Bürokratieabbau ist eine populäre Forderung von Handwerksbetrieben und Verbänden. Dabei ist oftmals die firmeninterne Bürokratie mindestens so schädlich für den Geschäftserfolg wie die gesetzlichen Auflagen. Mitunter sind Impulse von außen notwendig, um Veränderungsmöglichkeiten zu erkennen.
Angebote? Werden jeden Donnerstag per Fax verschickt. E-Mails? Möchte der Chef ausgedruckt haben, einsortiert in die Postmappe mit der Aufschrift "E-Mails". Rechnungen? Gibt der Chef persönlich frei, bevor sie überwiesen werden dürfen. Das war schon immer so.
Bürokratie ist ein Reizthema im Handwerk. Viele Inhaberinnen und Inhaber von Handwerksbetrieben verbringen immer mehr Zeit mit der Bewältigung administrativer Anforderungen als mit der Ausübung ihres Handwerks. Im Fokus stehen dabei meist die von der Bundesregierung und der Europäischen Union vorgegebenen Berichts- und Dokumentationspflichten. "Die Bürokratie würgt uns ab", klagt Jörg Dittrich, Präsident beim Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH). "Das Handwerk kämpft seit Jahren für weniger Bürokratie, doch es kommt immer noch neue hinzu." Dabei sorgen neben den gesetzlichen Auflagen auch die internen bürokratischen Abläufe und Regelungen in vielen Betrieben für Probleme.
Interne Struktur eine größere Hürde als die Gesetze
"In vielen Unternehmen behindert die firmeninterne Bürokratie den Geschäftserfolg mehr als gesetzliche Regelungen, die zu befolgen sind", sagt Managementexperte und Unternehmensberater Bodo Antonić. Er beruft sich dabei auf eine neue Studie, wonach 62 Prozent der Führungskräfte aus der deutschen Wirtschaft die Ansicht vertreten, dass die firmeninterne Bürokratie einen deutlich stärkeren Einfluss auf die Produktivität im Betrieb hat als die vom Gesetzgeber vorgeschriebene externe Bürokratie. Von hundert befragten Vorständen, Geschäftsführern und Mitgliedern der Geschäftsleitung von mittelständischen Unternehmen schätzt demnach mehr als die Hälfte (57 Prozent) umständliche und langatmige Betriebsabläufe als negativ für das Geschäft ein. Satte 69 Prozent der befragten Führungskräfte sind zudem davon überzeugt, dass sich die Innovationszyklen durch den gezielten Abbau der internen Betriebsbürokratie verkürzen lassen würden.
"Oftmals sind die Folgen der internen Bürokratie verheerender als die Auswirkungen der gesetzlichen Vorgaben", so Antonić. "Das allgegenwärtige Gejammere über den Dschungel der staatlichen Vorschriften täuscht darüber hinweg, dass in vielen Unternehmen betriebsintern ein ähnlicher bürokratischer Wildwuchs vorzufinden ist." Während der Abbau der öffentlichen Bürokratie der Langatmigkeit der Politik unterworfen sei, lasse sich "eine innerbetriebliche Entschlackungskur binnen weniger Monate durchführen", so der Experte. Der Wille dazu müsse aber vom Chef selbst kommen – und die Maßnahmen müssten konsequent umgesetzt werden.
Arbeitsabläufe: Mut zu Veränderungen
Das Problem dabei: Viele Betriebsinhaber merken gar nicht, wie sehr die über Jahre eingeschliffenen bürokratischen Abläufe ihr Unternehmen hemmen. Sie sind so sehr in ihren Routinen gefangen, dass sinnvolle Neuerungen und Veränderungen ausgeblendet werden. "Man sollte die eigene Arbeitssituation und -weise regelmäßig überprüfen", rät Julia Hoch, Management-Professorin an der California State University Northridge (CSUN) in den USA. Da es schwer sei, sich selbst objektiv einzuschätzen, sei es sinnvoll, Situationen regelmäßig im Team kritisch zu hinterfragen und zu reflektieren. "Dadurch können Abläufe und Strukturen verändert werden", so die Expertin. Wichtig ist es dann aber, Veränderungen auch zuzulassen und anzunehmen: "Routinierte Abläufe sind praktisch, geben Sicherheit und sie sind angenehm, weil man so arbeiten kann, wie man es gewohnt ist", erklärt Hoch. Dies könne jedoch für den Unternehmenserfolg kontraproduktiv sein.
Dabei muss eine Routine per se nichts Schlechtes sein. Sie ist erstmal eine Handlung, deren Ablauf man tief verinnerlicht hat und über den man nicht nachdenken muss. Wer sich über Jahre eine gute Arbeitsweise angeeignet hat und die benötigten Vorgänge quasi im Schlaf beherrscht, profitiert davon – und zeigt, dass er ein solides Fundament seiner Arbeit aufgebaut hat. Die Schattenseite ist jedoch, dass die Routine den Blick auf Neues verstellt, weil sich dieser Vorgang eingebrannt und jahrelang bewährt hat. Dabei übersieht man mitunter unternehmerische Chancen. Denn Routinen sind etwas Starres: Man hält an Gewohnheiten fest, weil man das schon immer so gemacht hat. "Durch Routine kann man Scheuklappen entwickeln", bringt es Management-Professorin Hoch auf den Punkt. "Dadurch verschließt man sich gegenüber Anpassungen und Veränderungen." Wenn Veränderungsmöglichkeiten nicht mehr gesehen werden und es an Reflexion und Veränderungsbereitschaft fehlt, wird es gefährlich. Meist würden Chefs nicht von selbst erkennen, dass interne bürokratische Regelungen problematisch sind, warnt Hoch. Oft seien es Impulse von außen notwendig, um zu dieser Erkenntnis zu gelangen.
"An der Spitze herrscht häufig ein diffuses Gefühl, dass sich Betriebsabläufe optimieren lassen, aber es ist unklar, wie und wo", bestätigt Unternehmensberater Antonić. Hinzu komme das Beharrungsvermögen jeder Organisation gegenüber Veränderungen jedweder Art. "Beides zusammen führt häufig dazu, dass alles so bleibt, wie es ist – bis es zum großen Knall kommt und die wirtschaftliche Schieflage unübersehbar ist", so der Experte. Viel besser für alle Beteiligten ist es aber natürlich, wenn Unternehmen ohne wirtschaftliche Not regelmäßig ihre internen Abläufe auf Überbürokratismus durchforsten und nicht wertschöpfende Betriebsabläufe abschaffen.
Externe Hilfe ist eine Option
Das allerdings ist leichter gesagt als getan: "Die Differenzierung zwischen überflüssig und wertschöpfend ist zwar theoretisch glasklar, aber in der Praxis äußerst schwierig", sagt Antonić. Denn in jeder Firma gebe es Bürokratieverfechter, die stets zahlreiche scheinbar unumstößliche Gründe vorbringen würden, warum es keine Veränderungen geben dürfe. "In dieser Hinsicht funktionieren betriebliche Organisationen nicht viel anders als der Politikbetrieb", so der Managementexperte. "Doch im Unterschied zur Politik kann die Firmenleitung Veränderungen letztendlich durchsetzen – wenn sie den Mut dazu aufbringt und die Umsetzung konsequent durchzieht."
Mitunter hilft hier der Blick von außen – etwa durch einen Businesscoach oder Unternehmensberater. Auch eine Unternehmensnachfolge bietet die Chance, neue Impulse zuzulassen und über die Jahre eingeschliffene Abläufe zu überdenken. Die Nachfolgegeneration sei "mit neuen Technologien und Arbeitsweisen groß geworden", sagt Management-Professorin Julia Hoch. Nachfolger würden oft frischen Wind in den Betrieb bringen und dazu beitragen, Althergebrachtes zu hinterfragen. Und das ist oft schon die halbe Miete auf dem Weg zum internen Bürokratieabbau.