Einsatzplanung übers Internet und über mobile IT-Geräte
Digitale Schaltzentrale
Stundenzettel, Ersatzteillisten und die Magnettafel zur Einsatzplanung sind in vielen Handwerksbetrieben noch täglich im Einsatz. Oft müssen Formulare direkt vor Ort ausgefüllt werden und schnell verfügbar sein, damit Kunden und Mitarbeiter gemeinsam die notwendigen Planungen treffen können. Um anschließend Zeit zu sparen, kommen dann bei der eigentlichen Büroarbeit in den meisten Betrieben die so genannten ERP-Softwarelösungen (Enterprise Resource Planning) zum Einsatz, so dass die Einsatz-, Material- und Auftragsplanung per PC erledigt werden kann. Leider müssen Sie die Daten, die Sie beim Kunden oder Mitarbeitergespräch notiert haben, danach in das System einfügen und abtippen. Um genau diese Lücke zu füllen, bieten verschiedene Hersteller Geräte an, um die Daten vor Ort digital zu erfassen.
Handys statt Stundenzettel, Tablet-PCs - tragbare Computer mit berührungsempfindlichen Bildschirmen - ersetzen Papierservicescheine und digitale Kugelschreiber erfassen handschriftliche Dokumente gleichzeitig digital - so könnte in Zukunft der Handwerkeralltag aussehen. Auf der Baustelle per Mobiltelefon erfasste Stunden und Aufträge sind so in wenigen Sekunden auf dem Bildschirm des Disponenten im Betrieb zu sehen. Per Tablet-PCs erstellte Servicescheine sind schnell im Unternehmen verfügbar und die Mehrarbeit durch zeitraubende Auswertungen der sonst nötigen Papierformulare entfällt.
Die mobilen Geräte nutzen zur Datenübertragung die nahezu an jedem Ort verfügbaren Mobilfunknetze. Als notwendiges EDV-System im Unternehmen - also die digitale Schaltzentrale - ist dabei eine internetbasierte Lösung sinnvoll, mit der jederzeit ortsunabhängig gearbeitet werden kann. Damit können alle eingehenden Daten schnell erfasst und bei Bedarf den anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Eine dieser Lösungen bietet das Bremer Softwarehaus Neusta mit der Einsatzsteuerung project2web an.
Im Alltag gestaltet sich das Arbeiten dann wie folgt: Der Disponent sieht am Rechner anstehende und noch offene Aufträge ein und kann sie einzelnen Mitarbeitern zuordnen. So werden, wie bei Magnettafeln gewohnt, verfügbaren und fachlich geeigneten Kollegen die jeweiligen Aufträge zugewiesen. Per Suchfunktion können anhand der hinterlegten Mitarbeiterfähigkeiten passende Teams zusammengestellt werden. Alle nötigen Daten zum Auftrag und dem Ort werden nach der Zuteilung in Echtzeit an das Mobiltelefon des Mitarbeiters gesendet. Wählt er am Handy per Tastenklick einen Auftrag aus, löst dies den Stempelvorgang aus. Ist die Arbeit erledigt, wird wieder der Auftrag angeklickt und erneut findet eine Zeitbuchung statt. Kommen dabei Tablet-PCs zum Einsatz, werden zusätzlich Kundendaten und Details zu den instand zusetzenden Geräten übertragen. Aber auch die Verbrauchsmaterialien oder erledigte Tätigkeiten werden per Tablet-PC erfasst. Falls der Umgang mit Handy oder Tablet-PC vor Ort nicht möglich ist und Sie den technischen Aufwand der Einführung dieser Technik umgehen möchten, kann hier auch ein digitaler Kugelschreiber zum Einsatz kommen. Damit ändert sich - außer dem eigentlichen Schreibgerät - kaum etwas und die Daten werden trotzdem digital erfasst.dhz