Ein "Tag der offenen Tür" zeigt dem Kunden, mit wem er es zu tun hat. Von Aaron Buck
Herzlich willkommen
Im Zeitalter des modernen, hippen Marketingmixes gilt ein Tag der offenen Tür häufig als verstaubt und von gestern. Dabei sind Klassiker bekanntermaßen immer modern und letztlich zählt die Außenwirkung und die ist bei einem professionell ausgerichteten Tag der offenen Tür immens. Beispielhaft für ein gelungenes Event verlief der 21. September 2008 in der Schreinerei Filser in allgäuerischen Obergünzburg.
"Wir wollten zeigen, was in uns steckt", sagt Karin Filser. Ihr Ehemann, Schreinermeister Richard Filser, hatte sich vor sechs Jahren mit einer eigenen Schreinerei in Obergünzburg im Allgäu selbstständig gemacht. Schon damals stand fest, dass die kleine Werkstatt möglichst bald einen repräsentativen Anbau inklusive Showroom erhalten sollte, der dann gehörig gefeiert werden würde. Im September dieses Jahres folgten knapp 2.000 Gäste der Einladung zum Tag der offenen Tür.
"Wir wurden förmlich überrollt", erzählt Richard Filser, "von Jung bis Alt war alles vertreten." Auf der benachbarten Wiese, die Filsers an jenem Tag als als Parkplatz nutzen durften, standen zwischenzeitlich über 100 Autos. Dabei zählt jedoch nicht, wieviele Besucher kommen, sondern was der gastgebenden Betrieb zu bieten hat. "Jeder hat sich wohl gefühlt und für alle war etwas dabei", sagt Karin Filser und schwärmt insbesondere über die von Menschentrauben umsäumten Auftritte des gebuchten Zauberer der ihr als Highlight in Erinnerung blieb.
"Auch die Mitarbeiter waren mit vollem Engagement dabei", erinnert sich der 41-jährige Schreinermeisr. Wichtig war, dass Filsers die drei Gesellen und den Lehrling gleich zu Beginn der Vorbereitungsphase in die Planung eingebunden und sich auch später immer wieder zusammengesetzt haben. Am Tag X trug das ganze Team eigens angefertigte Polohemden, versehen mit dem Firmenlogo und Namensschildern. "Unsere Mitarbeiter standen für Fragen aller Art zur Verfügung", erzählt Richard Filser. Ihm ging es nicht zuletzt auch darum, den Gästen die Maschinen zu zeigen, die hinter den in den neuen Räumlichkeiten präsentierten Stücken stecken. Kurz zuvor hatte Filser seine Werkstatt noch mit einer neuen Breitbandschleifmaschine und einer größeren Kreissäge aufgerüstet – das i-Tüpfelchen der viermonatigen Planung.
"Eine meiner Stärken ist Organisation", sagt Karin Filser; die 39-jährige ist durch ihren Mann zwar "in den Betrieb reingeschlittert" ist, arbeitet aber weiter in ihrem Beruf als Krankenschwester. In Anlehnung an ihre To-do-Liste kümmerte sie sich frühzeitig um die wichtigen Details wie Anzeigen in der Lokalpresse, persönliche Einladungskarten, Gastgeschenke, Aktionen, Bewirtung, Internetauftritt bis hin zur weiträumigen Wegbeschilderung. Dabei griffen Filsers auf kompetente Helfer wie etwa eine Grafikdesignerin zurück. An forderster Front konnte sich das Unternehmerehepaar auf den größten örtlichen Verein, die freiwillige Feuerwehr, verlassen, bei der Richard Filser selber aktiv ist. Die kümmerte sich um das Buffet und die Parklogistik. Dahinter verbergen sich die Erfolgsgeheimnisse gelungener Events: Der Kunde wird zum Gast, dem der Betrieb in bester Erinnerung bleiben soll. Diese macht sich insbesondere an kulinarischen und unterhaltenden Momenten fest. Somit sollte das Amüsement der Besucher an erster Stelle stehen.
"Uns war wichtig, dass wir uns präsentieren", sagt Richard Filser, "wir wollten neugierig machen", ergänzt seine Frau, aber vor allem, fährt sie fort, "wollten wir, dass die Leute bei uns einen schönen Tag haben". Und das, so Richard Filser, "ohne Druck, Kunden finden zu müssen, oder zu verkaufen". Was im Übrigen bei Veranstaltungen außerhalb der Ladenöffnungszeiten gar nicht zulässig ist. In Anlehnung an die von der Handwerkskammer vermittelte Rechtsberatung legten Filsern Karten aus, auf denen die Gäste ihre Kontaktdaten hinterlassen und ankreuzen konnten, für welche Leistungen sie sich interessieren.
Nach vier Monaten akkurater und mühevoller Vorbereitung stand für Filsers fest: "Am Tag des Events so viel wie möglich abgeben!", empfiehlt Richard Filser, "wir wollten allein Ansprechpartner für die Gäste sein". Alles sei auf diesen Tag zugeschnitten gewesen, die Planung musste vorher abgeschlossen und wichtige Gespräche sollten im Vorfeld geführt werden. "Da muss einiges bedacht werden, viele Punkte, die lange im Voraus geplant werden müssen; so ein Tag macht schon viel Arbeit", sagt Karin Filser, die man aber nicht scheuen dürfe. "Denn wenn ich mich immer verstecke, darf ich mich nicht beklagen, wenn ich irgendwann feststelle, hoppla ich hab keine Arbeit“, ergänzt Richard Filser.
Genauso wenig dürfen die Kosten den Mut zu solchen Aktionen nehmen. Ein Tag der offenen Tür schlägt schnell mit 5.000 bis 10.000 Euro zu Buche. Das aber stehe in keinem Verhältnis zu dem, was zurückkommt, ist sich Karin Filser sicher und verweist auf die viele positive Ressonanz, die dem Betrieb in den letzten Wochen zuteil wurde. Die erhebliche Außenwirkung liege vor allem daran, "dass die Leute den Chef persönlich kennen lernen möchten“, erläutert Richard Filser, "das ist das Wichtigste; die persönliche Begegnung ist auch das, was im Hinterkopf bleibt.“ Dieses Mal hätten sie sich dazu entschieden, die Maschinen nicht anzuwerfen, sie nicht zu präsentieren, sondern sich auf das Gespräch mit den Gästen zu konzentrieren, sagt Richard Filser. Aber er könne sich durchaus vorstellen, so ein Event zu wiederholen, "irgendwie anders, wir haben noch so viele Ideen“. Das Team der Schreinerei Filser hat "Mut auf mehr bekommen", ist sich das Ehepaar einig.