Wenn ein Arbeitgeber eine Bewerbung aus diskriminierenden Gründen ablehnt, kann das teuer werden. Also besser gar nicht oder ohne Begründung absagen? Wie eine rechtssichere Lösung aussehen könnte, die gleichzeitig ein gutes Arbeitgeber-Image wahrt.
Zum Bewerbungsprozess gehört es dazu, Absagen zu erteilen – aber muss man jedem Bewerber absagen? "Nein, dafür gibt es grundsätzlich keine gesetzliche Regelung", erklärt Rechtsanwalt Dr. Sebastian Schulte von der Kanzlei Justem Rechtsanwälte. Einzige Ausnahme seien schwerbehinderte Bewerber. Personalberater Thilo Engfer rät trotzdem dringend dazu, jedem Bewerber zu antworten: "Alle Bewerbungen sollten immer kommentiert werden. Ganz gleich, ob es um eine Zusage, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder eine Absage geht." Engfer ist seit 16 Jahren als Unternehmensberater tätig und unterstützt auch kleine und mittlere Handwerksbetriebe bei ihrer Mitarbeitergewinnung.
Erhält ein Bewerber keine Antwort, drohe dem Betrieb ein Imageschaden, so Engfer: "Egal ob über Social Media, Bewertungsplattformen wie Kununu oder im persönlichen Gespräch – Menschen kommunizieren miteinander." Einen Satz wie "Ich habe mich beworben und nie wieder etwas gehört, was ist das für ein Laden" wolle schließlich kein Betrieb über sich lesen. Eine schlechte Reputation des Unternehmens kann auch in Zukunft potenzielle Bewerber abschrecken.
No-Gos: "zu alt", "keine Frauen", "nur Deutsche"
Auf einem anderen Papier steht, ob – und falls ja, wie – Arbeitgeber ihre Absage gegenüber Bewerbern begründen sollten. Denn hier ist Vorsicht geboten. Schlimmstenfalls droht ein Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Rechtsanwalt Schulte: "Nach dem AGG darf ein Arbeitgeber eine Bewerbung nicht wegen des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, der Rasse oder ethnischen Herkunft, einer Behinderung oder der Religion ablehnen." Wird einer dieser Gründe klar kommuniziert oder ergibt er sich mittelbar aus dem Kontext, liegt ein Verstoß vor. Beispiele:
- "Ich beschäftige in meinem Betrieb nur Männer, deshalb muss ich ihnen absagen." Diese Aussage bezieht sich eindeutig auf das Geschlecht und verstößt damit gegen das AGG.
- "Ich kann Sie nicht einstellen, weil ich dynamische und junge Mitarbeiter brauche, da passen Sie nicht rein." Dieser Ablehnungsgrund sagt zwar nicht direkt "Sie sind zu alt", aber es lässt sich mittelbar ableiten. Daher liegt auch hier ein Verstoß gegen das AGG vor.
Rechtlich am sichersten sei es, so Schulte, überhaupt keine Gründe zu nennen, soweit keine Pflicht wie gegebenenfalls bei Schwerbehinderten besteht. Selbst auf Nachfrage hätten Bewerber keinen Anspruch darauf, die Gründe für die Nichteinstellung zu erfahren. "Es ist natürlich immer eine Frage, wie der Arbeitgeber damit umgeht. Wenn er etwas begründen will, sollte er immer tätigkeitsbezogene Gründe nennen". Persönliche oder menschliche Gründe seien in der Kommunikation ein No-Go.
Absagen mit Begründung: E-Mail oder Telefon?
Das bestätigt auch Personalberater Thilo Engfer. Er erklärt: "Arbeitgeber haben zwei Möglichkeiten, dem Bewerber abzusagen." Option eins sei die schriftliche Antwort: "Hier darf man auf keinen Fall etwas mitteilen, was gegen die Rechtsprechung verstößt und eine Klage nach sich ziehen könnte." Engfer teilt hier die Meinung des Anwalts, man solle lieber fehlende Weiterbildungen, Zeugnisse oder Erfahrungen als Begründung anführen.
Die zweite Möglichkeit für eine Absage ist das Telefonat. Engfer empfiehlt diese Variante, da hier eine Vertrauensbasis aufgebaut werden könne. Am besten sei es, auch hier logisch zu argumentieren und nie persönliche Dinge zu sagen – so sei es auch für den Bewerber nachvollziehbar. "Vielleicht ist der Bewerber ja auch eine spannende Person, die jetzt noch nicht ins Team passt, aber in zwei Jahren schon", sagt Engfer. Das könne in verschiedenen Situationen der Fall sein, mit einem ehrlichen Telefonat könne man vielleicht Vertrauen aufbauen und einen Mitarbeiter für die Zukunft gewinnen. Der Personalberater hat zwei Beispiele aus der Handwerkspraxis:
- Situation eins: Ein Elektromeister wird gesucht und ein guter Geselle bewirbt sich.
Experten-Tipp von Engfer: "Du bist sehr interessant und begabt, aber wir brauchen leider einen Meister. Im Moment passt es also leider nicht, aber wenn Du in Zukunft vorhast, Deinen Meister zu machen, dann melde Dich unbedingt danach bei uns.
- Situation zwei: Der Bewerber spricht nur gebrochen Deutsch.
Experten-Tipp von Engfer: "Du sprichst auch mit den Kunden vor Ort, deshalb musst Du fließend Deutsch können. Du bist fachlich qualifiziert genug, die fehlende Sprachkenntnis ist das einzige Problem. Wäre ein Deutschkurs eine Möglichkeit? Wenn Du ein B2- oder C1-Zertifikat hast, kannst Du Dich gerne wieder bei uns melden".
Zur zweiten Situation hat Rechtsanwalt Schulte noch eine Ergänzung: "Fehlende Deutschkenntnisse dürfen im Einzelfall als Ablehnungsgrund genannt werden, wenn im Beruf mit Kollegen oder Kunden intensiver auf Deutsch kommuniziert werden muss." Allerdings müsse man bei der Formulierung aufpassen: "Eine Absage, weil Deutsch nicht die Muttersprache ist, ist gefährlich", so Schulte. Daraus könne man auch ableiten, dass nur Deutsche und keine Ausländer eingestellt werden.
Rechtsfolgen bei Verstößen gegen das AGG
Wird ein Bewerber mit Diskriminierungsmerkmalen abgelehnt, klagt vor Gericht und bekommt Recht, kann das für den Betrieb unterschiedliche Folgen haben. Rechtsanwalt Schulte: "Bei Schwerbehinderten kann eine Ordnungswidrigkeit in Betracht kommen und zu einem Bußgeld führen." In der Praxis begegne ihm aber – auch mit Blick auf die weiteren vom AGG geschützten Merkmale – häufiger eine Klage der Arbeitnehmer auf Schadenersatz beziehungsweise auf eine Entschädigung: "Dann kommt es häufig zur Zahlung einer Art Schmerzensgeld als Entschädigung." Arbeitnehmer hätten es hier leicht, sie müssten nur Indizien vortragen, die auf eine diskriminierende Ablehnung hindeuten. Schulte: "Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt und es andere Gründe gab." Aus der Praxis kann der Anwalt berichten, dass häufig schon die Stellenausschreibung zu Problemen führt. Wird dort zum Beispiel ein "junger, dynamischer Kollege" gesucht, können sich ältere Bewerberinnen diskriminiert fühlen.
Bejaht das Gericht einen Verstoß gegen das AGG, steht dem Arbeitnehmer ein Entschädigungsanspruch zu. Dieser könne schon deutlich im vierstelligen Bereich liegen, "in Einzelfällen habe ich auch schon gesehen, dass höhere Beträge erfolgreich eingeklagt wurden", ergänzt der Rechtsanwalt. Anhaltspunkte für die Höhe der Entschädigung seien der Job und das Gehalt. Schulte: "Nach § 15 Abs. 4 AGG beträgt die Frist für die Geltendmachung von Entschädigungs- und Schadensersatzansprüchen zwei Monate. So lange nach der Ablehnung kann der Arbeitnehmer noch klagen." Deshalb sollten die Bewerbungsunterlagen, der Schriftverkehr und eventuelle Notizen vom Vorstellungsgespräch mindestens so lange vom Arbeitgeber aufbewahrt werden.
Mehr Sicherheit: Klassische Floskeln aus der Praxis
"Handwerksbetriebe sind als private Arbeitgeber grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, jemanden einzustellen. Auch dann nicht, wenn der Bewerber ausreichend qualifiziert ist", sagt der Rechtsanwalt. Begründungen wie "Vielen Dank für Ihre Bewerbung, aber wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden", "Die Stelle ist bereits besetzt" oder "Die Stelle wurde gestrichen" sind laut Personalberater Engfer typische Floskeln für eine Absage: "In den meisten Fällen ist das zwar gelogen, aber dafür ist es rechtlich unbedenklich. Wenn kein passender Arbeitnehmer gefunden wird, muss die Stelle auch nicht besetzt werden." Generell rät Engfer, keine leichtfertigen Absagen zu erteilen, das könne sich gerade in Zeiten des Fachkräftemangels rächen.