Lieber hartnäckig als insolvent! Wie sich mit effizientem Forderungsmanagement Zahlungsausfälle wirksam vermeiden lassen
Michael Bretz
Geld zu verschenken?
Fast jeder fünfte Handwerksbetrieb musste im letzten Jahr Forderungsverluste von mehr als einem Prozent zum Umsatz verkraften. Das zeigt eine Analyse der Wirtschaftslage im deutschen Handwerk. Die Folgen können fatal sein. Verliert ein Unternehmen mit einer Umsatzrendite von fünf Prozent eine Forderung von 5.000 Euro, muss es 100.000 Euro mehr Umsatz erwirtschaften, nur um diesen Verlust auszugleichen. Durch die verminderte Liquidität droht ein schlechteres Bankrating verbunden mit einer eingeschränkten Kreditfähigkeit und im schlimmsten Fall die eigene Insolvenz.
Forderungsverluste sind oft die Folge von Zahlungsunfähigkeit und Insolvenz des Kunden. Im Frühjahr 2010 waren dem Auskunfts- und Inkassoanbieter Creditreform zufolge 40,9 Prozent der Handwerker von Forderungsverlusten infolge einer Kundeninsolvenz betroffen. Betriebsinhaber sollten daher immer Wert darauf legen, dass das Geld für geleistete Arbeit und vorfinanzierte Materialien pünktlich gezahlt wird. Doch das ist nicht immer der Fall: Rund 15 Prozent aller Betriebe haben laut Creditreform einen Monat nach Rechnungsstellung immer noch kein Geld auf dem Konto. Knapp ein Prozent muss sogar drei Monate auf den Zahlungseingang warten - hier ist der Zahlungsausfall programmiert.
Selbst solide Betriebe sind vor einer Pleite nicht gefeit, wenn sie die Grundregeln im Geschäftspartnermanagement nicht beachten. Das basiert auf einer konsequenten Kombination aus Bonitätsprüfung, Buchhaltung inklusive Mahnwesen und Inkasso.
Schon in der Phase der Geschäftsanbahnung kann ein Handwerker die Zahlungsfähigkeit von potenziellen Kunden überprüfen. Das dafür erforderliche berechtigte Interesse des Betriebes liegt durch den möglichen Geschäftsabschluss vor. Ein effizientes Forderungsmanagement bietet einen guten Schutz vor Insolvenzen. Wichtige Stellschrauben dafür sind die Überwachung der Zahlungseingänge, die Prüfung der Kundenbonität, der Einsatz von Kreditlimiten, ein gut funktionierendes Mahnwesen sowie die Zusammenarbeit mit Dienstleistern wie Creditreform.
Frühzeitig mahnen
Die bereits erwähnte Analyse der Wirtschaftslage im Handwerk gibt dem Auskunfts- und Inkassoanbieter zufolge Hinweise darauf, wie das Forderungsmanagement in den Betrieben tatsächlich gehandhabt wird. Bei der Beurteilung der Kundenbonität vertrauen demnach inzwischen fast 80 Prozent der deutschen Handwerker auf Bonitätsbewertungen einer Auskunftei. Mehr als zwei Drittel bewerten bei Bestandskunden auch das bisherige Zahlungsverhalten des Kunden. Bei der vertraglichen Absicherung einer Warenlieferung dominiert weiterhin der Eigentumsvorbehalt. Jeder dritte Handwerker nutzt dieses Instrument, durch das der Käufer erst bei vollständiger Kaufpreiszahlung Eigentümer wird. Jeder zweite Handwerksbetrieb verzichtet bislang auf das Kontrollinstrument Kreditlimit. Die Unternehmen, die Kreditlimite setzen, überwachen die Einhaltung in relativ großen zeitlichen Abständen. Nur jeder zweite Handwerker kontrolliert monatlich, knapp 18 Prozent überwachen vierteljährlich und 16 Prozent erst bei Überschreitung des Zahlungsziels - also wenn es schon zu spät ist.
Das wirksamste Instrument, Forderungen einzutreiben, ist die frühzeitige Mahnung. Allerdings verschickt nur jeder fünfte Handwerker die erste Mahnung sofort nach dem Ende der Zahlungsfrist. Fast zwei Drittel der Betriebe lassen sich dafür ein bis zwei Wochen Zeit. 17 Prozent mahnen erst, wenn das Zahlungsziel bereits einen Monat oder noch länger überschritten ist. Bleibt auch die letzte Mahnung erfolglos, beauftragt jeder zweite Handwerksbetrieb ein Inkassounternehmen.
Seit Ausbruch der Wirtschaftskrise ist jeder zweite Handwerker bei der Vergabe von Lieferantenkrediten vorsichtiger geworden, so Creditreform. Das zeigt sich etwa durch die Verkürzung von Zahlungsfristen oder die Verringerung von Kreditlimiten. Jeder zweite Betrieb stellt im Zuge einer verschärften Lieferantenkredit-Überwachung vermehrte Anfragen bei Auskunfteien. Mehr als 40 Prozent liefern ausschließlich an bekannte und zuverlässige Geschäftspartner.