Beispiel: Buchung aktiver Rechnungsabgrenzungsposten

Unternehmen U zahlt im Dezember 2025 die gesamte Hallenmiete für das Jahr 2026 im Voraus. Die monatliche Miete beträgt 1.000 Euro. Unternehmen U überweist am 1. Dezember 2025 12.000 Euro an den Vermieter.

Buchung der Zahlung im Jahr 2025

Ausbuchen des Rechnungsabgrenzungspostens im Jahr 2026

Darstellung auf den Konten 2025

Darstellung auf den Konten 2026

Beispiel: Buchung passiver Rechnungsabgrenzungsposten

Unternehmen H vermietet einen Teil der Werkshalle an Untermieter M weiter. H erhält die Miete für das Jahr 2026 bereits im Dezember 2025. Die monatliche Miete beträgt 500 Euro. H vereinnahmt folglich im Dezember 2025 6.000 Euro, die wirtschaftlich ins Jahr 2026 gehören.

Buchung der Vereinnahmung im Jahr 2025

Ausbuchen des Rechnungsabgrenzungspostens im Jahr 2026

Darstellung auf den Konten 2025

Darstellung auf den Konten 2026