Ab dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch abrufen. Was Sie dazu wissen müssen – und warum Betriebe nicht allzu lange mit den Vorbereitungen warten sollten.
Auf diese Umstellung sollten sich alle Arbeitgeber vorbereiten, die bei gesetzlichen Krankenkassen versicherte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beschäftigen. Bis Ende des Jahres gilt: Zugänge sichern, Prozesse prüfen, Beschäftigte informieren.
Ärzte und Ärztinnen übermitteln bereits seit Anfang 2022 die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital an die Krankenkassen. Die Papierbescheinigung für die Krankenkassen ist entfallen, ihrem Arbeitgeber mussten die Beschäftigten allerdings weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform zukommen lassen.
Dies hat ab dem 1. Januar 2023 ein Ende. Mit Beginn des neuen Jahres sollen Arbeitgeber die für sie erforderlichen Daten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen.
Diese elektronische Arbeitsunfähigkeitsbeschenigung (eAU) muss vom Arbeitgeber aktiv bei der jeweiligen Krankenkasse des Arbeitnehmers eingeholt werden. Eine Bescheinigung in Papierform wird den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nur noch für ihr persönliches Archiv ausgehändigt.
Von der Bring- zur Holschuld
Mit der Neuregelung ändert sich die Natur des Schuldverhältnisses. Aus der Bringschuld der Arbeitnehmenden wird eine Holschuld des Arbeitgebers. Die Pflicht der Erkrankten, sich bei ihrem Arbeitgeber krankzumelden und ihm das Datum ihres Arztbesuches zu nennen, bleibt allerdings weiterhin bestehen. Das Datum des Arztbesuchs ist hierbei für das Abrufen der eAU beim Arbeitgeber erforderlich.
Die Neuerung sollte in Hinblick auf Zugänge, Prozesse und Kommunikation nicht unterschätzt werden – es gibt allerhand zu tun. Für Arbeitgeber ist es daher ratsam, sich möglichst bald auf die künftige Umstellung vorzubereiten.
Zu den Vorbereitungen zählt insbesondere, dass Arbeitgeber sich mit dem Datenaustausch eAU ausstatten. Die AU-Daten dürfen nur über verschlüsselte Datenübertragungen aus systemgeprüften Programmen angefordert werden. Die Entgeltabrechnungsprogramme sollten daher rechtzeitig mit einer entsprechenden Schnittstelle ausgestattet werden. Genauere Informationen sind auf der Website des GKV-Spitzenverbands aufgeführt.
Mitarbeiter sollten ebenfalls informiert werden
Nicht nur für die Personalabteilung ist die Umstellung zur eAU relevant. Um Fehler bei der Krankschreibung zu vermeiden, sollten auch die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen über die Neuregelung informiert werden. Missverständnisse, wie dass Beschäftigte in der irrigen Annahme nicht krankmelden, weil dies elektronisch geschehe, können so in jedem Fall umgangen werden.
Achtung: Privatversicherungen
Das neue Verfahren ist nur für Mitglieder einer gesetzlichen Krankenversicherung anwendbar. Privat versicherte Arbeitnehmer müssen ihre Krankmeldung weiterhin in Papierform einreichen. Es müssen also Verfahren für zwei verschiedene Abläufe einer Krankmeldung eingerichtet werden.
Volker Görzel ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht in Köln. Der Autor ist Mitglied des VDAA Verband deutscher Arbeitsrechtsanwälte e. V.