Sei es für wenige Wochen, sei es für längere Zeit: Fällt der Chef aus, müssen die Mitarbeiter wissen was zu tun ist - sonst steht der Betrieb still. Betriebsinhaber sollten ihre Angestellten auf einen solchen Fall gut vorbereiten. Die wichtigsten Tipps.
Ein kleiner Unfall kann ausreichen und der Chef fällt für längere Zeit aus – oder sogar für immer. Ist die Vertretung nicht ausreichend geregelt, steht der Betrieb still.
"Gerade habe ich einen Fall, da ist der Betriebsinhaber unerwartet verstorben. Die Werkzeuge und Aufträge lagen im Auto des Chefs und keiner der Mitarbeiter ist an die Unterlagen gekommen. Niemand im Betrieb wusste, wie es weitergeht", erzählt Franz Falk, Betriebsberater bei der Handwerkskammer Stuttgart.
Auch in kleinen Unternehmen ist es daher wichtig zu klären: Wer macht was, wenn der Chef ausfällt – und wer darf bestimmte Dinge erledigen?
Vollmachten ausstellen
Damit der Betrieb weiter reibungslos läuft muss der Chef jemanden bestimmen, der im Fall des Falles handeln darf. Derjenige braucht Vollmachten, um Verträge zu unterzeichnen und auf das Firmenkonto zuzugreifen, um Lieferanten zu bezahlen. Er muss wissen, wo wichtige Unterlagen aufbewahrt werden, wie PINs, TANs, Schlüssel und Versicherungsunterlagen zu finden sind. Der Vertreter des Chefs sollte außerdem die Betriebsabläufe genau kennen.
Der Betriebsinhaber kann für diese Aufgabe einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, denen er es zutraut die Ge schicke des Betriebs zu leiten. In größeren Firmen könnten auch die Abteilungsleiter für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich verantwortlich sein. Mit diesen Mitarbeitern sollte der Chef gemeinsam eine Checkliste ausarbeiten: Was ist zu tun? Wann? Und von wem?
Vertreter immer informieren
Dass im Unternehmen eine gewisse Transparenz gelebt wird, sei Voraussetzung dafür, dass die Angestellten den Notfallplan in die Tat umsetzen können, sagt der Betriebsberater. Zumindest der Handlungsbevollmächtigte sollte über alle wichtigen Vorgänge Be scheid wissen: Welche Termine stehen an? Welche Aufträge müssen schnell fertig werden? Wo gibt es Probleme? "Der verantwortliche Mitarbeiter muss wissen: Wo muss man eingreifen?", erläutert Falk.
Dafür müsse der Chef die verantwortlichen Personen regelmäßig informieren, beispielsweise bei einem wöchentlichen Jour Fix. Sinnvoll sei es zudem, ein Ablagesystem einzurichten, in dem alle wichtigen Dokumente gesammelt werden. "Gerade in kleinen Betrieben werden viele Dinge oft nur mündlich abgesprochen. Doch das rächt sich, wenn der Chef ausfällt", warnt der Betriebsberater.
Wichtige Dinge schriftlich festhalten
Im Idealfall sollten alle wichtigen Gespräche protokolliert werden und die gesamte Beleg schaft den Notfallplan kennen. Am besten sei es daher, ent scheidende Dinge schriftlich festzuhalten – dazu zählen auch Vereinbarungen mit Kunden. Die Checkliste für die Angestellten sollte ebenfalls schriftlich vorliegen. "Sonst entstehen bei den Mitarbeiten leicht Unsicherheiten", erläutert Falk.
Notfallplan im Urlaub austesten
Auch den Ge schäftspartnern sollte der Chef seinen Vertreter vorstellen und sie darauf hinweisen, dass auch er handlungsbevollmächtig ist. Austesten könne man den Notfallplan schon einmal, wenn der Chef länger Urlaub macht, so der Betriebsberater. "Das wäre eine gute Möglichkeit für einen Probelauf." sch
Die wichtigsten Tipps im Überblick
1. Checklisten erstellen: Was ist zu tun? Wann? Von Wem?
2. Vollmachten ausstellen ,
3. Organisation: Wichtige Informationen schriftlich festhalten, Ablagesystem entwickeln,
4. Unterlagen für Vertreter zugänglich aufbewahren,
5. Transparenz: Verantwortliche Personen regelmäßig über Vorgänge im Betrieb informieren,
6. Vertreter bei wichtigen Kunden vorstellen.