Digitale Notizbücher und Kanban-System: Für reibungslose Abläufe und effiziente Prozesse lässt sich Rudolf Zwinz einiges einfallen. Wie der Stuttgarter Schreiner das Thema Intralogistik löst und weiterdenkt.
Schreinermeister Rudolf Zwinz liebt es, idealerweise alles anders zu machen als andere. Er führt eine Schreinerei mit Planungsbüro. Der Betrieb mit seinen 14 Mitarbeitern vergibt zum Beispiel 80 Prozent seiner Wertschöpfung extern an eine langjährige Partnerschreinerei, einen Verarbeiter für Massivholz und einen Partner aus der holzverarbeitenden Industrie, der auch Unikate und Kleinstserien fertigt. Hinzu kommt eine Schlosserei in der Nachbarschaft.
Rudolf Zwinz: "Wir legen unseren Fokus auf Planung und Gestaltung." Rund 200 Aufträge mit einem Auftragsvolumen von im Schnitt knapp 30.000 Euro realisiert der 60-Jährige mit seinem Team pro Jahr. Dessen Manufaktur liegt in der Stuttgarter City im Bohnenviertel, wo viele Künstler leben. Gefragt sind Küchen, Ess- und Schreibtische, Garderoben, Schlafzimmer, Bäder, Weinkeller und Büros. Der zweifache Vater: "Unsere Kunden sind Menschen wie wir, die bewusst leben und das spezifisch Wertige suchen." Entsprechend wichtig seien gutes Zuhören und Wahrnehmen, um individuell beraten zu können.
Ideen sammeln im digitalen Notizbuch
Deshalb fängt der Handwerker beim "Interessenmanagement" an, wenn er über Intralogistik und Prozesse spricht. In einem "digitalen Notizbuch" sammeln die Planer Ideen, zu denen sie Preise recherchieren für erforderliches Material und Zubehör, um in der Beratung Preise nennen und Alternativen durchspielen zu können. Hinterlegt ist damit auch, was es bei wem zu welchen Konditionen überhaupt gibt.
"Unsere Herausforderung ist, günstig einzukaufen, obwohl wir meist nur kleine Stückzahlen abnehmen bei relativ hohen Versandkosten", sagt Zwinz. Die Folge: Er hat die Zahl seiner Lieferanten von über 100 auf unter 50 reduziert, "weil sich die meisten Hersteller und Großhändler von uns ja nichts sagen lassen." So bekommt jede auftragsbezogene Bestellung eine eindeutige Kennziffer, die sich bis zum Etikett auf dem einzelnen Beschlag oder dem beigelegten Lieferschein durchzieht.
Viel ausprobiert, um schnell und agil zu sein
Das erfordert hohe Zuverlässigkeit in der Arbeitsvorbereitung, die mit der Freigabe der Bestellung beginnt, und dem Abgleich, wenn die Lieferung binnen sechs Wochen kommt. Produziert wird in der Werkstatt just-in-time, weil es im Bohnenviertel an Lagerfläche fehlt, oder es wird direkt auf die Baustelle beim Kunden geliefert, wo umgehend die Montage beginnt. Das erfordert ein präzises Timing. Bestellt wird übrigens telefonisch, per Mail oder – vor allem bei Beschlägen und Design-Elementen – im Webshop. "Ich habe da schon sehr viel ausprobiert, um schnell und agil zu sein", sagt der Chef, "schließlich müssen ja alle Bestellwege für den einzelnen Auftrag wieder zusammenführen." Da gehe es um Effizienz, Eindeutigkeit und Transparenz, damit alle Beteiligten den Prozess leicht nachvollziehen können. Das habe auch viel mit Mitarbeiterzufriedenheit zu tun, damit der Einzelne selbstbestimmt arbeiten kann.
Ein Meilenstein sei hierfür 2020 die Einführung eines Kanban-Systems gewesen, das auf einer vier Quadratmeter großen Tafel jeden Mitarbeiter farblich abbildet und jeden Auftrag mit einem Ticket hinterlegt. So können Zuständigkeiten und die Status einzelner Aufträge visuell erfasst werden. Zwinz: "Zweimal die Woche stehen wir mit dem gesamten Team maximal zehn Minuten vor der Tafel und gehen sämtliche laufenden Aufträge durch." Ihn entspanne das massiv, weil er so immer wisse, was in seiner Firma läuft. Denn da er sich vor allem um Vertrieb und Strategie kümmert, ist er nur bedingt in laufende Aufträge involviert, kann sich aber via Handy auf jedes Auftragsticket aufschalten und dessen Status einsehen.
"Das System hat unseren Workflow um 300 Prozent verbessert, weil wir nun sofort sehen, wo etwas hängenbleibt oder vergessen wurde", sagt der Stuttgarter, der idealerweise pro Ausbildungsjahr einen Lehrling hat. Auch die erfassten über das Kanban-System schneller Zusammenhänge, was deren Lernfortschritt beschleunige und deren Produktivität erhöhe. Umgekehrt brächten die vielen jungen Leute, die meist nach ein, zwei Gesellenjahren weiterziehen, viel "frisches Denken" in seinen Betrieb, was sich vor allem auf die Digitalisierung der Prozesse und ein modernes Marketing, Stichwort Social Media, positiv auswirke.
Durch Digitalisierung Zeit und Geld in der Akquise sparen
Denn auf Dauer will der Chef, auch wenn er eine Manufaktur betreibt, den manuellen Anteil in Dokumentation und Bestellwesen reduzieren oder ganz durch eine digitale Prozesskette ersetzen. Das erleichtere neuen Mitarbeitern die Einarbeitung und Lieferanten die Kooperation. Das könne Kosten im Einkauf sparen. Am meisten Potenzial sieht Zwinz darin, durch Digitalisierung Zeit und Geld in der Akquise zu sparen. Der Vordenker: "Es kostet einfach noch zu viel Zeit, Informationen, Produkte und deren Kosten zu recherchieren, um Angebote seriös kalkulieren zu können." Seiner Meinung nach müsse dieser Aufwand um die Hälfte reduzierbar sein. An der Lösung tüftelt er noch. Ein Ansatz: Das Wissen und Können aller Mitarbeiter aus deren Köpfen abrufbar machen.
In über drei Dekaden als Unternehmer hat Zwinz viel Wandel durchlebt und mit seinen Ideen und Visionen seine Firma "zweimal fast gegen die Wand gefahren" – zuletzt 2001, als er mit 30 Mitarbeitern kurz vor der Insolvenz stand, den Betrieb kannibalisieren musste und im Bohnenviertel "Zuflucht fand". "Dabei lernt man am schnellsten", reflektiert er und berät heute vereinzelt Branchenkollegen zu diesen Themen. "Wenn wir uns nicht stetig verändern, kommt die Veränderung trotzdem." Aktuell plant er daher ein zweites Standbein für den "sich wandelnden" Markt Innenausbau. Als "Raumkurator" bietet er Privatkunden "hoch individualisierte Raumplanung für nachhaltige Lebensräume".