Steuerliche Nutzungsdauer Notebook, Tablet, Smartphone & Co.: Das gilt bei der Abschreibung

Liegt der Kaufpreis für ein Telekommunikationsgerät über 800 Euro netto, greifen die Regeln zur Abschreibung. Die Nutzungsdauer für ein Notebook, Tablet oder Smartphone beträgt drei Jahre. Für Computerhardware gilt seit 2021 jedoch eine steuerliche Sonderregelung.

Steuerzahler können seit 2021 wählen, ob sie Computer, Tablets und Notebooks über drei Jahre oder direkt in voller Höhe für ein Jahr abschreiben. - © hanahal - stock.adobe.com

Neuregelungen für Computerhardware seit 1. Januar 2021

Seit 1. Januar 2021 haben Arbeitnehmer und Unternehmer ein neues Wahlrecht. Für Computerhardware und Software kann unabhängig von der Höhe der Ausgaben eine einjährige Nutzungsdauer unterstellt werden. Mit anderen Worten: Die Ausgaben können Sie im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgaben verbuchen. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 22. Februar 2022 (abrufbar hier).

Praxis-Tipp: Sie haben aber ein Wahlrecht. Sie können auch die übliche Nutzungsdauer ansetzen – je nach individueller steuerlicher Zielsetzung.

Beispiel: Sie kauften im Jahr 2021 für Ihren Handwerksbetrieb drei Notebooks zu einem Preis von 3.600 Euro zuzüglich 684 Euro Umsatzsteuer. Entscheiden Sie sich für die einjährige Nutzungsdauer, dürfen Sie die Nettokosten von 3.600 Euro in voller Höhe als Betriebsausgaben des Jahres 2021 behandeln und vom Gewinn 2021 abziehen.

Entscheidung gegen Anwendung der einjährigen Nutzungsdauer

Entscheidet sich ein Unternehmer – aus welchen Gründen auch immer – gegen die neue einjährige Nutzungsdauer für Computerhardware, gelten für die die Steuerspielregeln zur Abschreibung bzw. zum Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).

Der Bundesfinanzhof bestätigte die seit Jahren geltende Rechtsprechung, wonach die Nutzungsdauer für ein Notebook drei Jahre beträgt (BFH, Urteil v. 5.7.2012, Az. VI R 99/10).

Im Erstjahr gilt eine streng zeitanteilige Ermittlung der Abschreibung. Das bedeutet: Die Abschreibung im Erstjahr gibt es nur für die Monate des Jahres, in denen der Laptop genutzt wurde.

Beispiel für die lineare Abschreibung

Sie erwerben ein Notebook für 1.200 Euro am 1. Dezember. Die Abschreibung des Notebooks beträgt auf drei Jahre verteilt 400 Euro im Jahr. Im Jahr des Kaufs wird die Abschreibung jedoch nur in Höhe von 34 Euro (1/12 von 400 Euro) als Betriebsausgaben abgezogen.

In folgenden beiden Jahren nach dem Kauf sind jeweils 400 Euro abziehbar. Im Jahr drei nach dem Kauf beträgt die restliche Abschreibung dann 366 Euro (400 Euro abzgl. 34 Euro aus dem Erstjahr).

Beispiel für die degressive Abschreibung

Aufgrund der Corona-Krise wurde bei Anschaffungen ab 2020 die degressive Abschreibung wieder eingeführt. Sie haben also ein Wahlrecht, ob Sie die Ausgaben für den betrieblichen Laptop im Rahmen der linearen oder degressiven Abschreibung steuerlich geltend machen. Die degressive Abschreibung beträgt das 2,5-fache des linearen Abschreibungssatzes, maximal 25 Prozent der Anschaffungskosten bzw. des Restbuchwerts.

Beispiel: Sie erwerben ein Notebook für 1.200 Euro am 1. Dezember und entscheiden sich für die degressive Abschreibung.

Degressive Abschreibung (1.200 Euro x 25 Prozent x 1/12, da Kauf im Dezember)12 Euro
Abschreibung im Jahr 1 nach Kauf (25 Prozent von Restbuchwert 1.188 Euro)297 Euro
Abschreibung im Jahr 2 nach Kauf (25 Prozent von Restbuchwert 891 Euro)222,75 Euro
Abschreibung im Jahr 3 nach Kauf (Restbuchwert 668,25 Euro)668,25 Euro

Wie bereits eingangs erwähnt, können Sie alternativ auch die neue Einjahresabschreibung seit 1. Januar 2021 nutzen.

Sonderfall Smartphone

Für ein Handy sieht die amtliche Abschreibungstabelle eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vor. Da diese Abschreibungstabelle aus dem Jahr 2001 ist und Smartphones noch nicht existierten, kann auch eine Nutzungsdauer von drei Jahren angesetzt werden. Sollte der Sachbearbeiter die kürzere Nutzungsdauer monieren, weisen Sie darauf hin, dass die Nutzungsdauer der amtlichen Abschreibungstabellen nur Richtwerte sind und Abweichungen von der vorgeschlagenen Nutzungsdauer für nicht enthaltene Wirtschaftsgüter möglich sein müssen. Argumentieren Sie, dass ein Smartphone eher einem Laptop gleicht und dass deshalb eine Nutzungsdauer von drei Jahren möglich sein müsste.

Sofortabzug von geringwertigen Wirtschaftsgütern

Bei einem Kaufpreis von netto bis zu 800 Euro kommt der Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in Betracht. Die Abschreibung eines Telekommunikationsgeräts über die Nutzungsdauer von drei Jahren ist dann nicht notwendig.

Beispiel für Unternehmer: Sie sind Unternehmer und kaufen im Jahr 2022 für Ihren Betrieb ein Smartphone für 940,10 Euro (Netto 790 Euro + 150,10 Euro Umsatzsteuer). Da der Kaufpreis netto nicht mehr als 800 Euro beträgt, dürfen Sie die 790 Euro im Jahr des Kaufs in voller Höhe vom Gewinn abziehen. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, bekommen Sie noch die 150,10 Euro Vorsteuer vom Finanzamt erstattet.

Beispiel für Arbeitnehmer: Sie sind Arbeitnehmer und kaufen im Jahr 2022 für berufliche Zwecke ein Smartphone für 940,10 Euro (Netto 790 Euro + 150,10 Euro Umsatzsteuer). Da der Kaufpreis netto nicht mehr als 800 Euro beträgt, dürfen Sie die 940,10 Euro (also den Bruttopreis) im Jahr des Kaufs in voller Höhe als Werbungskosten aus nichtselbständiger Arbeit abziehen.

So funktioniert die Sammelpostenmethode

Alternative für Unternehmer: Brauchten Sie im Jahr 2022 keine hohen Betriebsausgaben mehr, gibt es noch eine dritte Möglichkeit, das Notebook oder Tablet gewinnmindernd abzuschreiben. Die Rede ist von der Sammelpostenmethode. Hier erlaubt das Finanzamt für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis maximal 1.000 Euro netto eine Abschreibung auf fünf Jahre. Bei der Sammelpostenmethode gilt die zeitanteilige Abschreibung im Erstjahr nicht. Der Kaufpreis wird stets gleichmäßig auf fünf Jahre verteilt.

Wermutstropfen: Entscheidet sich ein Unternehmer für die Anwendung der Sammelpostenmethode, scheidet der Sofortabzug für Gegenstände mit einem Nettokaufpreis bis 800 Euro aus. Es kann in einem Jahr immer nur entweder die eine oder die andere Abschreibungsmethode gewählt werden.

Besonderheit bei einjähriger Nutzungsdauer für Computerhardware

Entscheiden Sie sich für die neue einjährige Nutzungsdauer für Computerhardware, gilt diese zwar erst für Käufe ab dem 1. Januar 2022. Doch wurde in den Jahren davor ein Laptop, ein PC oder ein Multifunktionsgerät mit Scan-Kopier-Druck-Funktion gekauft, darf der am 30. Dezember 2020 noch vorhandene Restbuchwert in voller Höhe im Jahr 2021 gewinnmindernd abgeschrieben werden.

Beispiel: Ein selbständiger Handwerker hat im Jahr 2019 Computerhardware für seinen Betrieb in Höhe von 7.800 Euro gekauft. Nach Abzug der Abschreibung besteht zum 31. Dezember 2020 noch ein Restbuchwert von 4.800 Euro, der noch nicht abgeschrieben ist. Folge: Bei Anwendung der Neuregelung zur einjährigen Nutzungsdauer darf dieser Betrag von 4.800 Euro in voller Höhe im Jahr 2021 abgeschrieben und somit vom Gewinn 2021 abgezogen werden. dhz