Dokumentenmanagementsysteme So haben Sie das Büro digital im Griff

Verträge, Rechnungen, Lieferscheine – die Verwaltung im Büro benötigt Zeit, die viele Handwerker lieber mit Werkzeug und Kunden verbringen würden. Digitale Dokumentenmanagementsysteme können Erleichterung bringen.

Romy Farber

Die Digitalisierung bestimmt inzwischen auch in Handwerksbetrieben zunehmend die internen Büroabläufe und findet sogar unterwegs auf der Baustelle oder im Außendienst statt. Denn neben einer eigenen Homepage, die Betrieb und Handwerk vorstellt, oder der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten via E-Mail bieten IT-Lösungen sowie Smartphones und Tablets die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu vereinfachen.

Ob Schreiner, Installateur oder Maler – als ersten Schritt entscheiden sich immer mehr Handwerker für ein softwaregebundenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), in dem kunden-, lieferanten- und auftragsbezogene Unterlagen systematisch und zentral abgelegt werden. Der bisherige Aufwand, Dokumente in verschiedenen Aktenordnern manuell abheften zu müssen, wird so um ein Vielfaches reduziert: Über eine webbasierte Benutzeroberfläche werden alle relevanten Dokumente elektronisch abgelegt, bearbeitet und archiviert.

Eine einfache und sichere Lösung

Für einen besonders zeit- und kostensparenden Übergang hin zum digitalen Dokumentenmanagement ist häufig entscheidend, ob die Software ohne großen Aufwand in die betriebseigenen Strukturen und Abläufe integriert werden kann. Denn dann bedarf es keiner langwierigen Schulung der Mitarbeiter und das Alltagsgeschäft kann auch während der Implementierung nahezu ungehindert weitergehen. Im Rahmen einer Testphase kann das neue DMS vorab bereits mit ersten Informationen gefüllt werden, um zu prüfen: Passt das System in den Betrieb?

Wenn ja, muss sich das Handwerksunternehmen entscheiden, ob es alternativ zum eigenen Netzwerk eine cloudbasierte Lösung etabliert und somit die eigenen Daten auf externe Server eines Rechenzentrums auslagert. Wegen der größeren Datensicherheit ist es empfehlenswert, dass der Anbieter der DMS-Lösung mit einem deutschen Cloud-Provider zusammenarbeitet. Die Einhaltung hiesiger Sicherheitsauflagen und der gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz kann dann leichter nachvollzogen werden. Zertifizierungen gemäß ISO 27001 und ISO 9001 bestätigen, dass ein mehrstufiges Sicherheitssystem sowohl den virtuellen als auch den physischen Schutz gewährleistet und ein verantwortungsvoller Umgang mit den Daten gegeben ist.

Doch auch im Betrieb selbst muss für optimale Datensicherheit gesorgt und vor allem vertrauliche Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Krankmeldungen und andere personenbezogene Dokumente vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.

Sinnvoll: Innerhalb des Administrationsbereichs des DMS können einzelnen Benutzergruppen bzw. Mitarbeitern spezielle Rechte zugewiesen werden. Diese reichen vom einfachen Einsehen der Dokumente bis hin zur Bearbeitung und Löschung. Die Verantwortlichen in der Werkstatt oder Produktion können so einzelne Kundenanfragen und den Status einer Materialbestellung auch außerhalb der Bürozeiten einsehen. Sensible Daten sind hingegen ausschließlich für autorisierte Benutzer der Geschäftsführung mittels individueller Zugangsdaten erreichbar.

Dokumente digitalisieren und kategorisieren

Der Übergang zu einem automatisierten Dokumentenmanagement bedeutet vor allem, in einem ersten Schritt vorhandene Papierdokumente zu scannen und im System abzulegen. Für einen möglichst geringen Arbeitsaufwand ist es sinnvoll, zunächst die wichtigsten Unterlagen wie Verträge etc. zu digitalisieren. Wichtig: Gleich zu Beginn sollten die Dokumente kategorisiert werden.

Um aber auch unterschiedliche Dokumentenformate ganzheitlich zu erfassen, muss ein DMS kompatibel mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen sein sowie E-Mail-Korrespondenzen und PDFs problemlos verwalten können. Dadurch werden Medienbrüche, die sich bisher noch durch die zeitgleiche Nutzung von Papier- und Digitaldokumenten ergaben, vermieden. Hochgeladen werden die entsprechenden Unterlagen per Upload-Funktion, per Drag-and-drop oder über den Office-Befehl „Speichern unter“. Sowohl bei der Dokumentenspeicherung auf dem eigenen Server als auch bei der Cloud-Lösung sind einmal im DMS abgelegte Dateien auch mit mobilen Endgeräten abrufbar.

Ein weiterer Vorteil: Bei Bedarf können die einzelnen Dokumente in festgelegten Haupt- und Unterordnern gespeichert werden. Dadurch ergibt sich eine einheitliche und übersichtliche Strukturierung der Dokumentenablage und alle Schriftstücke eines Auftrags sind gebündelt. Alternativ zur bestehenden Ordnerstruktur des Unternehmens, verfügen DMS-Softwares über vordefinierte und veränderbare Hauptordner, die als Basis genutzt werden können.

Dateien suchen, finden und bearbeiten

Doch auch ohne die hierarchische Strukturierung der Ablage, ist eine merkliche Zeitersparnis beim Suchen und Finden benötigter Unterlagen möglich. Hilfreich ist dabei eine intuitive Stichwort- und Volltextsuchfunktion, ähnlich einer Onlinesuchmaschine. So kann nach bestimmten Dateien, z. B. Rechnungen oder Lieferscheinen, spezifischen Ordnern aber auch nach allen auftragsgebundenen Dokumenten gesucht werden.

Besonders effizient verläuft die Suche dank zusätzlicher Filterfunktionen, Autokorrektur bei Tippfehlern und der automatischen Angabe von Suchvorschlägen. Zudem können Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortiert werden. Vormals langwierige Recherchevorgänge können so auf ein Minimum reduziert werden und es bedarf keiner großen Einweisung, sodass auch neue Kollegen schnell mit dem System umgehen können.

Ein DMS ist so strukturiert, dass mehrere Bearbeiter – unabhängig von Arbeitsplatz und Zeitpunkt – auf die gespeicherten Unterlagen zugreifen können. So sind Versionierungen der abgelegten Dateien möglich, ohne dass Redundanzen in der Ablage oder Wartezeiten bei der Einsicht und Bearbeitung entstehen. Das Protokollieren von Dokumenten- und Dateiänderungen sowie die gesamten Arbeitsabläufe werden deutlich transparenter.

Zusätzlich hilft die Software, das Arbeiten von unterwegs und im Team zu erleichtern: Handwerker können flexibel auf alle relevanten Daten in ihrer neusten Version zugreifen und Kunden Informationen via Smartphone oder Tablet präsentieren. Bei Beschwerden oder Reklamationen können die entsprechenden Stellen vor Ort fotografiert und innerhalb des DMS direkt an den Verantwortlichen im Betrieb mit Bitte um Prüfung weitergeleitet werden. Sinnvoll ist hier auch die optionale Datierung zur Wiedervorlage oder der Hinweis auf einzuhaltende Fristen. Ist das To-do erfüllt, wird der Aufgabensteller per E-Mail darüber informiert und kann den Auftrag weiterbearbeiten. Das Ergebnis sind automatisierte und effektivere Arbeitsabläufe mit mehr Transparenz.