Erfolgsrezept Controlling/EDV-Hilfsmittel
Häufig denken Unternehmer erst dann über die Ursachen einer betrieblichen Schieflage nach, wenn Gläubiger bereits Mahnbescheide schicken, das Konto gepfändet wird oder die Löhne nicht mehr bezahlt werden können. Kontrolle analysiert dann Vergangenes.
Controlling hingegen definierte Walter Schanz als Betriebsberater der Handwerkskammer Reutlingen als „Kontrolle im Voraus“. In kleinen Betrieben ist der Chef der Controller. Seine betriebswirtschaftliche Navigationsmethode ist zum einen das Rechnungswesen, zum anderen aber auch Wertvorstellungen und Ideale wie die Erhaltung der Kundenzufriedenheit, der Umgang miteinander im Betrieb oder die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Weicht der Geschäftsverlauf von den gesetzten Zielen ab, schlägt der Controller Alternativen, Wege oder Maßnahmen zur Veränderung der Situation vor. Controlling ist Chefsache. Viele Handwerksunternehmer wenden Controllingmethoden an, ohne dass ihnen das bewusst ist. Entscheidend ist der zusammenhang zwischen Zielsetzung und Controlling.
Wer nicht weiß, wohin er will, darf sich nicht wundern, wenn er ganz woanders ankommt. Kontrolle kommt nicht ohne Zielsetzung aus, aber es gibt auch keine Zielsetzung ohne Kontrolle. Außerdem gilt: Keine Zielabweichung ohne Folgerung. Werden vereinbarte Ziele nicht erreicht, müssen die Abweichungen gemeinsam analysiert werden.
Inhalte eines Controllingsystems:
- Strategisches Controlling: langfristige Unternehmensplanung; langfristige Markt- und Wettbewerbsbeobachtung; Abgleich Unternehmenskonzept mit Unternehmensrealität; langfristige Unternehmenszielsetzung.
- Operatives Controlling: Festlegung kurzfristiger Maßnahmen, die sich aus dem strategischen Controlling und der Analyse vergangener Zeiträume ableiten.
Auftragscontrolling: Systematische Erfassung des Auftragseingangs.
Sortimentscontrolling: Mit dem Hilfsmittel „ABC-Analyse“ werden Rangordnungen für Produkte aufgestellt.
Ressourcencontrolling: Ermittelt Unterauslastungen oder Mehrbelastungen bei Mitarbeitern und Maschinen.
Risikocontrolling: Erfassung und Bewertung der zu erwartenden Belastungen z.B. aus Gewährleistung, Rechtsstreitigkeiten oder Vertragsstrafen.
Funktionales Controlling: Erfassung und Bewertung der Produktivität und Qualität verschiedener Unternehmensfunktionen anhand geeigneter Kennzahlen.
Maßnahmencontrolling: Systematische Erfassung und Verfolgung aller vereinbarten Maßnahmen.
Finanzcontrolling: Bilanz, Gewinn und Verlust, Finanzierung, Liquiditätsplanung und -steuerung, um Liquidität und Kapitalbasis festzustellen. Soll-Ist-Vergleiche zeigen, ob die Ziele realisiert wurden.
Zur Unterstützung des Unternehmers bei Zielsetzung, Planung und Kontrolle stehen heute viele auch für kleine Unternehmen geeignete EDV-Programme bereit. Neben spezieller Software gibt es einige auf Tabellenkalkulationen aufgebaute Lösungen für Kalkulation und Controlling. Diese Lösungen sind speziell für kleine und mittlere Betriebe aus Handwerk und Dienstleistung geeignet. Das bieten einige der angebotenen Lösungen für Kalkulation und Controlling:
- Kalkulation: einfacher und leicht nachvollziehbarer Aufbau und Ablauf der Kalkulation.
Verbesserung der Kalkulation handwerklicher Leistungen.
Mehr Transparenz durch Berücksichtigung der im Betrieb arbeitenden teuren Geräte und Maschinen.
Weg vom Rechnen mit Vergangenheitswerten, dafür Berücksichtigung von Plankosten in der Kalkulation.
Weg von pauschalen Stundensätzen, dafür konsequente Berücksichtigung der Produktivität und der Leistung von Mitarbeitern und Maschinen in der Kalkulation.
- Controlling:
Berechnung der Plan-Werte und vergleich mit den bisher erreichten Ist-Werten.
Berücksichtigung der Soll-Werte bei der Berechnung sowie der monatlichen Ist-Werte für Kosten, Umsatz, Materialeinsatz und Produktivität (Mitarbeiter und Maschinen).
Ergebnis ist eine Gegenüberstellung der geplanten Soll-Werte mit den bisher erreichten Ist-Werten aus Einnahmen, Kosten und Produktivität und eine laufende Hochrechnung des Jahresergebnisses.
Zusätzliche Auswertungen wie z.B. Plan-Gewinn- und Verlustrechnung, die das bisher Erreichte in einer Gewinn- und Verlustrechnung zusammenfasst.
Gegenüberstellung der geplanten Lohnstundensätze und des geplanten Materialzuschlages mit den nach den bisherigen Ergebnissen notwendigen Stundensätzen und Materialzuschlägen.
Nach Eingabe der monatlichen Ist-Werte kann die Liquiditätssituation des Betriebs geprüft und mit der neuen Auswertung „Liquiditätsplanung“ angepasst werden.
Laufende Übersicht über den aktuellen Stand des Betriebs ermöglicht jederzeitiges und schnelles Reagieren mit unternehmerischen Maßnahmen.