Seit 2021 profitieren Selbstständige und Arbeitnehmer von steuerlichen Vorteilen, wenn sie sich aus beruflichen Gründen Computerhardware oder Software kaufen. Dabei handelt es sich nicht um einen Sofortabzug. Das hat Auswirkung auf die Aufzeichnungspflichten.
Ein Schreiben vom 26. Februar 2021 des Bundesfinanzministeriums (BMF) ließ offen, wie Unternehmer steuerlich mit Computerhardware und Software umgehen sollen. Diese Fragen wurden nun in einem aktuellen Schreiben beantwortet.
Nutzungsdauer für Computerhardware und Software
Beim Kauf von Computerhardware und Software können sich Unternehmer und Arbeitnehmer für die einjährige Nutzungsdauer entscheiden. Das bedeutet im Klartext: Unabhängig von der Höhe der Ausgaben dürfen diese in kompletter Höhe im gleichen Jahr als Betriebsausgaben beziehungsweise Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.
Das Bundesfinanzministerium stellte in einem aktuellen Schreiben zu dieser einjährigen Abschreibungsdauer Folgendes klar (BMF, Schreiben v. 22. Februar 2022, Az. IV C 3 – S 2190/21/10002:025):
- Bei dieser Steuervergünstigung für Computer-Hardware und Software handelt es sich um keine besondere Form der Abschreibung.
- Es handelt sich vor allem nicht um eine Sonderform des Sofortabzugs für geringwertige Wirtschaftsgüter.
Aufzeichnungspflichten bei einjähriger Nutzungsdauer
Die Aussage im BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022, dass es sich bei der einjährigen Nutzungsdauer nicht um einen Sofortabzug handelt, hat Auswirkung auf die Aufzeichnungspflichten. Denn geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einem Nettokaufpreis von 800 Euro, bei denen die Ausgaben im Kaufjahr auch in voller Höhe abgezogen werden dürfen, müssen nicht gesondert aufgezeichnet werden.
Kauft ein Unternehmer jedoch eine Computerhardware oder Software und entscheidet sich für die neue einjährige Nutzungsdauer, muss die Hard- und Software in ein Bestandsverzeichnis für das Anlagevermögen aufgenommen werden (siehe dazu Richtlinie 5.4 der Einkommensteuerrichtlinien).
Diese Erleichterungen greifen
Trotz der einjährigen Nutzungsdauer gilt der Grundsatz, dass die Abschreibung erst ab dem Monat des Kaufs beginnt.
Beispiel: Eine selbständige Handwerkerin erwirbt einen PC und Software für 5.000 Euro. Der Kauf findet am 1. März 2022 statt. Folge: Entscheidet sie sich für die einjährige Nutzungsdauer, dürften eigentlich nicht die vollen 5.000 Euro im Jahr 2022 abgeschrieben werden, sondern nur 4.167 Euro (5.000 Euro: 12 Monate x zehn Monate). Die restlichen 833 Euro dürfen erst im Jahr 2023 den Gewinn mindern.
Praxis-Tipp: Die Betonung liegt hier auf dem Wort "dürfte". Denn es wird nicht beanstandet, wenn diese Regel bei Computerhardware und Software nicht beachtet wird. Das bedeutet im Klartext: Es dürfen die kompletten 5.000 Euro vom Gewinn 2022 abgezogen werden.
Einjährige Nutzungsdauer kein Muss
Bei der einjährigen Nutzungsdauer für Computerhardware und Software handelt es sich nicht um eine Muss-Vorschrift. Ist die Abschreibung von Computerhardware und Software verteilt auf mehrere Jahre steuerlich günstiger, kann die Form der mehrjährigen Abschreibung gewählt werden. Bei Computerhardware ist von einer dreijährigen Nutzungsdauer auszugehen. Bei Software beträgt die Nutzungsdauer in der Regel zwischen drei und fünf Jahren.
Was versteht man unter Computerhardware und Software?
Wer Computerhardware und Software für seinen Betrieb oder für berufliche Zwecke kauft, profitiert von der einjährigen Nutzungsdauer, wenn die Hardware oder die Software in dem BMF-Schreiben in der Rubrik "Begriffsbestimmung" aufgeführt ist.
Besonderheit bei Kauf von Computerhardware und Software vor 2021
Wurde Computerhardware und Software vor Einführung der neuen einjährigen Nutzungsdauer gekauft, gilt eine Besonderheit. Die Restbuchwerte zum 31. Dezember 2020, also die Beträge, die im Rahmen der Abschreibung bis zum 31. Dezember 2020 steuerlich noch nicht geltend gemacht wurden, dürfen im Jahr 2021 in voller Höhe als Betriebsausgaben beziehungsweise Werbungskosten abgezogen werden.