Gehaltsextras Essensgutscheine: Steuervergünstigungen für Arbeitnehmer

Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter stets motivieren. Neben mehr Freizeit freuen sich Arbeitnehmer vor allem über steuergünstige Gehaltsextras. Ein solches Gehaltsextra ist der Zuschuss zu einer Mahlzeit. Das funktioniert übrigens nicht nur, wenn der Arbeitgeber eine eigene Kantine hat. Steuervergünstigungen winken auch für Essengutscheine, die in Restaurants, Fremdkantinen oder in Supermärkten eingesetzt werden dürfen. Hier die wichtigsten Steuerinfos rund um Essensgutscheine.

Bernhard Köstler

Essensgutschein: Besteuerung mit Sachbezugswert

Entscheidet sich ein Arbeitgeber dafür, seinen Mitarbeitern einen Zuschuss zum Mittagessen zu gewähren, sollte das Ziel sein, dass dieser Zuschuss lediglich mit dem Sachbezugswert für ein Mittagessen zu versteuert wird. Das wären im Jahr 2019 nur 3,30 Euro. Damit das klappt, müssen jedoch folgende Grundsätze eingehalten werden:

• Der Wert des Essensgutscheins bzw. des Zuschusses für ein Mittagessen darf den Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen. Das bedeutet im Klartext: Der Gutschein bzw. Zuschuss darf also nicht mehr als 6,40 Euro betragen ( Sachbezugswert 3,30 Euro + 3,10 Euro).
• Der Wert des Gutscheins bzw. des Zuschusses darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
• Mit dem Essensgutschein bzw. dem Zuschuss muss tatsächlich eine Mahlzeit erworben werden. Handelt es sich um keine fertigen Mahlzeiten, sondern um einzelne Lebensmittel, müssen diese zum unmittelbaren Verzehr geeignet sein.

Beispiel 1: Ein Arbeitgeber gewährt einem Mitarbeiter einen Essengutschein im Wert von 5 Euro. Der Mitarbeiter zahlt für ein Mittagessen 9 Euro, er zahlt also 4 Euro aus eigener Tasche. Folge: Der Vorteil für den Arbeitnehmer im Rahmen dieses Essensgutscheins beträgt zwar 5 Euro, trotzdem muss nur der Sachbezugswert in Höhe von 3,30 Euro versteuert werden.

Beispiel 2: Ein Arbeitgeber gewährt einem Arbeitnehmer einen Zuschuss zum Mittagessen. Er zahlt 7,50 Euro. Der Arbeitnehmer kauft ein Mittagessen für 9 Euro und zahlt 1,50 Euro aus eigener Tasche. Folge: Da der Zuschuss den Höchstbetrag von 6,40 Euro übersteigt, greift die Besteuerung mit dem Sachbezugswert nicht. Es ist ein geldwerter Vorteil in Höhe des Preises des Mittagessens von 9 Euro, abzüglich der Zuzahlung von 1,50 Euro, also in Höhe von 7,50 Euro.

Essensgutschein: Steuerliche Behandlung von Zuzahlungen durch den Arbeitnehmer

Sobald ein Arbeitnehmer Zahlungen aus eigener Tasche neben dem Essensgutschein bzw. dem Zuschuss für eine Mahlzeit leisten muss, mindert das den zu versteuernden geldwerten Vorteil.  

Beispiel: Ein Arbeitgeber gewährt einem Arbeitnehmer einen Zuschuss zum Mittagessen in Höhe von 5 Euro. Das Mittagessen kostet 8,50 Euro. Der Arbeitnehmer muss also 3,50 Euro selbst zuzahlen. Folge: Wertansatz der Mahlzeit ( Sachbezugswert) 3,30 Euro abzgl. Zuzahlung des Arbeitnehmers 3,50 Euro = kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.

Aufzeichnungen zu den Tagen, an denen ein Gutschein bzw. Zuschuss gewährt wird

Ein Essensgutschein bzw. ein Zuschuss darf nur an Tagen gewährt werden, an denen der Arbeitnehmer tatsächlich arbeitet. Das muss entweder akribisch aufgezeichnet und die Aufzeichnungen beim Lohnkonto des Arbeitnehmers aufbewahrt werden. Oder Sie gewähren maximal 15 Essensgutscheine bzw. Zuschüsse pro Monat. In diesem Fall verzichtet das Finanzamt auf Nachweise (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchstabe a Satz 4 LStR).

Essensgutscheine auch für Teilzeitkräfte und Telearbeiter

Essengutscheine und Zuschüsse dürfen auch Arbeitnehmern gewährt werden, die entweder ganz oder Teilweise zu Hause arbeiten (Telearbeiter) oder die als Teilzeitkraft nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten (selbst wenn an solchen Tagen keine Ruhepause vorgesehen ist (BMF, Schreiben v. 18.1.2019, Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-01).

Rechtssicherheit durch Beantragung einer Ausrufungsauskunft

Ist die Gewährung von Essensgutscheinen bzw. von Zuschüssen für einen Arbeitgeber Neuland und er möchte sicherstellen, dass er lohnsteuerlich wirklich alles richtig macht, kann er beim Finanzamt die Erteilung einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG beantragen. Das bringt Rechtssicherheit. Dieser Service des Finanzamts ist übrigens gratis.